Тема 14. Документационное и информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом государственной службы
Упорядочение и оптимизация информационных потоков в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава.
Эффективность же самого делопроизводства определяется прежде всего степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнемпрофессиональной квалификации работников кадровых служб. Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации становится глубокое знание ими действующих нормативных правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.
Технологический процесс создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельности подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления персоналом.
|
|
|
Документационное обеспечение организации регламентируется:
· законодательными актами Российской Федерации в сфере информации и документации;
· правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
· правовыми актами органов власти субъектов Федерации;
· государственными стандартами на документацию;
· унифицированными системами документации;
· общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;
· Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
· нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;
· нормативными документами по организации архивного хранения документов.
Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебныхобязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.
Важнейшей частью документационного обеспечения управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.
|
|
|
В результате процесса документирования появляется документ —зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом реализации возложенных на аппарат управления задач.
Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл – создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступлении до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.
В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:
– документирование по кадровым вопросам;
– обработка поступающей и передаваемой документации;
– доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;
– регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
|
|
|
– формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации,
– копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
– контроль исполнения документов по личному составу;
– передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:
организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем: организационную документацию, распорядительную документацию, справочно-информационную документацию, документацию по личному составу, документацию по обращениям граждан;
плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности груда, высвобождению работников и т.д.);
документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
|
|
|
Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждою из этих решений должна быть информационно обеспечена.
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативнуюинформацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации исистемы документации.
При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное информационноеобеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения внесения изменений в документацию. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемойи управляющей системами. Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
Внутримашинноеинформационное обеспечениесодержитмассивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.
К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашиннойсфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющаяся пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации.
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачиправового обеспечения системы управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями инаемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделении и служб о действующем законодательстве; (д) разъяснение действующего законодательства и порядка его применения.
Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 620; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!