Роль информации в технологии менеджмента
Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информациейпонимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека.
Управленческая информация — это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и вовне организации.
Информация – совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы (объекта управления), используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений.
Наличие и возможность движения информации являются необходимым, но недостаточным условием управления. Если управление – вид деятельности человека по согласованию совместной деятельности людей для получения общего результата, то для управления необходимы помимо информации все атрибуты социального существования человека – потребности, интересы, ценности, в соответствии с которыми человек трудится и стремиться получить определенный результат своего труда. Управление осуществляется тогда, когда существуют как совпадающие интересы людей, так и информация о характере этих интересов и возможностях их реализации.
Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:
по содержанию — кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;
|
|
|
по назначению — для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;
по степени конфиденциальности — для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;
по степени достоверности — достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;
по степени готовности для пользования ею — первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;
по способам распространения - устная, письменная и комбинированная
по другим признакам.
Источниками управленческой информациимогут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.
Значительную часть времени менеджеры уделяют работе с такими источниками информации, как: бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.
|
|
|
Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов. Восприятие устной информации здесь носит двусторонний характер.
Психологи указывают, что человек воспринимает не всю поступающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физиологических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров; способностей улавливать в потоке устной информации «тонкости»; умения верно определять значение невербальной информации; концентрации внимания на обсуждаемом вопросе; степени доверия участников обмена информацией друг к другу и ряда других причин.
Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведением — жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.
В процессе восприятия устной информации (и не только устной) имеет значение внешнее окружение и ситуация. Важное значение имеет место, где встречаются обменивающиеся информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи или от чьего имени осуществляется встреча по обмену информацией, присутствие других людей, шум, музыка и все, что может отвлекать внимание передающего и принимающего информацию. Восприятие информации зависит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участников обмена информацией.
|
|
|
На основе информации разрабатываются управленческие решения, проводится оценка и анализ ситуаций и проблем. Особое значение для технологий менеджмента играет своевременность поступления информации. Информация должна быть адекватна реальному положению управляемой системы в определенный отрезок или даже момент времени. В технологии менеджмента используется различная информация. Ее классификация позволяет обеспечивать технологию разными необходимыми видами информации. По функциям управления можно выделить информацию предвидения, организации, контроля, мотивации, исследования. По каждому из этих видов существуют большие массивы информации, без которых осуществление управления не может быть эффективным. По сферам управленческой деятельности выделяют экономическую, социальную, техническую, организационную информацию.
Источникам возникновения и поступления бывает информация входящая и исходящая, внешняя и внутренняя. По степени обработки можно рассмотреть такие виды информации как первичная и вторичная, простая и сложная (синтетическая). В процессе обработки информации первичная информация агрегируется в сложную и при этом может искажаться, если методика расчетов показателей несовершенна. Это важный момент технологии менеджмента. По достоверности различают информацию ложную, и достоверную, а по возможностям использования – полезную и избыточную.
По времени поступления бывает информация постоянная и дискретная. Каждый из этих видов играет свою роль в технологии менеджмента. Большое значение для технологии менеджмента имеет и форма информации. Здесь можно назвать такие ее формы как визуальная, аудиовизуальная и аудиоинформация. По этому же критерию можно выделить информацию цифровую, буквенную и кодированную. Роль информации в современных технология менеджмента двойственна. С одной стороны увеличение ее объемов, совершенствование методов обработки, учет разнообразия позволяет принимать наиболее успешные решения, принимать даже слабые сигналы изменений и предвидеть их последствия.
Но с другой стороны обостряется опасность шумов и избытка информации, растет потребность увеличения расходов на ее обработку и сохранение, обеспечение информационной безопасности. Технологию менеджмента можно представить в виде потоков информации, обработка которой требует множества различных операций и обладает определенной трудоемкостью, распределенной во времени и пространстве.
|
|
|
Свойства и характеристики информации
Проектирование технологий менеджмента, должно учитывать свойства информации и ее характеристики, отражающие эти свойства.
Главными среди этих свойств являются:
1. Свойство социальности. Человеческий фактор определяет существование информации. Наиболее полное и осмысленное восприятие информации доступно только человеку. На этом восприятии строится деятельность человека. Все предметы и явления природы имеют определенные свойства. Но в сведения, а, следовательно, в информацию, они превращаются благодаря сознанию человека, которое способно воспринять и оценить их по определенным критериям.
2. Свойство превращения в средство коммуникаций, средство общения людей, на котором построена совместная деятельность.
3. Свойство накопления информации, превращения ее в знания и множественности ее использования в технологии менеджмента. При определенных условиях хранения она не убывает, и объем ее не уменьшается. А знания способны в определенных границах давать новую информацию.
4. Свойство количественной и качественной, определенности возможности обрабатывать информацию, в том числе современными техническими средствами. Это свойство позволяет оперировать информацией в технологиях менеджмента, приближая ее к технологическим процессам производства.
5. Свойство ценности. Различная информация обладает разной ценностью, которая проявляется в сравнении с целью менеджмента, характером проблемы и сложностью ситуации.
6. Свойство превращения информации в товар, т.е. информацию можно продавать и покупать и это бывает выгоднее, чем покупать продукт. На современном рынке дорого стоит технологическая информация, не продукт, а информация о том, как его производить.
Эти свойства информации играют важную роль в понимании характеристик информационного обеспечения технологии менеджмента.
Информационное обеспечение технологий менеджмента
Информация является важнейшим ресурсом менеджмента. И как для любого другого ресурса его может быть недостаточно или в избытке, он может быть плохого качества, или использовать его бывает очень трудно. Отсюда возникает проблема информационного обеспечения технологий менеджмента.
Можно назвать ряд факторов, которые определяют эффективность информационного обеспечения технологии менеджмента.
1. Качество информации, которое проявляется в ее количественной достаточности, полноте и ценности относительно цели и проблематики менеджмента.
2. Возможная интенсивность движения информации, позволяющая своевременно получать ее для разработки управленческих решений.
3. Использование материальных носителей информации, обеспечивающих надежность ее сохранности в процессе движения и обработки.
4. Форма представления информации по ее классификационным видам, форма, облегчающая ее обработку. (Цифры, таблицы, схемы, диаграммы и пр.)
5. Цена информации, если она приобретается на информационном рынке.
6. Для информационного обеспечения технологии менеджмента может быть важным также и возраст информации, иначе говоря, ее актуальность.
7. Структура информации по видам и аспектам решаемых проблем.
Эти характеристики в своей совокупности отражают также информационный потенциал менеджмента.
Эффективность управления в значительной мере определяется и видами и средствами передачи и обработки информации. Информация может предаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. В современном менеджменте используются комбинированные варианты. Характер этой комбинации определяется многими факторами организации управления: профессионализм персонала, наличие достаточного количества технических средств, характер решаемых проблем, конкретная ситуация, ответственность и действующая система контроля, стиль управления.
Часть информации, используемой в управлении, имеет документальное оформление, которое необходимо для осуществления контроля исполнения, а также для анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
Информационные технологии менеджмента имеют большое значение для проектирования системы управления и организации ее функционирования. Они определяют величину звеньев системы управления, их организационный статус, характер звена, его взаимодействия в процессах управления.
Распределение информации и построение системы информационного обеспечения управления в значительной мере характеризует искусство управления.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 862; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!