Принципи організації діловодних процесів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ

Маріупольський коледж ДВНЗ «ПДТУ»

 

Навчально-методичне забезпечення лекційних занять

Навчальна дисципліна «Діловодство»

Спеціальність: 5.03040101 «Правознавство» ВНЗ 1-2 рівня акредитації

 

Навчально-методичне забезпечення лекційних занять з дисципліни «Діловодство».

Розробила Лузан А.В. - викладач ІІ категорії Маріупольського коледжу ДВНЗ «ПДТУ»: - 128 стор.

 

 

На підставі нового законодавства, діловодної практики і сучасних наукових концепцій навчально-методичне лекційне забезпечення висвітлює основні правила по роботі з документами в процесі управлінської діяльності.

Крім того враховані погляди провідних теоретиків та практиків на шляхи розв’язання окремих проблем теорії та практики діловодних процесів.

   Для викладачів ВНЗ 1-2 рівнів акредитації

 

Розглянуто і схвалено на засіданні циклової комісії правознавчих дисциплін (протокол № ___ від _________)    Голова ЦК __________ В.В. Вербицька

Змістовий модуль (тема) №1 Діловодство в суспільстві. Законодавчі та нормативно-правові акти з діловодства.

1.Значення діловодства в суспільстві;

2.Основні поняття діловодства;

3.Принципи організації діловодних процесів;

4.Нормативна база діловодства.

Значення діловодства в суспільстві

Значення діловодства для суспільства полягає передусім у то­му, що з його допомогою документаційно відображаються взає­мостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службо­вого та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесах прийняття та реалізації управлінських рішень, а також у повсякденному житті.

У процесі соціального управління виконуються ті чи інші ді­лові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздале­гідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учас­ників і відносини між ними.

Ділова процедура — це логічний етап ділового процесу, який необхідно реалізувати для його завершення.

Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документом в установі включає його реєстрацію, індексування, написання ре­золюції керівником, постановку на контроль, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчас­ним виконанням та перевірку отриманих результатів. У цих діло­вих процедурах діловодними операціями вважаються реєстрація документа, перенесення змісту резолюції в журнал реєстрації та підготовка контрольної картки виконання документа. Таким чи­ном операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур — це спосіб практичного управління установою, а організація діловодства — це документаційне забезпечення цього управління

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієво­го контролю за прийняттям та організацією виконання управлін­ських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження чи ви­нести резолюцію — це лише перша стадія упраалінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організація ви­конання управлінського рішення, координування роботи підлег­лих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, пере­вірка стану виконання поставлених завдань є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оператив­ності, надає можливість побудувати досконалу систему діловодс­тва — науково упорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси доку­ментацій ного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економіч­ність і надійність функціонування апарату управління. Якщо

процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівни­ки вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підви­щується результативність їхньої праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підви­щується рівень його корпоративної культури.

 

Основні поняття діловодства

Основні поняття і терміни сучасного діловодства досить деталь­но викладені у розробленому Українським науково-дослідним інс­титутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Дер­жавного комітету архівів України стандарті «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004», який на­був чинності з 01.07.2005 р. [76].

У зазначеному стандарті наведено 158 термінів та понять, що викладені українською, російською та англійською мовами. На­ведемо деякі з них:

Діловодство (справочинство) — це сукупність процесів, що за­безпечують документування управлінської інформації та органі­зування роботи зі службовими документами.

Діловодство є повним циклом опрацювання та руху документів із моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву чи знищення. Від досконалості побудови документаційної системи, якнайпов­нішої її механізації і автоматизації залежить ефективність суспіль­ного управління в цілому.

В усі часи діловодство, в деякій літературі раніше можна було зустріти «справочинство», завжди було важливою галуззю дер­жавної діяльності. У кожній країні за період її розвитку виробле­ні свої специфічні види і назви діловодних служб та посад, фор­ми та правила роботи зі службовими документами, стиль і навіть особливості ділового мовлення.

Оскільки діловодство, чи як його все частіше називають сьо­годні — документаційне забезпечення управління, має переваж­но службовий характер, відносини, що складаються між суб'єк­тами з приводу документаційного забезпеченння управління, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної

влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Діловодство зазначається важливою складовою роботи кожної установи, у процесі функціонування якої беруть участь усі пра­цівники:

♦ одні — створюють документи;

♦ другі — забезпечують їх передачу, обробку та контроль вико­нання;

♦ треті — керуються цими документами в своїй практичній ді­яльності.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване чи змішане.

При централізованій формі діловодства створення і прийняття службових документів в установі і виконання всіх операцій пов’язаних із ними, покладається на спеціальні діловодні служби: це можуть бути загальні відділи, департаменти документального за­безпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріати.

При децентралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються безпосередньо в структурних підрозділах установи.

При змішаній формі роботи з документами частина операцій виконується службами діловодства, а деякі здійснюються безпо­середньо в структурних підрозділах установи.

Незалежно від прийнятої форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається, у межах наданих їм прав та обов'язків

За особливостями ведення діловодство поділяється на загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян та діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю.

Загальне діловодство охоплює вимоги до документування уп­равлінської інформації щодо функціонування установ, яке здій­снюється шляхом видання організаційно-розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

♦ забезпечення своєчасного і досконалого створення управ­лінської документації (документування);

♦ організування роботи зі службовими документами: одержан­ня, розподіл, передання, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення (забезпечен­ня руху документів). Спеціальне діловодство стосується перш за все документуван­ня, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, ци­вільно-правової роботи з персоналом тощо).

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодс­тва за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації [12].

За окремим порядком здійснюється робота з документами, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється за­коном. Цей порядок визначається також спеціальними норма­тивно-правовими актами [36].

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у ши­рокому застосуванні комп'ютерних систем, долученні документів до них, обробці та організовуванні руху електронних документів, необхідності управляти всією документацією при дотриманні ви­мог чинних стандартів у відповідній галузі, регіональній побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань щодо побудови досконалого документаційного забезпечення управління.

Документування (creationofrecords) — це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний і відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виго­товлення, погодження, оформлення документів тощо. Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів — за звичайну швидкість мови. Не зав­жди у керівника установи є можливість уважно перевірити зміст документа, його оформлення, розміщення реквізитів відповідно до чинних вимог, що також вимагає певного часу.

Слід ураховувати, що допоміжні операції в роботі з документа­ми (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звіряння, виправлення, збирання підписів, погодження, візування, затвердження) пере­важають над формуванням інформації, яку передбачається пе­ретворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з нестачею

сучасних технічних засобів створення документної інформації та її опрацювання.

Документація (documentation) — сукупність службових доку­ментів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підрозділу.

Системи документації — це спільність певних видів докумен­тів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укла­дання), що застосовуються у певній сфері діяльності чи галузі.

Можна виділити міжфункціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації в цілому. У ній відображається специфіка тієї чи іншої сфери діяльності.

Документаційний фонд установи (accumulation) — фонд служ­бових документів, який установа накопичила внаслідок діяль­ності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи.

Організування роботи з документами — це побудова докумен­тообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності.

До організовування роботи зі службовими документами нале­жить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання ви­хідних документів, контроль за виконанням документів, скла­дання номенклатур і формування справ, готування справ до по­дальшого зберігання та використання.

В організуванні роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями уп­равлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрача­ють на виконання роботи з документами. Тому організовування роботи з документами та керування документацією повинні бути суворо підпорядковані діловій необхідності.

Документообіг (movementofrecords) — рух документів в устано­ві з моменту їх створення або одержання до завершення виконан­ня або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихід­них та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням дос­коналої побудови документообігу є встановлення раціональної послідовності руху і опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання.

В установі доцільно розробити адекватні управлінським про­цедурам схеми проходження і опрацювання основних видів доку­ментів, що повинні грунтуватись на однократній реєстрації доку­ментів і децентралізації відповідальності при чіткому виконанні управлінських функцій.

Швидкість документообігу (speadofmovementofrecords) — це обсяг зареєстрованих в установі документів за певний період ча­су, який залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодс­тва (повної або часткової).

Повна централізація діловодства застосовується в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік (IV катего­рія) і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Децентралізована система діловодства має місце в установах з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на рік (1 категорія).

Керування документаційними процесами — галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за ство­ренням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід до керування документаційyими процесами зумовлений рядом об'єктивних чинників:

По-перше, це підвищення ролі документа, в т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації та каналу со­ціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передаван­ня інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуаль­ної власності та захисту авторських прав.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різ­новидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаман­ної багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації та інтеграції.

Сьогодні в країні створюються не тільки інформаційно-аналі­тичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється

коло центрів науково-технічної інформації, а й посилюється зна­чення високоякісного документаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на ба­зі використання новітніх інформаційних технологій та застосу­вання глобальних світових мереж.

Терміни та визначення понять в організації роботи з докумен­тами подані також у Національному стандарті « Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Части­на 1.ДСТУ 4423-2005» [73]. Наведемо деякі з них:

Документаційна система (recordssystem) — інформаційна сис­тема, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.

Доступ (access) — право, можливість, засоби пошуку, вико­ристання або відновлення інформації.

Забезпечення збереженості (preservation) — процеси та опера­ції, пов'язані із забезпеченням технічного та інтелектуального збереження автентичних службових документів у часі.

Знищування (destruction) — процес знищування або вилучання службових документів без можливості їх відновлення.

Індексування (indexing) — процес установлювання умовних познак для полегшення пошуку службових документів і (або) ін­формації.

Класифікування (classification) — систематизоване ідентифіку­вання та розташовування напрямків ділової діяльності і (або) службових документів згідно з категоріями відповідно до логічно структурованих умов, методів та процедурних правил, представ­лених у системі класифікації.

Конвертування (convershion) — процес зміни, перезаписування інформації документа з одного носія на інший або з одного фор­мату на інший.

Контроль (tracking) — створення, долучення та зберігання ін­формації про рух та використання службових документів.

Контроль строків виконання дій зі службовими документами (actiontracking) — процес, під час якого здійснюють контроль строків, відведених для виконання дій уповноваженими здійсню­вати таку діяльність.

Метадані (metadata, migration) — дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними про­тягом певного часу.

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування (disposition) — певні процеси, пов'язані зі збері­ганням, знищуванням та передаванням службових документів документально оформлених у номенклатурах справ або інших за­собах.

Передавання (transfe, custody) — зміна права контролю за служ­бовими документами та власності на них і (або) відповідальності за дії з цими документами.

Передавання (transfer, movement) — перемішування службових документів з одного місця до іншого.

Переміщування (migration, preservation) — перехід службових документів з однієї системи до іншої, під час якого зберігаються автентичність, цілісність, достовірність цих документів та мож­ливість ними користуватися.

Реєстрування (registration) — надання службовому документу унікальних ідентифікаційних даних під час його долучання до до-кументаційної системи.

Уповноважена архівна установа (archivalauthority) (archivalagency) (archivalinstitution) (archivalprogrammed) — установа, від­повідальна за відбір, приймання та зберігання архівних докумен­тів, організацію доступу до них та знищення інших документів.

 

Принципи організації діловодних процесів

Система роботи з документацією в установі у тому чи іншому випадку повинна ґрунтуватися на певних принципах, а саме:

♦ принципі ділової необхідності,

♦ принципі одноразової реєстрації документів;

♦ принципі децентралізації відповідальності за виконання;

♦ принципі паралельності обробки документів. Розглянемо вищезазначені принципи проходження докумен­тів в установі більш докладніше.

Принцип ділової необхідності ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і, закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний, вимагає розумової праці й креативності, застосування технічних засобів, постійного вдос­коналення технологічних процесів, подальшої автоматизації та інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлін­ського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реаліза­ції. Однак відсутність чіткої регламентації руху документів може призвести до збоїв у документаційному забезпеченні управління.

Ефективним засобом зменшення кількості паперових докумен­тів в установі може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, уведення накопичувальних відомостей замість виписки одноразових накладних на приймання-здавання продукції. Значну економію може дати також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних мате­ріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу, тощо.

Для того, щоб упорядкувати рух документації і визначити оп­тимальні маршрути руху документів, мають складатися конкрет­ні плани документообігу з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передачі документів іншим виконавцям, прізвища відповідальних осіб і терміни обробки документації в канцелярії та інших відділах установи.

Принцип одноразової реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні відповідальності керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного ко­ла питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо ви­конавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом.

Побудова документообігу має передбачати пряме направлен­ня документів виконавцю і одноразовий розгляд їх відповідаль­ним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості ви­падків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж нап­равляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керів­ника з листом і підготовленою відповіддю.

Проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов'язків службових осіб і рівня їх відповідальності

Підвищення рівня ведення діловодства і поліпшення опера­тивності управління можна досягти шляхом підвищення доско­налості організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними, завдяки впровадженню комп'ютеризації діловодних процесів.

Принцип паралельності обробки документів. В установах можуть використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми об­робки документів. Суть паралельної форми обробки полягає в тому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одно­часно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям.

За послідовної форми обробки може опрацьовуватися тільки один примірник документа і виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Щоб упоратися зі зростаючим обсягом управлінських операцій, потрібно підвищувати насамперед оснащеність управлінської праці через її комп'ютеризацію та впровадження оргтехніки. А оскільки будь-який об'єкт управління діє одночасно в кількох функціональ­них системах, кожна з яких має потребу в інформації про стан справ на об'єкті і забезпечує її своєю інформацією (вказівки, розпоряд­ження, інструкції, рекомендації і т. ін.), доцільність роботи з основ­ними групами і видами документів на підприємстві треба регламен­тувати за допомогою відповідних схем їх обробки і руху.

Документообіг призначений для забезпечення кожного підрозді­лу достовірною інформацією в заданий сірок, а також її необхідну обробку, а досконала організація керування документацією — забез­печувати створення обгрунтованих схем докумснтно-інформаційних зв'язків і усувати стихійне формування структури інформацій­них потоків в установі.

 

Нормативна база діловодства

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватися відпо­відно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективнос­ті здійснення документаційного забезпечення управлінської діяль­ності. Нормативну базу можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять зако­ни, які призначені регламентувати загальні засади політики дер­жави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

На час виходу посібника очікуваного Закону «Про діловодство (справочинство)» згідно з Концепцією його проекту, схваленою роз­порядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року).

У проекті вищезгаданого закону (остання редакція від 10 бе­резня 2007 року) передбачалося впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації і роботи зі службови­ми документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фото­плівці, електронних та інших носіях. Планувалося встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенню службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалеж­но від форми власності та організаційно-правових форм, врегу­лювання мовних питань у справочинстві.

Відсутність законодавчого урегулювання в державі цих питань продовжує призводити до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові діло­водства, умисного псування, знищення, підроблення, прихован­ня і незаконної передачі службових документів.

Певне відношення до питань ведення поточного діловодства має Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року №381 [7] з унесеними змінами і доповненнями згідно із Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року №2888-11 та За­коном від 22 грудня 2006 року №534-У, в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної ді­яльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів побудові справочинства та роботи з докумен­тами, що відносяться до Національного архівного фонду та спе­ціалізованих архівних установ.

Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянуті в Кодексі законів про працю України [4], фінансово-господарськими — в Господарському кодексі [2], правовими — в Цивільному кодексі [3], бухгалтерськими — в законах України про бухгалтерський облік тощо.

Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України «Про звернен­ня громадян» від 2 жовтня 1996 року №393/96 -ВР[12].

Порядок роботи з конфіденційними документами, що станов­лять державну таємницю, розглянуто в Законі України «Про дер­жавну таємницю» від 2 жовтня 1996 року №393/96 — ВР [10].

Особливості роботи з електронними документами розкрива­ються в Законах України «Про електронні документи та електрон­ний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» та ін [20, 21]. Зазначені нормативні документи та перспективні розроб­ки зафіксовані у відповідних державних програмах впровадження електронних документів, електронного документообігу, електрон­ного цифрового підпису, стимул іона пня підприємств, установ і ор­ганізацій, які впроваджують електронний документообіг».

Другу групу правових актів нормативної бам становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед: «При мірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла­ди», затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 [29]. Вона регламентує порядок роботи із документами з моменту їх створення або надход­ження до відправлення або передачі в архів установи. Поло­ження цієї інструкції поширюються на всю службову доку­ментацію, що не має таємного характеру. Застосовуючи на­ведену інструкцію, необхідно враховувати, що, зазвичай, вона діє для центральних органів виконавчої влади. Іншим суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної постанови КМУ власну інструкцію з діловодства і ввести її в дію наказом по своїй установі. «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв ін­формації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893[36]. Зазначену постанову не­обхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інфор­мації з обмеженим доступом.

«Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в орга­нах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднан­нях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях (незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів Укра­їни від 14 квітня 1997 р. № 348 [28]. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян на­віть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства. Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем докумен­тації, що також відносяться до цієї групи. Це насамперед держав­ні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.

Застосування стандартів веде до одноманітності створення до­кументів і є необхідною умовою автоматизації роботи з ними та розуміння їх змісту. Сюди необхідно віднести діючі стандарти щодо дотримання принципів визначення формату, розмірів бере­гів, розміщення реквізитів, правил оформлення і нумерації сто­рінок, поділу та нумерації тексту, прийомів виділення окремих його частин і т.і.

Так, назви та позначення уніфікованих форм документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), мож­на знайти в Державному класифікаторі управлінської документа­ції ДК 010-98 [72].

Загальні вимоги щодо оформлення документів містяться у ви­пущеному Держстандартом ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» [69]. У цьому докумен­ті визначено загальні положення щодо уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документі в (УФД) у скла­ді Державної уніфікованої системи документації (ДУСТ).

З 1 вересня 2003 р. наказом Державного комітету України з пи­тань технічного регулювання та споживчої політики введено Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уні­фікована система документації. Уніфікована система організа­ційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання до­кументів» [71].

Колективом УНДІАСД підготовлені відповідні «Настанови щодо застосування ДСТУ 4163-2003, які конкретизують та пояс­нюють його вимоги. Оскільки зазначений стандарт містить нові, раціональні підходи до змісту й оформлення організаційно-роз­порядчих документів (ОРД), то безперечно, як зазначив професор С. Г. Кулешов, потрібно переробити «Примірну інструкцію...» і внести до неї відповідні зміни [111].

Завершено роботу з удосконалення ДСТУ 2732—94. В новій редакції це— ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Тер­міни та визначення понять» [76], який за наказом Держкомстандарту набрав силу в червні 2005 р.

Зважаючи на наявність у країні певної кількості посібників з різними рекомендаціями щодо їх застосування, планується ви­пустити збірник нових форм організаційно-розпорядчої доку­ментації.

Третю групу нормативної бази складають різноманітні типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства кон­кретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місце­вого самоврядування, які розроблені на основі вищезазначеної «Примірної інструкції...» та «Інструкції з діловодства за звернення­ми громадян...». Це нормативні акти, що регламентують ведення спеціального діловодства [28, 29].

Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства» [58], впроваджено також «інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції» [52, 53].

Закон України «Про судоустрій та статус суддів» регламентує ведення діло­водства в судах [22], накази Держкомархіву регламентують пи­тання роботи з документами в органах державної влади та місце­вого самоврядування, інших установах, організаціях і на підпри­ємствах [51, 52].

Постановою Правління Національного банку України від 12 ве­ресня 2006 року №357 [56], затверджене Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Націо­нальному банку України і банках України. Затвердженим Положен­ням визначені загальні правила формування, обліку, використання та знищення електронних архівів (документів), створених у цен­тральному апараті, структурних підрозділах, територіальних уп­равліннях, навчальних закладах НБУ та банках України, їх філі­ях, представництвах і відділеннях.

 

 

Питання для самоконтролю:

· Яке значення діловодства в суспільстві?

· Що таке діловодство?

· Що таке документування та який процес документування?

· З чого складається документаційна система?

· Які є принципи організації діловодних процесів?

· Нормативна база діловодства. З чого вона складається?

 

Рекомендована література для опрацювання :

 

1. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

2. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.

3. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

4. ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

5. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделияизбумаги. Потребительскиеформаты.

6. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. - К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

8. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1998.- 256 с.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов.- К.: Либідь, 2000.- 284 с.

10. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів. - Х.: Торсінг, 2001.- 384 с.

11. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. - К.: Техніка, 1992.- 399 с.

12. Паламар Л.М., Кацовець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.- 207 с.

13. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посіб.- 3-тє вид., перероб. і допов. - К.: Либідь,1998.- 296 с.

 

 

Змістовий модуль (тема) №2Класифікація, уніфікація та стандартизація управлінських документів.

1. Документ: основні поняття;

2. Класифікація службових документів;

3. Уніфікація, стандартизація та трафаретизація службових документів;

4. Розпізнавання істинних і підроблених документів.

Документ: основні поняття.

В основі терміна «документ» лежить латинське слово «dосео», що означає «пояснювати, викладати справу». У значенні письмового свідчення термін «документ» уживався від середньовіччя й до XIX століття, а згодом із латин­ської мови його було запозичене в усі європейські мови. В сучас­ній літературній мові можна зустріти більш трьохсот значень сло­ва «документ».

Основоположник узагальнюючої науки про документ бельгій­ський учений Поль Отле (1885-1945) документом вважав «мате­ріалізовану пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї дії, почуття, мрії, що відбулися в свідомості людини» [129].

У посібниках можна зустріти окремі визначення терміна «до­кумент», уведені в науку П.Отле та А. Лафонтеном:

♦ будь-яке джерело інформації, передавання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксо­ваній формі або є провідником (передавачем) інформації в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації (служ­бові та особисті документи, креслення, малюнки, фотогра­фії), так і аудіо- та телепередачі);

♦ матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані лю­диною з метою створення колекцій (входять як штучні пред­мети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеях);

♦ матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фікса­ції, зберігання і відтворення інформації з метою її передавання в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («написані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, образотвор­чі, фонозаписи, фільми тощо).

Поява слова «документ» в українській мові пов'язана з царю­ванням російського самодержця Петра І (наприкінці XVII — на початку XVIII ст), котрий надавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтвер­джували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юри­дичну силу.

Значний вклад у розвиток поняття «документ» у першій полови­ні XIX століття внесли Г.Г. Воробйов, Р.С. Гіляревський, О.П. Кор-шунов, Ю.М. Столяров та багато інших вітчизняних і закордонних учених, завдяки роботам яких документ став розглядатися як одне із найважливіших джерел інформації.

Як позначення об'єкта архівної справи, замість терміну «доку­ментальні матеріали», поняття «документ» з'явилося порівняно недавно, в 50-х роках минулого століття. В 1959 році відомий архівознавець, автор теорії документознавства, проф. К. Г. Мітяєв [122] позначав документом усе, що є документальним, тобто все, що базується на відображенні об'єктивної діяльності і є ві­дображенням, фіксацією, реєстрацією фактів, явищ за допомо­гою письма, зображення чи звукозапису.

Документ як явище матеріальної дійсності архівознавці визначали як джерело інформації, навіть, історичне джерело, іс­торична пам'ятка. Друге визначення поняття «документ» — будь-який створений людиною матеріального об'єкта, в якому урече­вилася людська думка. Третє визначення стосувалось документа як матеріального об'єкта, спеціально створеного людиною для передавання інформації будь-яким можливим способом.

У 70-тих роках минулого століття у термінологічному словни­ку «Архівістика» з'явилася більш виважена дефініція документа: «запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі і часі». Ця дефіні­ція, безумовно, стала загальною для таких споріднених галузей діяльності, як архівна і бібліотечна справа, бібліографія, науково-інформаційна діяльність тощо.

У статті 27 Закону України «Про інформацію» говориться, що «документ — це передбачена законом матеріальна форма одержан­ня, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса­ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві» [6].

За національним стандартом України «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) доку­мент — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [76 ].

За національним стандартом України «Інформація та доку­ментація. Керування документацією: ДСТУ 4423:2005 — доку­мент — це зафіксована інформація або об'єкт, який може тракту­ватися як окрема одиниця [73].

У фаховій літературі з питань документаційного забезпечення управління можна зустріти також такі терміни, як: офіційний, службовий, управлінський, електронний та архівний документ. Розглянемо їх більш детально.

Офіційний документ в енциклопедичних матеріалах зазнача­ється, як—інформація на матеріальному носієві, оформлена і зас­відчена у встановленому порядку При цьому офіційність чи нео­фіційність документа визначається залежно від статусу джерела інформації.

Офіційними документами вважаються насамперед урядові до­кументи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, сте­нограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статисти­ки, архіви і поточні документи різних установ, організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури, нота­ріату тощо. Основними атрибутами офіційного документа вважаються підпис посадової особи та/або його реєстрація в установ­леному порядку.

До неофіційних документів відносяться особисті матеріали, виконані на основі власних спостережень.

В цій самій енциклопедії дається також визначення поняття офі­ційна документована інформація, як така, що створюється в проце­сі поточної діяльності органів законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого самоврядування.

Чинне законодавство встановлює й способи доведення офі­ційної інформації до відома зацікавлених осіб: опублікування в офіційних друкованих виданнях або поширення інформацій­ними службами; опублікування у друкованих ЗМІ або публічне оголошення через аудіовізуальні засоби; безпосереднє доведення до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); на­дання можливості ознайомлення з архівними матеріалами тощо.

Законодавче врегулювання цього питання здійснюється відпо­відно до законів «Про інформацію, «Про звернення громадян», «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової ін­формації» [6, 12, 13].

В Україні у законодавчому порядку забезпечене право грома­дян, юридичних чи неюридичних осіб, об'єднань громадян та державних органів на отримання, ознайомлення з офіційними документами шляхом звернення до органів державної влади, по­дання інформаційного запиту на отримання чи ознайомлення з офіційними документами, подання запиту щодо надання пись­мової або усної інформації. Термін розгляду документів держав­ними органами у всіх трьох випадках (звернення громадян, ін­формаційного запиту чи запиту на отримання інформації) не по­винен перевищувати 10 календарних днів із дня реєстрації.

Службовими документами називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформлюють­ся управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Сучасний службовий документ використовується в усіх сфе­рах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інфор­мація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагльнення, а також ма­теріалом для ведення довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити й слухати відіграє значну роль в спілкуванні, від якого у партнера складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і службовий до­кумент. Залежно від призначення документа, вміння відправни­ка вибудувати текст, його грамотності, дотримання встановле­них вимог, знання правил оформлення документа та вимог до розміщення його реквізитів залежить подальша доля ділових стосунків.

Склавши службовий документ, з ним треба ще багато працю­вати: зареєстувати (для того, щоб у разі потреби отримати довід­ку), передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зробити певні висновки, зберегти, знищити тощо.

Службові документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити письмовими доказами, бути джерелом різних аналітичних відомостей довідкового характеру. Вони да­ють змогу відтворювати факти діяльності установи, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають важливе значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Управлінський документ — це службовий документ, що містить інформацію, яка виникла й використовується у сфері управління. Це, насамперед, зафіксований письмовим способом (рукописним, машинописним, друкарським) носій інформації і водночас своє­рідний «матеріал», «сировина для обробки» перед прийняттям кеівником рішення.

Ця «сировина» повинна бути доброякісною: швидко й про­дуктивно надавати релевантну інформацію. Зазначене стосується передусім цифрової (планової, фінансової та облікової) докумен­тації, сучасна обробка якої повністю комп'ютеризована, а також документації організаційно-розпорядчого характеру, де перева­жає словесний текст.

Частина управлінських документів — планування, звітність, ділове листування — призначені для безпосередньої управлін­ської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Архівний документ — документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконува­ти свої функції, для яких був створений, але зберігається або під­лягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника як об'єкт рухомого майна [82].

Архівний документ, культурна цінність якого визнана відповід­ною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню, відноситься до Національного архівного фонду, що є сукупністю архівних документів, які відображають історію духовного і мате­ріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням нації.

Формується Національний архівний фонд з архівних докумен­тів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їхніх об'єднань.

Серед документів Національного архівного фонду особлива увага приділяється унікальним документам, що становлять винят­кову культурну цінність, оскільки мають важливе значення для формування національної свідомості українського народу і визна­чають його вклад у всесвітню культурну спадщину.

Умови для зберігання, примноження та використання Націо­нального архівного фонду гарантуються державою, яка повинна сприяти досягненню світового рівня в розвитку архівної справи та веденні діловодства.

Постановою Кабінету Міністрів України від 1 люэто 2006 року № 92 затверджено Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010 роки [50], де передбачено цілий ряд заходів із вирішен­ня назрілих проблем в архівній справі й діловодстві, в тому числі уніфікації законодавства щодо роботи з документами й запровад­ження сучасних інформаційних технологій.

Електронний документ (electronicrecord) — документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної сис­теми.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» [20] зазначено, що електронний документ (ЕД) — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична си­ла електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Оригіналом ЕД вважається електронний примірник докумен­та з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним циф­ровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження щодо концепції ЕД, його відмінностей та особли­востей порівняно з традиційним документом на паперовому носії.

 

---

Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 1246; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!