РОЗДІЛ ІІ. ЕТАПИ І МЕТА ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ
ДІЛОВОЇ НАРАДИ
Участь асистента референта у підготовці і проведенні
Нарад
Нарада - один із найвідповідальніших і трудомістких елементів у роботі керівника.
Основна мета асистента референта при підготовці і проведенні нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог його учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.
Для досягнення цієї мети асистент референта на ТОВ «Ферпласт – Україна» виконує такі операції:
- складає згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомляє їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об’яви, запрошення та ін.);
- здійснює контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;
- реєструє тих, хто прибув на нараду, і керує цією роботою; доповідає керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;
- підібрає для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назва і адреса організацій та ін.);
- підготовує ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);
|
|
|
- веде протокол наради;
- виконує під час наради оперативні вказівки керівника;
- оформляє протокол або стенограму, розмножує їх, розсилає матеріали наради;
- встановлює контроль за виконанням прийнятих рішень і інформує про
це керівника.
Технологія організації та проведення ділової наради
Для досягнення цілей наради необхідно досконально підготувати й чітко організувати їх проведення з урахуванням сукупності обов’язкових елементів (рис.2.1).
Рис.2.1. Організація проведення ділових нарад
У роботі, пов’язаній з організацією нарад, можна виділити три етапи:
1) підготовка наради;
2) проведення наради;
3) підведення підсумків наради.
Етап: Підготовка наради
Підготовка учасників наради — останній етап підготовчої роботи в процедурі організації ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників із порядком денним, необхідними матеріалами. Кожний повинен знати заздалегідь тематику й завдання наради.
Підготовка наради включає:
- планування наради;
- підготовку доповіді і проекту рішення;
- підготовку документів і приміщення.
Планування наради на ТОВ «Ферпласт – Україна»
|
|
|
Заплановані наради на ТОВ «Ферпласт – Україна».проводять звичайно згідно із графіком, який складають на місяць (квартал).
Графік погоджують із загальним розпорядком дня підприємства. Він складається з таких пунктів:
1. Хто проводить нараду (генеральний директор, заступник директора, головний бухгалтер та ін.).
2. Час проведення (день тижня і години дня), наприклад: другий і четвертий вівторок о 16 год. ЗО хв.
3. Місце проведення.
4. Склад присутніх.
У разі потреби графік доповнюють порядком денним.
Правильно підготовлена і розумно проведена нарада є ефективною формою використання колективного розуму учасників нарад. Для ефективного проведення наради керівнику необхідно:
- заздалегідь повідомляти його учасникам порядок денний;
- запрошувати на нараду тільки тих, хто зв'язаний з обговорюваною проблемою;
- стежити за дотриманням регламенту наради: 5—7 хвилин кожному на виступ, а тривалість наради не повинна перевищувати однієї години;
- говорити чітко і коротко самому і вимагати того ж від виступаючих.
Мета наради формулюється чітко та однозначно. Правильне формулювання мети і завдань наради сприятиме її організованому проведенню, надасть змоги зосередити увагу колективу на найважливіших моментах, відокремити другорядні питання, правильно визначити склад учасників, підвищити ефективність і цілеспрямованість рішень, організувати контроль за їх виконанням.
|
|
|
Порядок денний наради містить оптимальну кількість питань (звичайно він складається з одного-двох пунктів), їх формулювання має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради.
Розробляючи порядок денний, додержується логічно і психологічно виправдана послідовність розгляду питань.
Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою.
Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів. Може бути рекомендований і інший підхід. Якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обговорювати ті, які стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися.
Нерідко порядок денний включає «Різне». Оскільки термін не несе конкретної інформації, рекомендується доповнювати цей пункт коротким переліком питань, що підлягають обговоренню, наприклад: «Про відрядження Василенка B.C.», «Про збори членів колективу ТОВ «Ферпласт – Україна» та ін.
|
|
|
Склад учасників наради встановлюють згідно з її метою і порядком денним. Він визначається ступенем ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньою компетентністю, бажанням і здатністю брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції, передбачуваною участю в реалізації рішень наради та іншими факторами.
Кількість учасників наради має бути мінімальною, бажано не більше ніж 20 чол.
Дату і час проведення наради встановлюють згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної - 30-35 хв.
У графіку, об’яві або повідомленні про проведення наради зазначають години її початку і закінчення. Це необхідно не тільки з погляду порядку, поваги до учасників, а й для того, щоб кожен з них міг планувати свій робочий час. Визначаючи можливу тривалість наради, можна орієнтуватися на такі, досить умовні розрахунки: доповідь - 15-20 хв., відповіді доповідача на запитання - 5-7, виступи - 2-5, викладення проекту рішення - 3-5, обговорення і прийняття рішення - 8-10 хв. Отже, тривалість обговорення одного питання не повинна перевищувати 45-50 хв. Слід враховувати, що через 20 - 30 хв. дебатів з одного питання люди втрачають до нього зацікавленість.
Спосіб оповіщення учасників залежить від умов роботи і розташування організації, кола учасників, технічних засобів. При цьому використовують графік, який доводять до відома усіх учасників, об’яви, запрошення, повідомлення по телефону або радіомережі та ін. Не рекомендується використовувати фразу «Присутність обов’язкова». Запрошення слід розсилати якомога раніше. Його текст має бути чітким і не викликати запитань у адресата.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 368; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!