Найменування автора (реквізити 6, 7, 8)
Реквізити, що визначають автора службового документа, розміщуються в такій послідовності, щоб чітко була окреслена підпорядкованість. Спочатку зазначається назва вищої організації або засновника (міністерство, корпорація, відомство), нижче — повна назва установи, організації чи дочірнього підприємства, ще нижче, якщо є потреба,— назва структурного підрозділу організації.
Назва організації вищого рівня (реквізит 6) може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.
Довідкові дані про організацію (реквізит 9)
Реквізит містить поштову і телеграфну адреси, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, Е-mail, адреса сайту, номер рахунка в банку, дані про ліцензії тощо.
Розміщується реквізит тільки на бланках для листів і слугує для інформації про відправника — одноосібного чи колективного створювача тексту документа.
Порядок та форма запису відомостей про поштову, телеграфну та електронну адреси організації мають відповідати поштовим «Правилам надання послуг поштового зв’язку»
Якщо організацію зареєстровано за однією адресою, а розташована вона за іншою, то у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації. В окремих випадках дозволяється зазначати на бланку дві адреси — фактичну та юридичну.
Друкують реквізит «Додаткові дані про організацію» розміром 9 пунктів шрифту нижче від реквізиту «Назва організації», або під реквізитом «Назва структурного підрозділу».
|
|
|
Назва виду документа (реквізит 10)
Визначається цей реквізит як назва сукупності документів, що виконують однорідні функції (наказ, рішення, протокол тощо). Це один із обов'язкових реквізитів, що сприяє вивченню документа.
Назва виду документа (відсутня тільки на службових листах) дає перше уявлення про нього та його призначення, оскільки визначені управлінські рішення повинні оформлюватися відповідними уніфікованими формами документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.
Друкують назву виду документа нижче від реквізиту «Назва організації».
Вищезазначені реквізити (1—10) можуть бути надруковані в межах відведеної формуляр-зразком площі одним із двох способів:
♦ центрованим (початок і кінець кожного рядка рівновіддалені від меж площі (поздовжнє розміщення реквізитів);
♦ прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від лівої межі площі формуляра (кутове розміщення реквізитів).
На бланках спільних підприємств реквізити заголовка можуть друкуватися двома мовами, наприклад — українською і англійською. При цьому, реквізити заголовка, надруковані українською мовою, розміщуються зліва.
|
|
|
Частина друга Датування та індексування документів (реквізити 11-14)
Дата документа (реквізит 11)
Дата документа — цей реквізит є обов'язковим елементом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Тому кожен, хто складає, виконує, затверджує чи підписує будь-який діловий папір, повинен привчитися проставляти дату.
Датою документа може стати день його створення і (або) підписання, погодження затвердження, прийняття, видання або реєстрації. А саме:
♦ датою листа або наказу є день їх підписання;
♦ датою звіту, плану чи інструкції — день їх затвердження;
♦ датою установчого договору — дата його затвердження;
♦ датою протоколу чи акта — час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ.
Датою документа, що приймається колегіальним органом (рішення, ухвала тощо), є дата його прийняття. Датою вступу в силу розпорядчого документа — день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін. Для службового листа основною датою є дата реєстрації в книзі вихідних документів.
|
|
|
Документи набувають чинності з моменту їх підписання (погодження, прийняття, затвердження тощо), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша дата. Документи, які підлягають державній реєстрації у Мін'юсті України, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації.
Дати підписання, затвердження ділових паперів, а також ті, що є в тексті, переважно оформлюються цифровим способом. При цьому день місяця і місяць позначаються двома парами арабських цифр. Щоб не виникло подвійного тлумачення в розшифруванні дати документа, цифрове позначення року (з 2000 до 2033 р.) повинне складатись з чотирьох цифр.
До початку нового століття елементи дати в службових документах позначались трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 17червня 1951 року можна було писати: 17.06.51.
Новим національним стандартом ДСТУ 4163 — 2003 дозволено також оформляти дату у послідовності: рік, місяць, число.
Наприклад:
26 січня 2009року можна записати: 2009.01.26.
Зазначений спосіб використовується у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки відповідає міжнародній системі датування документів (180 8601:2000 «Елементи даних і формати для обміну інформацією. Представлення дат і часу»).
|
|
|
Якщо порядковий номер місяця або числа місяця складається з однієї цифри, то перед нею необхідно проставляти нуль.
Наприклад:
9 січня 2010року слід писати: 09.01.2010.
Словесно-цифровий спосіб оформлення дати (скажімо, «21 березня 2009 р.») може вживатися у нормативно-правових актах та в документах, що містять відомості фінансового характеру.
Так посилання у тексті на правовий акт або інший документ, зазвичай, оформляється таким чином:
Лист № 201 від 17грудня 2008 року.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові позначки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, позначки про виконання документа та направлення його до справи тощо).
Проставляється дата підписання документа в його лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку.
Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, без відступу від межі лівого берега. На документах, які спільно видають дві або більше організацій, має бути зазначена лише одна дата.
Слід також зауважити, що дата підписання або затвердження документа повинна власноручно проставлятися посадовою особою, яка його підписала.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 311; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!