Техническое обеспечение фандрейзинга
Техническое обеспечение включает в себя оборудование приемного офиса, в котором можно было бы осуществлять необходимые контакты (см. по этому вопросу литературу по pubbic relations), а также необходимую оргтехнику слишком многое в успехе дела зависит от оформления и внешнего вида документов и информационных материалов, оперативной связи. Поэтому в фандрейзинговой кампании (а значит, собственно, и во всей деятельности некоммерческой организации) очень важно наличие компьютера, приличного принтера, минимум двух телефонных номеров ("На вход*' и "на выход"), факса и т.д.
Особенно следует подчеркнуть роль компьютера, наличие которого без преувеличения можно назвать главНЫМ техническим условием осуществления фандрейзинга. Только на базе современного персонального компьютера можно обеспечить единое обеспечение следующих важнейших разнородных технологических условий и задач файндрейзинга:
разработку и редактирование большого количества текстов: обращений, переписки, организационных документов и т.д. Компьютер позволяет легко и быстро получать на основе базовых макетов всех этих материалов их различные модификации;
использование новейших информационных технологий и средств связи, таких как электронная почта, мультн-медиа, которое предполагает наличие хорошей компьютерной базы;
современную полиграфию; построение различных оригиналмакетов документов и материалов, с использованием различных шрифтов, таблиц, схем н другого иллюстративного Материала, также возможно только при использовании компьютеров;
|
|
|
создание и ведение информационных баз данных î реальных и потенциальных донорах, степени и эффективности их втягивания в благотворительную или спонсорскую деятельность, разумеется, можно вести и вручную (в тетрадях, блокнотах, на карточках), но и наглядность, и оперативность работы с ними возрастают на порядки с использованием компьютерной технологии;
учет и контроль хода сбора средств, архивирование необходимых сведений (особенно в едином формате и сети с бухгалтерией), анализ результативности и экономичности фандрайзинга оперативность и эффективность этих операций, с очевидностью, возрастают при использовании персонального компьютера.
2.5. Информационное обеспечение фандрейзинга
Информационное обеспечение фандрейзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вестись работа), необходимых информационных и рекламных материалов, а также задание системы учета.
сведения о ДОНОРАХ
Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по упоминавшимся основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организации, некоммерческие организации и частные лица). По каждой из четырех групп (категорий) необходимо составить перечни адресатов. А по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения:
|
|
|
полное и сокращенное название организации;
ее адрес;
телефон, если имеются — факс, E-mail;
фамилии, имена, отчества, социальный статус (должности, звания, степени и проч.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа;
их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т.д.;
сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты, товары, партнеры;
экономическое состояние фирмы;
географическая зона деятельности фирмы: — какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки;
информация о формах и объемах традиционно оказываемой поддержки.
"Глубина" информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т.п. Обычно база данных по каждой категории составляется по территориальному (географическому) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь существенным.
|
|
|
Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самь'е различные:
всевозможные справочники (телефонные справочники. издания типа "Кто есть кто" и т.п.). Они необходимы как при работе "с нуля", так и на всю последующую фандрейзинговую деятельность;
списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы меценатов, "Ротари-клубы, промышленные и банковские союзы, ассоциации и т.д.). объединяющих деловой мир помимо прочего, сами зги организации могут стать донорами и жертвователями,
информация в СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке культурной деятельности (кто и как оказывает поддержку):
круг общения учредителей организацни-фандрейзера или членов комитета поддержки, личный круг общения фандрейзеров;
информация, которой располагают конкуренты другие организации -фандрейзеры, и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (обмен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам).
|
|
|
информационные И РЕКЛАМНЫЕ МАТЕРИАЛЫ
К информационным и рекламным материалам фандрейзинга относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:
уставные документы организации (устав, положение,', ведущей фандрейзинговую кампанию:
краткое описание организации (ее предыстория, история создания, деятельность, цели, достижения), оформленная в виде буклета или релиза. Оно может дополняться кратким описанием жизненного пути и деятельности первых лиц организации (или организаторов кампании):
подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрейзере иеедеятельности:
визитные карточки фандрейзеров и добровольцев:
документы и материалы, характеризующие конкретные проекты и программы (описания, тексты предложений, сметы и т.п.). Об этих материалах будет сказано подробнее чуть позже.
Некоторые арт-организации выпускают маленькие брошюры, разъясняющие их цели, деятельность, аудиторию, достигнутые успехи и т.д. Многим спонсорам эти брошюры могут быть интересны для получения информации об арт-группе, о которой они раньше не слышали. Особое значение имеет количество и качество печатного материала, так как ни один спонсор не захочет связать свое имя с бедной рекламой. Таким образом, рекламная брошюра должна отражать статус арт-группы и качество рекламного материала. Хороший дизайн является важным элементом, часто более важным, чем цветные репродукции, которые могут создать впечатление, что Вы слишком вызывающи или расточительны. Главная цель брошюры — представить широкий 'спектр информации о Вашей организации в привлекательной, сжатой и удобной для чтения форме.
Такие брошюры будут читаться не только потенциальными спонсорами, но и членами различных фондов, местными должностными лицами, другими арт-организациями, благотворительными фондами и общественностью. По этой причине, а также по причине конкуренции текст может быстро устаревать. Нецелесообразно в брошюре давать перечень потребностей, хотя некоторые указания на Ваше желание принять коммерческую поддержку и информация о бизнесменах, которые уже оказывали Вам поддержку, могут быть полезными.
Существуют различные мнения насчет того, в каком объеме следует давать информацию, хотя большинство согласно с тем, что краткий текст, привлекательные фотографии или рисунки являются необходимыми составляющими. Речь может идти примерно о следующей информации: что из себя представляет ваша организация, ее статус; состав правления и персоналии лиц принимающих решения (административное и художественное руково'-тво); как давно вы существуете; чем занимаетесь; каковы цели и перспективы; где и когда работаете: какова ваша аудитория .социально-экономические категории, количество, сфера охвата и '.'1 ): что представляет из себя Ваша реклама и где она распро^тп.' няется; на какие средства существуете (включая любые спецсистемы корпоративного членства и т.д.); каковы Ваши успехи (оценка); что делает Вашу организацию отличной от других.
Фотографии могут давать представление о вашем месторасположении (внутри и снаружи): диапазоне предыдущих шоу (выставок); вашей аудитории; образцах ваших рекламных материалов; широко известных людях, связанных с Вашей работой; примерах успешного спонсорства.
Многие коллективы отказываются от идеи тратить деньги на брошюры, которые, по их мнению, являются делом второстепенным, однако несмотря на то, что выпуск подобных брошюр потребует определенных расходов, к этому тоже можно подключить спонсоров. Бизнесмены видят для себя ценность в помощи арторганизациям, так как это дает им возможность подать себя наиболее эффективно, и хорошо составленный документ, посланный тем, кто формирует общественное мнение авторитетные люди, истеблишмент учебных заведений, бизнесмены дает хорошую рекламу для спонсоров.
СИСТЕМА УЧЕТА
Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинговой кампании:
— перечень (картотека) доноров-вкладчиков фактически, основная"6аза данных;
постоянная переписка копии всех предложений, писем, ответов (по категориям доноров):
данные оперативного анализа копии текущих сведений о встречах, звонках и т.д. После получения средств или отказа эти сведения переходят в основную базу данных:
сведения о фандрейзинговых действиях обычно в табличной форме характеризующие ход работы с каждым потенциальным донором (даты и результаты контактов, переписки, содержание обещаний и т.п.):
— сведения о полученных средствах — номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма.
Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конкретной кампании или организации в целом.
3. ПЛАНИРОВАНИЕ ФАНДРЕЙЗИНГОВОЙ КАМПАНИИ
Планированию проведения кампании фандрейзинга должна предшествовать разработка собственно содержательной программы или проекта, под которые будут привлекаться средства. Ключ к успешному фандрейзингу достаточное время на полноценную подготовку.
Большинство компаний готовят свои спонсорские бюджеты более года.
Это значит, что компания с календарным финансовым годом (январь-декабрь) может разместить деньги в любой момент с июля по сентябрь предыдущего года. Некоторые компании имеют маленькие специальные бюджеты для траты на проекты по мере поступления. Даже в этом случае Вы должны иметь от 3 до 6 месяцев для принятия решения.
Свою программу действий организаторы фандрейзинга должны иметь на руках за 4-6 месяцев до начала фандрейзинговой кампании. Это необходимо для тщательной подготовки кампании. Речь идет о подготовке всех необходимых информационных материалов (обращений, предложений описаний проекта и т.д.), а также для оценки перспективности фандрейзинга, определения круга возможных доноров, баланса расходов и возможных поступлений. Но начинать, все-таки, следует с себя.
3.1. Самоанализ и оценка
До того, как Вы начнете собирать средства, необходимо произвести необходимый анализ и выяснить, что будет жизненно важным для будущего успеха в фандрейзинге. Надо попытаться ответить на несколько простых, но неочевидных вопросов:
1. Каковы наши цели (чего мы хотим добиться?) Может показаться, что ответ на этот вопрос очевиден и что эти цели знает каждый, имеющий к этому отношение. Но возможно, что с момента создания вашей организации многое изменилось и возникла необходимость переосмыслить, в чем же суть вашей работы. Если Вы заладите этот вопрос себе и своим коллегам, то обнаружите, что ответы могут быть различны. Эти ответы должны стать отправной точкой в дискуссии, которая, надо надеяться, приведет к консенсусу в том, что касается целей организации и их приоритетности. Характер целей, конечно, будет варьироваться в зависимости от особенностей организации. Только что сформированная после окончания вуза или училища группа танцоров или скульпторов может просто захотеть продолжить занятия искусством, экспериментировать и набираться опыта, почти не думая о представлении своей работы публике, независимо от того, кто ее представляет. Более представительная организация, например, гастролирующая театральная труппа могла бы получить сцену, где будет представлена современная драматургия. Другой театральный коллектив может интересоваться исключительно образовательной деятельностью с детьми, основывая свой репертуар на школьной программе. 2. Стоит ли Вам иметь статус некоммерческой организации? Статус некоммерческой (благотворительной) организации, как уже говорилось, имеет несколько значительных финансовых преимуществ. Благодаря ему организация может получить налоговые льготы (скидки с государственных и местных налогов). Более вероятно, что именно такая организация получит деньги от держателей грантов и доноров из сферы бизнеса, чем организация, не имеющая подобного статуса.
Статус организации определяется при регистрации ее устава (положения). Однако, благотворительный статус может иметь и конкретная отдельная программа (Игры Доброй воли, подготовка праздника "Виват, Петербург!" и т.п.). Соответствующее решение должно быть принято местными или федеральными органами власти.
3. Чего вы уже достигли на данный момент? Этот вопрос может быть разделен на две части. Во-первых, какие художественные достижения Вы можете предъявить и, во-вторых, какого успеха вы добились в коммерции. Например: показатели, касающиеся публики (включая процент посещаемости);
— количество представлений (выставок),
— гранты различных фондов и региональных органов власти: результаты предыдущих кампаний по сбору средств и привлечению спонсоров (если таковые проводились);
— освещение Вашей деятельности в средствах массовой информации и благосклонные отзывы о ней от признанных специалистов; количество проданных произведений.
Указанные или другие характеристики должны быть проверены с точки зрения правильности подсчета и сохранены как инструмент для последующих сборов средств. Разумеется, эти сведения должны постоянно обновляться.
4. Чего Вы не достигли из того, что могло бы быть достигнуто при имеющихся у Вас ресурсах? Всегда полезно знать причины своих провалов и просчетов или удач предприятия, чтобы начать решать эти проблемы. Любой человек, обдумывая возможность предоставления Вам денег, захочет быть уверенным, что Вы сделали все возможное в пределах имеющихся у Вас финансов и персонала.
5. Как Вы думаете, чего Вы смогли бы достичь при большем объеме средств, большем штате и лучших условиях работы? Ваши ответы на этот вопрос наилучшим образом воплотятся в конкретные проекты. Вряд ли у Вас будет достаточно средств, чтобы сразу достичь всего желаемого, поэтому постепенный подход к этому вопросу сделает его более осуществимым и для Вас и для Ваших будущих доноров и спонсоров. Чтобы детально ответить на этот вопрос, потребуется составить бюджет, планы доходов и расходов по крайней мере на три года, но предпочтительнее на пять лет, если Вы в состоянии планировать на такой срок. Наиболее удобным пятилетний план будет и для предпринимателей и банкиров, так как они чаще всего работают по таким планам. Составление долгосрочного плана является также хорошим дисциплинирующим фактором для тех предпринимателей, которые привыкли думать о своей организации как о чем-то особенном. Возможно для небольшой, спонтанно возникшей группы покажется невозможным составить что-то сколько-нибудь вразумительное: полученные цифры могут показаться смехотворно малыми, у нее может не быть долгосрочного соглашения с крупными спонсорами, которые, возможно, будут определять ее гранты ежегодно, и перспективы выживания на ближайшие 3-5 лет могут выглядеть сомнительными. Но если Вы не попробуете составить финансовый план на будущее, то Ваши шансы на рост и даже на продолжение деятельности будут ничтожными. Наряду с тем, что бюджет поможет Вам. упорядочить Ваши дела, покажет другим Ваше ответственное отношение к организации и работающим в ней людям, он придаст Вам доверия в глазах субсидирующих органов, потенциальных спонсоров и доноров. Не забудьте включить в него затраты на накладные расходы, амортизацию ремонт и содержание зданий и оборудования, страхование, администрацию, инфляцию и чрезвычайный фонд на покрытие непредвиденных расходов или недополученной прибыли. Эти статьи затрат часто поначалу не учитываются, но могут существенно изменить стоимость любого проекта. При помощи финансового плана Вы можете выявить Ваши конкретные финансовые цели. Первой станет та минимальная сумма, которая потребуется для содержания Вашей организации в ее нынешнем состоянии или с меньшим количеством персонала и сокращенной деятельностью. Даже если Вас не устраивает ни одна из этих ситуаций, всегда полезно знать минимальную сумму средств, необходимую для финансирования организации на минимальном уровне в критической ситуации. Сьерх этой минимальной цели должно быть несколько других, получаемых путем прибавления стоимости каждого потенциального проекта в порядке их важности до тех пор, пока Вы не достигнете оптимальной цели, соотнося стоимость всего, чего Вы желаете достичь, с определенным периодом Вашего финансового плана.
Возможно, что для составления финансового плана Вам потребуется помощь специалиста. Если в штате вашей организации нет достаточно квалифицированного бухгалтера или экономиста, то следует рассмотреть следующие вариант;
приглашение квалифицированного специалиста в качестве консультанта по договору-подрядуили трудовому соглашению,.
оказание помощи на общественных началах со стороны сочувствующего вам специалиста. Это могут быть не только друзья или родственники. О необходимости такой помощи Вы можете объявить через СМИ. Такие услуги предлагают небольшим творческим коллективам местных службы управления сферой культуры типа
Института культурных программ, общественные организации и ассоциации, творческие союзы.
6. Насколько вы привлекательны для доноров? Государствен: .с му Эрмитажу, Мариинскому театру. Русскому музею и другим •i'-ким же известным организациям получить деньги намного проще, чем небольшим и не столь престижным организация. Однако, у любой организации есть потенциальная возможность найти поддержку со стороны тех, кто верит в ее дело. Вам необходимо осознать, как Вы выглядите в глазах других и кто являются Вашим потенциальным сторонником.
Когда Вы тщательно изучите все эти вопросы, то сможете выбрать и приступить к осуществлению той стратегии по сбору средств, которая будет наилучшим образом подходить к характеру и целям Вашей организации.
3.2. Определение круга доноров
В принципе, этот круг совпадает с рассмотренными ранее источниками финансирования учреждений культуры. Отличие "включается лишь в том, что при планировании фандрейзинга эти источники должны быть представлены в виде перечня юридических и физических лиц — адресатов запросов на поддержку. Поэтому, в самом общем виде, можно говорить о четырех основных группах доноров и жертвователей средств:
государственные и межгосударственные организации и инстанции (отечественные и зарубежные);
коммерческая сфера, включая банковскую, промышленную, торговую, сферу услуг;
некоммерческая сфера, прежде всего благотворительные фонды (отечественные, зарубежные, международные); частные лица.
Определяясь по каждой из основных групп применительно к конкретной фандрейзинговой кампании, не следует гнаться заi количеством, распыляя силы и средства. Лучше сконцентрироваться на главных, потенциально наиболее перспективных донорах. Иногда отдачи только от одного донора оказывается вполне достаточно для того, чтобы оправдать все усилия по привлечению средств. Для начала важно сориентироваться относительно возможной государственной поддержки (как федеральной, так и особенно местной). Во-первых, цели и содержание вашей деятельности могут соответствовать приоритетам такой поддержки и, таким образом, вы можете претендовать на участие в конкретной программе, имеющей бюджетное финансирование. Во-вторых, заручившись поддержкой государственных органов, вам будет легче продвигать свой проект среди других групп потенциальных доноров.
Кроме того, не стоит привлекать к участию в поддержке одного и того же проекта конкурирующие организации (например, "Кокаколу" и "Пепси-колу") ничего хорошего из этого не получится. Лучше привлекать разнородные организации и фирмы, принадлежащие к одним и тем же финансовым группам, или дополняющие друг друга. В последнем случае, их участие в поддержке одного и того же проекта может стать поводом установления контакта, развития партнерства и т.д.
Существует три основных типа компаний. Во-первых, национальные или совместные предприятия с главным офисом, который находится не в Вашей местности, но с местным представительством.
Во-вторых, национальные компании с главным офисом в Вашей местности. В третьих, компания с единственным местным представительством.
Первые стремятся развивать свою PR-деятельность. Результат маркетинга и PR-программ может включать спонсирование культуры.
Такая компания с филиалом или местным представительством может рассматривать развитие местных спонсорских проектов. Решение относительно местной спонсорской программы принимается причастным к этому менеджером с помощью советов и специалистов местных представительств. В некоторых случаях компании могут задействовать одного из ведущих менеджеров, а в другом случае решение относительно местных благотворительных пожертвований принимается местным менеджером. Однако сколько-нибудь значительная поддержка в этом случае маловероятна.
Вторые, т.е. национальные компании с местным представительством, обычно интересуются рекламными возможностями спонсорства.
Третьи, т.е. компании с единственным представительством, обычно малы и не имеют даже самостоятельного рекламного отдела.
Решения о поддержке местных деятелей искусства принимаются поэтому шефом, в зависимости от его интересов. Они делают это как вклад в благосостояние и развитие '.собственного персонала и связей с местной общественностью. Однако большинство таких компаний идут на сотрудничество ради некоторой местной рекламы.
В связи с изложенным, становится ясной необходимость исследования и отбора потенциальных доноров. Собранная информация должна отвечать на следующие вопросы:
1. Каков уровень маркетинга и PR-активности? Главное для них презентация или выпуск продукции? Содержание их бюджетных затрат на поддержку продвижения товаров'. Каков стиль их деятельности по продвижению?
2. Кто входит в их клиентуру? Потенциальные покупатели? Есть ли предубеждения?
3. Не совпадает ли их целевая аудитория с Вашей собственной аудиторией?
4. Верна ли информация о характере их деятельности? Громко ли они о себе заявляют? Выделяются ли они из местной среды? Любят ли они риск? Есть ли у них непривлекательные стороны?
5. Насколько близко они от Вас находятся? Когда .появились в Вашей местности? Не собираются ли они закрыть местное представительство?
6. Каково финансовое положение? Улучшается оно или ухудшается?
7. Есть ли у Вас личные контакты внутри фирмы? На каком
уровне? Знает ли Ваш шеф лично шефа той компании? Опыт показывает, что, в случае систематически ведущейся фандрейзинговой деятельности, списки доноров (по всем четырем основным группам) полезно разбивать на две подгруппы: 'горячий" и "холодный" списки. "Горячий" список содержит доноров, работа с которыми представляется наиболее перспективной, или которые уже оказывали поддержку данной организации-фандрейзеру. "Холодный" список содержит либо доноров, с которыми работа будет вестись впервые, либо вероятность отклика которых не велика.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 331; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!