Гриф затвердження документа (реквізит 17)
Затвердження документа надає певний нормативний або правовий характер змісту документа. Затвердження документа — це набуття ним чинності після підписання. Воно санкціонує поширення його дії на певне коло установ, посадових осіб і громадян.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор хлібокомбінату «Десна»
_______________П. А. Харченко
(підпис)12.04.2008
При цьому дату затвердження, як і підпис, власноруч має право проставляти лише та особа, яку зазначено у грифі затвердження.
Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження. Перелік документів організації, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства. Зазвичай він включає такі види документів, як статут (положення про організацію), структуру та штатну чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо.
У затверджені документи не можна вносити будь-які виправлення або доповнення без дозволу особи, яка їх затвердила.
Відбиток печатки (реквізит 26)
Відбиток печатки завіряє підпис відповідальної особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами (трудові книжки, титульні списки тощо). Крім того, відбиток печатки проставляється на статутах (положеннях) організацій, штатних розписах, договорах, посвідченнях, дорученнях тощо.
|
|
|
Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції МВС України.
Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб'єктами підприємницької діяльності недержавного сектора.
Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів при їх розсиланні відведено певне місце. Його позначають двома великими літерами — М. П.
Частина п’ята. Проставлення інших відміток на документах
Відмітки на документах показують стадії їх проходження і виконання.
Відмітка про надійдення документа до організації (реквізит 31)
Відмітка про надійнення (реєстрацію) документа проставляється на нижньому березі першого аркуша документа праворуч і містить такі елементи:
♦ скорочену назву організації одержувача документа (або її абревіатуру),
|
|
|
♦ реєстраційний індекс документа,
♦ дату надходження документа.
Позначка про надходження робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа).
Наприклад:
ЄУФІМБ Вх.№ 285 від 15.08.2009
Дата реєстрації є початком відрахування терміна виконання отриманого документа. Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний день.
Відмітка про контроль (реквізит 20)
Ця відмітка означає, що документ взято контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк.
Резолюція (реквізит 18)
Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа.
Складається резолюція з таких елементів:
♦ прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку,
♦ зміст доручення,
♦ термін виконання,
♦ підпис керівника,
♦ дата написання.
Коли доручення дається одній посадовій особі, то можна це зробити так:
Малишевському С. Ю.
Прошу підготувати відповідь до
26 вересня 2009 року.
____________ Розшифрування підпису
(підпис)
09.19.2009
Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
|
|
|
Наприклад:
Соколову А. В., Назаренко Г. М.,
Тимошенко 3. Д.
Прошу підготувати проект договору оренди приміщення до 03. 10. 2009
Розшифрування підпису
(підпис)
10.01.2009
На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.
Резолюції типу «Прошу зайти до мене» або «Прошу переговорити» не несуть нової інформації, тому вживати їх недоцільно.
Текст резолюції може формулюватися таким чином: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів щодо...», «Розглянути і доповісти в десятиденний термін», «Негайно підготуйте відповідь», «Обговорити на засіданні» тощо.
Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і, відповідно, не треба його вказувати в резолюції.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 287; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!