Способы налаживания контакта с партнером
Цели и содержание делового общения.
Деловая беседа представляет собой форму устного обмена информацией между несколькими людьми, но уже в узком кругу. От собраний и совещаний она отличается не только числом участников, но и более свободным характером проблем, хода и результатов. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размышлений последующих действий.
По характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими; по направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободы – регламентированными, т. е. осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности (например, анкетирование), и не регламентируемыми, такими как дружеский разговор.
По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т. п.; организационные, определяющие технологию выполнения задания; творческие, посвященные выработке концепции того или иного проекта, задания и др. Особо следует выделить деловые беседы во время приема посетителей.
Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций: 1) взаимное общение работников из одной деловой сферы; 2) совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; 3) контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; 4) поддержание деловых контактов; 5) стимулирование деловой активности.В целом деловое общение отличается от обыденного(неформального) тем, что в его процессеставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по деланию участников) в любой момент.Намерения собеседников в деловом общении
|
|
|
─ дать, получить нужную информацию или обменяться ею;
─ договориться по интересующему собеседников вопросу;
─ убедить партнера в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действия и пр.;
─ установить контакт, деловые отношения, соблюдая при этом определенный статус и роли.
Конечные цели делового общения
─ взаимопонимание,
─ деньги,
─ дело,
─ деятельность,
─ результат,
|
|
|
─ продуктивное сотрудничество.
Этапы делового общения.
Подготовка беседы начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, и в связи с этим – круга обсуждаемых вопросов, в том числе с учетом интересов партнера.
Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, является составление предварительного представления о других ее участниках.
Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также различных тактических «заготовок», необходимость в которых может возникнуть по ходу дела. План включает схему изложения материала, предопределяющую во многом структуру беседы.
Четвертым шагом на подготовительном этапе деловой беседы может быть ее репетиция. Пятый шаг подготовительного этапа заключается в определении и согласовании с партнерами места и времени встречи с учетом его возможного влияния на результат.
Этапы деловой беседы Основными этапами деловой беседы являются:
1) начало беседы;
2) информирование партнеров;
3) аргументирование выдвигаемых положений;
4) принятие решения;
5) завершение беседы.
Начало беседы – очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы состоят в следующем: • установление контакта с собеседником; • создание благоприятной атмосферы; • привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.
|
|
|
Следующий основной этап деловой беседы – информирование присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной (наличие общеизвестных ассоциаций и параллелей, использование наглядных пособий). При этом всегда, когда это возможно, следует сообщать присутствующим источники вашей информации и указывать на их надежность.Особое внимание необходимо уделять краткости изложения и не забывать о временных рамках беседы.Во время беседы рекомендуется по возможности чаще обращаться к собеседнику с вопросами.
Последний этап беседы – ее завершение. Успешно завершить беседу – значит достигнуть заранее намеченных ее целей. На этом этапе решаются следующие задачи: • достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели; • обеспечение благоприятной атмосферы; • стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; • поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами; • составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.
|
|
|
Способы налаживания контакта с партнером.
Что касается практических рекомендаций, позволяющих существенно повысить эффективность проведения деловой беседы, то они заключаются в следующем:
1) внимательно выслушивайте собеседника до конца. Слушать с должным вниманием собеседника – это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость;
2) никогда не пренебрегайте предубеждениями собеседника;
3) избегайте недоразумений и неверных толкований.Поэтому следует обращать внимание на подготовку текста доклада, выявление и расшифровку непонятных для широкого круга слушателей терминов. При любой неясности спрашивайте у своего собеседника, что ему непонятно;
4) уважайте своего собеседника, будьте вежливы, дружески настроены, тактичны и дипломатичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или приказания, но во многом препятствует появлению у собеседника внутреннего сопротивления;
5) если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда «температура» беседы поднимается. Не драматизируйте ситуацию, если собеседник дает волю своему гневу. Опытный и закаленный в дискуссиях человек всегда сохраняет твердость;
6) всеми способами старайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, учитывайте его внутреннюю борьбу между желаниями и реальными возможностями.
Существуют определенные правила этикета, которых целесообразно придерживаться при ведении деловых бесед.
• Никогда не нужно с горячностью и нетерпением нападать на иной взгляд на проблему.
• Высказывая свое мнение, не отстаивайте его упорно, горячась, повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.
• Достигайте изящества в разговоре через ясность, точность, сжатость высказываемых вслух доводов и соображений. Выяснив свою и противоположную точки зрения, следует остановиться, не продолжать часто бесполезные словопрения.
• Всегда сохраняйте в разговоре самообладание, хорошее расположение духа, благожелательность.
В разговорах необходимо избегать серьезной полемики. Даже если есть уверенность в своей правоте, ради сохранения взаимополезных контактов, дружбы, деловых отношений нужно добровольно уступить, когда видно, что разговор может перерасти в спор. Нужно помнить, что за спором идет ссора, за ссорой – вражда, за враждой – проигрыш обеих противостоящих сторон. Но если спорить, то нужно стараться четко формулировать свои мысли и уметь доказывать их. Крича с пеной у рта – ничего никому не докажешь. В самом жарком споре надо стараться сохранять уважение к собеседнику.
• Ни при каких обстоятельствах не перебивать говорящего и лишь в крайнем случае можно сделать замечание в максимально вежливой форме.
• Воспитанный человек, прервав беседу при появлении нового посетителя, не продолжит рассказ, прежде чем не ознакомит пришедшего вкратце с тем, что было сказано до его прихода.
• Нужно избегать в беседах поддерживания злословия в адрес отсутствующих.
• Не говорите ничего такого, что самому было бы неприятно выслушивать от других.
• Никогда не касайтесь в разговоре предметов, о которых не имеете достаточно ясного представления.
• Упоминая в беседе третьих лиц, желательно называть их по имени-отчеству, а не по фамилии. Женщина никогда не должна называть мужчин по фамилии. Чтобы вас не сочли скучным и невоспитанным, не говорите с чужими людьми о поступках своих родных или о своих несчастьях.
• Считается неучтивым заставлять собеседника повторять сказанное под предлогом, что вы не расслышали каких-то деталей.
• Считается нетактичным высказывать удивление, когда неожиданно обнаруживается талант, способности у человека. Это равносильно высказыванию: «Возможно ли, чтобы такая ничтожная личность была одарена таким талантом».
• Образованный культурный человек избегает хвастать своими знаниями, напротив, он старается снизойти до уровня развития своих слушателей.
Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником, поздравьте его с разумным решением, скажите ему, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь.
1. Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько теплых слов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить напряженность.
2. Прием «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для начала беседы. В этих целях также можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.
4. Прием прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядитследующим образом: вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Этот прием в основном используется для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчиненным.
4. Продуктивное слушание.
Все ведущие специалисты в области психологии общения отмечают, что умение правильно слушать собеседника является важнейшим гарантом успешности Вашей деятельности. Слушание может быть продуктивным и непродуктивным. Непродуктивное слушание – неспособность сосредоточиться на словах и позиции партнера. Продуктивное слушание – дать высказаться и не дать понять, что Вам неинтересно. Продуктивное слушание бывает рефлексивным и нерефлексивным.
Нерефлексивное слушание – умение внимательно молчать. Не перебивать. Не задавать вопросы. Коротко поощрять к продолжению. Подтверждать свое внимание вербально и не вербально. Рекомендуется, когда собеседнику надо выговориться или когда Вам выгодно, чтобы он выговорился. Нерефлексивное слушание по принципу «Угу». То есть, когда Вы слушаете и используете следующие приемы: одобрение («Да, да…Понятно»), подчеркивание внимания (кивок).
Рефлексивное (активное) слушание. Рекомендуется для контроля точности восприятия, а так же для сообщений о своем мнении в ходе беседы.
Оценочная обратная связь. Реплики, демонстрирующие собственное отношение к сообщению и партнеру. (Согласен. Мне это нравится.)
Безоценочная обратная связь Выяснение. Перефразирование. Резюмирование.
Например: повторение («Если я правильно понял, то…»), сопереживание («Вы очень беспокоитесь об этом?»), обобщение: («Следовательно, мы действуем так…»). Внимательно слушайте, о чем говорит Ваш партнер. Обычно люди, так или иначе, упоминают те темы и вопросы, в решении которых они заинтересованы, даже если хотят скрыть свои намеренья. Обратите внимание на то, что отрицает (мотивы, цели, качества) Ваш собеседник относительно себя. Как правило – это и характеризует его сознание, поведение и деятельность.
Эмпатическое слушание. Цель – понять переживания другого человека и дать понять, что Вы его поняли и поддерживаете. Рекомендуется, для укрепления межличностных отношений. Неоценочная, вернее не критическая обратная связь.
Дата добавления: 2018-02-28; просмотров: 943; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!