Відмітка про виконання документа і направленняйого до справи (реквізит 29)

Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над докумен­том закінчена. Робиться ця відмітка від руки у лівому куті ниж­нього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч.

Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит30)

Реквізит містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28)

Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та но­мер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша до­кумента.

Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довід- ках, висновках, листах тощо. Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яс­нень щодо змісту документа, тож бажано, крім прізвища і номе­ра телефону, вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприя­тиме встановленню контакту. Наприклад:

Оніщенко Павло Тел. 555-03-15

Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад:.

прим. 1 — за адресою; прим. 2 — у відділ кадрів; прим. З — в канцелярію.

Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

 

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22)

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Знак № перед цифровим позначенням додатку не ставиться.

 

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32)

Цей реквізит ставлять у Міністерстві юстиції на нормативно- правові документи, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та ін­ших органів державної виконавчої влади»

Повністю оформлений запис має такий вигляд:

ЗАРЕЄСТРОВАНО у Міністерстві юстиції України «15» серпня 2008 року за № 01/22 Керівник реєструвального фонду

Розшифрування підпису

(підпис)

Виготовлення копій документів.

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27)

Часто доводиться засвідчувати відповідність копії документа оригіналу. Позначка про засвідчення копії розміщується нижче від реквізиту «Підпис документа».

Відповідно до ДСТУ вона складається з запису «Згідно з оригі­налом», посади (звання) особи, яка завірила копію, особистого підпису, його розшифрування та дати завірення. Наприклад:

Згідно з оригіналом: Начальник відділу управління персоналом

___________ Ю. І. Ткаченко

(підпис) 12.08.2008

Якщо копія розпорядчого чи інструктивного документа пере­силається до сторонньої організації чи видається на руки, то, крім підпису, проставляють відбиток печатки організації.

Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печат­кою з назвою служби діловодства (відділу кадрів) організації.

Копія документа виготовляється й видається працівникам чи взагалі громадянам з дозволу керівника установи або керівника її структурного підрозділу. Звичайно установа може робити копії лише своїх документів (це не стосується архівних установ і нотаріатів).

Копія документа відтворюється, як правило, на бланку установи й засвідчується підписом посадової особи. В разі виготовлення копії на звичайному аркуші паперу повністю відтворюється текст бланка оригіналу і всі його реквізити. На першому аркуші копії робиться позначка «Копія» (праворуч угорі над реквізитом «адресат»).

Копії документів засвідчують проставлянням нижче реквізиту «підпис» засвідчувального напису «вірно», найменування посади працівника, який засвідчує копію, його особистого підпису й дати.

 

Наприклад:

Копія «Вірно».

Інспектор_Петренко.О.Р.

(підпис)

24.04.2008

 

Дозволяється засвідчення копій документа відбитком печатки в разі видачі на руки окремим особам та направлення до інших установ.

Політика та процедури керування документаційними процесами в організації мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити.

Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа мають бути точно задокументовані та проконтрольовані.

 

Питання для самоконтролю:

· Як складається формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів?

· Як оформляються реквізити на документах?

· Як складається заголовок документа (Реквізити 1-10)?

· Датування та індексування документів (реквізити 11-14)?

· Адресування та оформлення тексту документа (Реквізити 16,19,21)?

· Погодження та засвідчення документів (реквізити що надають документу чинності )?

· Як виготовляються копії документів?

 

Рекомендована література для опрацювання :

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

 

Змістовий модуль (тема) №4 Особливості складання інформаційно-довідкових, розпорядчих та організаційних документів.

1. Створення довідково-інформаційних документів (анкета, анотація, довідка, графік відпусток,висновок, відгук,доповідь, записка ділова, замітка, заява, запрошення, зведення, наукова (курсова) робота, оголошення, огляд, план роботи, подання, прес-реліз, пропозиція, рецензія, скарга, список, телеграма, реферат, телефонограма);

2. Підготовка розпорядчих документів;

3. Складання організаційних документів;

4. Особливості складання ділових листів.

---

Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 308; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!