Заголовок до тексту документа (реквізит 19)
Цей реквізит є невід'ємною частиною тексту документа, що оформляється на бланку або аркуші паперу формату А4 незалежно від його виду і призначення (крім телеграм, телефонограм, повідомлень та відповідей на листи громадян).
Реквізит мусить відбивати головну ідею текст, його смисловий аспект.
Якщо в документі порушується кілька питань, заголовок формулюється узагальнено. Крапка в кінці заголовка до тексту не ставиться.
Мета створення заголовка — прискорити процес опрацювання документа і його проходження через структурні підрозділи установи та службових осіб безпосередньо до виконавця.
Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкривати зміст документа, граматично узгоджуватися з його назвою. Якщо останній складається на основі уніфікованої форми (наказ; постанова; протокол), постійна частина заголовка, що входить у назву форми документа, доповнюється інформацією, яка конкретизує його зміст.
Не прийнято розміщувати назви (заголовки) складових частин тексту в нижній частині аркуша, якщо під ними менше 5 рядків наступного тексту. В цьому випадку заголовок нової складової частини тексту документа краще починати на наступному аркуші.
Гриф обмеження доступу до документа (реквізит15)
Реквізит проставляється на документах, що містять інформацію особливого характеру для обмеженого кола осіб.
Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України «Про державну таємницю»
|
|
|
Доступ до інформації може обмежуватися її власником тільки згідно з законодавством.
Частина четверта. Погодження та засвідчення документів (реквізити що надають документу чинності )
Внутрішнє та зовнішнє погодження документа
Проекти підготовлених документів перед їх засвідченням у деяких випадкав погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.
Розрізнюють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами) і зовнішнє (з підвідомчими та сторонніми організаціями). Внутрішнім погодженням проекту документа є візування.
Віза документа (реквізит 25)
Візи документа вказують на згоду або незгоду зацікавлених посадових осіб організації — автора документа з його змістом. Складається реквізит з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує, і дати візування, наприклад:
Начальник техвідділу заводу
___________ В. В. Марченко
(підпис)
12.12.2009
Установа мусить мати перелік документів із зазначенням осіб, які візують кожний із них. Такий перелік доцільно подавати в додатку до інструкції з діловодства. Складає його начальник канцелярії разом з юрисконсультом, з наступним погодженням з керівниками структурних підрозділів чи відповідальними виконавцями і затвердженням керівником установи. До переліку необхідно включати документи, візування яких передбачають нормативні чи інші акти, вказівки керівництва тощо.
|
|
|
Гриф погодження документа (реквізит 24)
Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом.
В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Документ погоджується також із заступником керівника установи, який контролює питання, що відображені в документі.
Засвідчення документів
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.
Підпис (реквізит 23)
Це обов'язковий реквізит службового документа, що розміщується під його текстом або відміткою про наявність додатків.
Президент корпорації «Фаворит»_____ П. В. Харченко
(підпис)
Назву посади у реквізиті «Підпис» завжди друкують без відступу від межі лівого берега. Слід також звернути увагу на те, у реквізитах документів дозволяється зазначати лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи.
|
|
|
У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.
Наприклад: Завідувач кафедри філософії,
доктор філософських наук, професор_____ А. А. Герасимчук
(підпис)
Не допускається підписування документів з прийменником «за» або проставленням похилої риски перед назвою посади.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 264; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!