Використання комп'ютера для підготовки та



Проведення нарад

Хорошим помічником секретаря, асистента референта при плануванні та проведенні нарад можеслужити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. найбільш популярною є інформаційна система Microsoft Outlook Express.

Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу асистента референта і його керівника:

Microsoft Outlook Express допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами,переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки і організувати виконання завдань, відстежувати свою діяльність і співробітників. Основна панель Microsoft Outlook Express містить наступні розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін..

Підготовка документів для проведення наради

Перед розсилкою учасникам матеріалів, які обговорюватимуться на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.

Так, 10–15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому потрібно використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.

Головне, щоб вибрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (хай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів.

Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими докладами. Тому потрібно дотримуватись рекомендацій по складанню тексту докладу. Він повинен бути:

- коротким, наскільки дозволяє зміст і мета;

- зрозумілим;

- логічним;

- структурованим.

Крім докладів, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективіше одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка та комплект офісних програм, що входять до складу

Пакет прогам MS OFFICE дозволяє включати в доклад безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.

За допомогою програм Microsoft Publisher або Microsoft Word можна створювати запрошення на нараду. Також за допомогою Microsoft Word під час наради створюють протокол наради. Щоб зробити нараду більш цікавою, можна за допомогою програми Microsoft Power Point створити цікаву інформаційну презентацію.

Програму Microsoft Excel застосовується асистентом референта для створення таблиць, проведення в них обчисленнь, створення діаграм та графіків, звітів.


БЕЗПЕКА ПРАЦІ ПРИ РОБОТІ НА СУЧАСНОМУ

РОБОЧОМУ МІСЦІ СЕКРЕТАРЯ

Загальні вимоги безпеки

Працівники допускаються до самостійної роботи після проходження інструктажу на робочому місці за даною професією, стажування і набуття навиків безпечних методів праці.

Облаштування робочих місць

2.1. При виборі приміщень для розташування робочих місць з ПЕОМ необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиски на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленість у сидячих перед ними, особливо влітку і в сонячні дні.

2.2. Не допускається розташування робочих місць з ПЕОМ у підвальних і для учбових закладів і дошкільних закладів в підвальних і цокольних поверхах.

2.3. Площа на одного працюючого за ПЕОМ повинна складати не менше 6,0 кв.м, об’єм – не менше 20 куб.м.

2.4. Система освітлення повинна задовольняти наступним вимогам:

- необхідно забезпечити достатньо рівномірний розподіл яскравості на робочій поверхні монітора, а також у межах навколишнього простору;

- на робочій поверхні не повинно бути різких тіней;

- в полі зору не повинно бути підвищеної яскравості поверхонь, які викликають осліплення;

По відношенню до світлових прорізів робочі місця повинні розташовуватися на відстані не менше 2,5 м. від них; щоб природне світло падало на робочі місця збоку, переважно зліва.

2.5. При штучному освітленні рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.    Допускається застосування ламп розжарювання в світильниках місцевого освітлення.

2.6. Основним обладнанням робочого місця оператора (користувача) ПЕОМ, являється монітор, клавіатура, принтер, робочий стіл, стілець (крісло), , підставка для ніг.

2.7. .При розташуванні елементів робочого місця слід враховувати:

- робочу позу оператора (користувача) ПЕОМ;

- простір для розташування оператора (користувача);

- можливість огляду елементів робочого місця;

- можливість ведення записів, розташування документації і матеріалів, використовуваних оператором (користувачем);

- можливість огляду простору за межами робочого місця;

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

2.8.  Монітор повинен знаходитися від очей оператора (користувача) ПЕОМ на відстані 600-700 мм., який повинен мати гостроту зору на відстані 500 мм.

2.9.  Клавіатура повинна розташовуватися так, щоб на ній було зручно виконувати роботи двома руками. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні стола або спеціальній підставці на відстані 100-300 мм від краю.

2.10.  Принтер повинен бути розташований в зручному для оператора (користувача) ПЕОМ положенні так, щоб максимальна відстань до клавіш управління принтером не перевищувало довжину витягнутої руки.

2.11.  Висота робочої поверхні стола повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні вибирається рівною 725 мм.

2.12. Робоче місце повинно бути обладнано підставкою для ніг, яка повинна мати ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки – до 20 град. Поверхня підставки повинна бути рифленою, мати бортик висотою 10 мм по нижньому краю.

2.13.  Робоче місце оператора (користувача) ПЕОМ повинно бути обладнане легко пересувним пюпітром для документів, розміщеним на одному рівні з екраном на відстані не більше 200 мм.

2.14.  Розташування монітору на технологічному обладнанні повинно передбачати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом ± 30 град. від нормальної лінії погляду оператора (користувача) ПЕОМ.


Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 172;