Поняття, сутність і типи ділових нарад



Міністерство освіти і науки України

Управління освіти і науки Житомирської облдержадміністрації

ДПТНЗ «Житомирський професійний технологічний ліцей»

 

 

Творча робота

на тему:

«РОБОТА АСИСТЕНТА РЕФЕРЕНТА В ПІДГОТОВЦІ ТА ПРОВЕДЕННІ НАРАД»

 

Виконавець:

учениця групи №38

Малярчук Віта Вікторівна

Професія:

4115 Секретар керівника;

(організації, підприємства, установи);

4112 Оператор комп’ютерного набору;

4115 Асистент референта

Викладач – консультант:

Діденко Тетяна Анатоліївна

Майстер в/н:

Діденко Тетяна Анатоліївна

 

Житомир-2011

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. НАРАДИ…………………………………………………………….....

1.1. Поняття, сутність і типи ділових нарад………………………………….

РОЗДІЛ ІІ. ЕТАПИ І МЕТА ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ

ДІЛОВОЇ НАРАДИ

2.1. Участь асистента референта у підготовці і проведенні нарад …………

2.2. Технологія організації та проведення ділових нарад…………………..

2.3. Особливості проведення нарад різних видів…………………………….

2.4. Використання комп'ютера для підготовки та проведення нарад………

БЕЗПЕКА ПРАЦІ НА СУЧАСНОМУ РОБОЧОМУ МІСЦІ СЕКРЕТАРЯ …….

ВИСНОВКИ………………………………………………………………………

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ЛІТЕРАТУРНИХ ДЖЕРЕЛ……………………


ВСТУП

Актуальність теми. Сьогодні жодна організація не може обійтись без проведення ділових заходів. Адже кожний такий захід є ефективним інструментом для досягнення певної мети і вирішення поставлених завдань.

Отже, і в діяльності асистента-референта передбачається не тільки організація роботи з документами, а й ряд заходів, які забезпечують відповідний рівень організації виробничого, адміністративного і діловиробничого процесу. Це, як правило, організація та проведення виробничих нарад, зборів, засідань, ділових переговорів, презентацій всередині самої організації, а також участь певних підприємств в ряді заходів колегіального характеру поза межами установи типу конференцій, семінарів, симпозіумів, прес-конференцій та ін.

Деякі заходи вимагають документального забезпечення, що передбачає клопітку та досить об'ємну роботу з підготовки пакета документів, які повинні відображати підготовку, хід та результати роботи певного заходу.

ТОВ «Ферпласт – Україна», де я проходила виробничу та переддипломну практику, всесвітньовідоме підприємство, яке займається випуском товарів для домашніх тварин. Моніторинг ринку праці, та визнання місця в галузі та серед споріднених підприємств та конкурентів потребує більш розповсюдженої інформації про підприємство через проведення семінарів, нарад, презентацій, ділових зустрічей.

Окрім ділових бесід і комерційних переговорів в підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які є способом відкритого колективного обговорення тих або інших питань. Форми такого обговорення дуже різноманітні. Це з'їзди, конференції, симпозіуми, збори, засідання, семінари, наради. Рішення, що приймаються на цих заходах, звичайно ефективніше тих, що приймаються вузьким колом управлінців. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити загальне рішення на основі обліку самих різних думок.

Мета роботи:дослідити особливості організації та проведення нарад

в ТОВ «Ферпласт – Україна».

Завданнями роботи є:

- розглянути поняття, сутність та види ділових нарад

- проаналізувати процес підготовки наради: формування повістки дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;

- висвітлити технологію проведення ділової наради в  ТОВ «Ферпласт – Україна».

- створити презентацію.

Об'єктданої творчої роботи— наради ТОВ «Ферпласт – Україна».

Структура творчої роботи:роботаскладається з двох розділів, 5 підрозділів. До роботи входять: вступ, вимоги до безпеки праці на ПК та список використаних літературних джерел.


 

РОЗДІЛ І. НАРАДИ

Поняття, сутність і типи ділових нарад

Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, ухвалюються управлінські рішення.

Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найскладніших питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:

- збір і переробка інформації;

- координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;

- ухвалення рішення.

Окрім свого прямого призначення, кожна раціонально організована нарада вирішує і важливу учбово-виховну задачу. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до рішення загальних задач, Досягати компромісів, придбавають культуру спілкування і т.п.

Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівнику надається можливість показати свій талант менеджера.

Таким чином, управлінські дії керівника доповнюються колективними засіданнями (нарадами), на яких розв'язуються повсякденні ділові питання і проблеми.

Різновидами наради є:

- симпозіум - розширена нарада із спеціального наукового питання;

- конференція - розширена нарада, наприклад, в середовищі вчених, політичних діячів;

- конгрес, з'їзд - нарада широкого складу, як правило, регіонального, загальноросійського або міжнародного масштабу.

В рамках конкретного підприємства залежно від основної задачі виділяють наступні види нарад:

- оперативна;

- інструктивна;

- проблемна.

В основу класифікації нарад можуть бути встановлений і інші критерії, наприклад, періодичність: планові, позапланові.

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь-яких питань.

На нарадах керівник роз’яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з’являється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь.

Наради і засідання - найбільш поширені методи керівництва, способи підготовки і прийняття управлінських рішень, вивчення і формування думки колективу, оцінки здібностей підлеглих. Уміле проведення наради, щира зацікавленість присутніх в її рішеннях дають змогу залучити до активної дискусії навіть інертних людей, що рідко виступають.

Оволодіння знаннями і навичками, необхідними для організації і проведення нарад, а також ефективної участі в них - один з найважливіших елементів підготовки асистента референта та керівника, удосконалення організації їх роботи.

Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є. спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Нарада - одна з найдієвіших форм залучення членів трудового колективу до розв’язання встановлених перед ним завдань, управління організацією. Вона дає змогу керівнику впливати через її учасників на весь колектив підприємства.

Слід відзначити, що у практиці управлінської діяльності переважають наради.

Наради мають як позитивні, так і негативні сторони.

До позитивних сторін ділової наради належать:

- можливість оперативно та у короткий термін одержати потрібну інформацію, ознайомитися з різними точками зору на проблему і шляхи її вирішення;

- прийняття колегіальних рішень.

При цьому нарада є ефективною та економічно доцільною, якщо вона виступає засобом одержання, перевірки та обліку, а не видання інформації.

До негативних сторін ділової наради належать:

- їх висока вартість;

- невизначеність колективної відповідальності.

Класифікація ділових нарад:

1.За цілями:

- навчальні (мета наради - передати учасникам певні знання, і тим самим підвищити їх кваліфікацію);

- роз’яснювальні (керівник намагається переконати учасників наради у необхідності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

- проблемні (мета наради - розробка шляхів і методів рішення проблем);

- координаційні (мета наради - координація роботи підрозділів);

- інформаційні (мета наради - здійснення збору, обміну і узагальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради).

2.За способом проведення:

З огляду на мету такого колективного заходу, як нарада, їх розрізняють:

- навчальна (інструктивна) - форма наради, яка має чітке призначення - ознайомлення працівників з окремою ділянкою роботи, новими положеннями та законами уряду і відомчих інстанцій та ін.;

-  інформаційна - на ній учасників знайомлять з певними даними, які вводяться в справочинний процес або стосуються окремих ділянок роботи. При цьому може бути заздалегідь підготовлений у письмовому вигляді ряд документів (витягів з них), які є носіями інформації з певного питання (питань);

- диспетчерська {"п'ятихвилинка") - найбільш стихійний вид наради, яка має на меті охопити всі три стадії процесу управління: збір інформації, її переробку і прийняття рішень. Вона має завершуватися повідомленням конкретних розпоряджень. Подекуди така форма наради супроводжується попередньою підготовкою рапортів в усній чи письмовій формі (доповідних записок), що значно економить робочий час та зусилля;

- - дискусійна - це найдемократичніший за структурою вид нарад. На такому засіданні кожен може вільно висловити свою думку, навіть якщо така думка розходиться з думкою більшості і думкою керівника.  Така нарада - творчий процес, в результаті якого почасти, народжуються цікаві пропозиції, які можуть, після глибокого аналізу та остаточного формулювання, стати справді цінним надбанням підприємства;

- - диктаторська - особливий вид наради, організація та проведення якої є ініціативою керівництва з певного питання чи з певної ділянки роботи, призначена для вузького кола працівників (наприклад: відділ фінансів, маркетингу, кадрів та ін.);

- - автократична - вид наради, яка наперед передбачає чіткий хід її проведення і готується всіма учасниками заздалегідь. Діє за принципом: „Запит керівника - відповідь підлеглого (учасника)";

- - сегрегативна (відокремлена) - заздалегідь повідомляється особа та тема її виступу. Це - найконкретніша форма наради, яка має чітко встановлені межі регламенту та коло питань, які повідомляються і можуть бути представлені для обговорення.

3.За ступенем підготовленості:

- заплановані;

- позапланові.

До запланованих нарад належать:

- наради, які регулярно проводять керівники,

- щотижневі наради, наприклад, з якості, та ін. їх проводять звичайно з встановленою періодичністю, у той самий час, з відносно стабільним складом учасників, часто з практично постійним порядком денним, наприклад, підведення підсумків тижня (місяця), визначення завдання на наступний тиждень, розподіл робіт і ресурсів (робочої сили, часу), узгодження взаємодії та ін.;

- наради з найважливіших проблем діяльності організації, що потребують, як правило, спеціальної підготовки, присутності представників інших установ тощо;

Позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій (наприклад, при надходженні нормативного документа, що змінює порядок роботи та ін.)

4.За періодичністю:

- разові;

- регулярні;

- періодичні.

5. За кількістю учасників:

- наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік);

- розширені наради (до 20 чоловік);

- представницькі наради (понад 20 чоловік).

6. За складом учасників:

- наради з постійним складом учасників;

- наради з непостійним складом учасників;

- наради зі змішаним складом учасників;

- наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

При цьому слід пам'ятати, що:

- наради не слід скликати з одного й того ж питання кілька разів, бо якщо питання не було вирішене за першим разом, значить, нарада не була результативна і слід шукати інші методи та варіанти його вирішення;

- -нараду не слід перетворювати на універсальний засіб розв'язання всіх питань (проблем).

Основне завдання колективних масових заходів - залучення працівників до вирішення господарських, виробничих, організаційних питань та проблем організації. Якраз нарада і вирішує це завдання.

Перевагою ділової наради, у порівнянні з іншими заходами та методами управління, є те, що тут, як правило, присутні якщо не всі, то переважна більшість майбутніх виконавців тих рішень, які можуть бути прийняті.

На ділових нарадах легше вирішуються саме ті питання, які стосуються всього колективу, - його успіхів або невдач. До того ж ідея, яка виникає в процесі багаторазового колективного обговорення, може набути більш конкретного і детального вигляду.

Окрім того, ділова нарада - досить ефективний метод управління, саме тому не слід вдаватися на нарадах до розгляду дрібних і другорядних питань, які можуть бути вирішені в робочому порядку на рівні міжособистісних стосунків керівників та підлеглих.

Майже всі види нарад, окрім диспетчерської, варто спланувати наперед, провести відповідну документаційну та організаційну підготовку.


Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 387; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ