Методы сбора информации при описании бизнес-процессов
Для повышения эффективности работ по описанию бизнес-процессов нужно выбрать правильные методы и источники информации о существующей деятельности. Основными методами сбора и источниками информации являются:
• рабочие семинары;
• интервью;
• вопросники и анкеты;
• документы, существующие в организации.
Рабочие семинары
Самым эффективным методом сбора информации о бизнес-процессе является рабочий семинар. На семинаре собираются основные участники бизнес-процесса и совместно разрабатывают процессные схемы. Качество и скорость получаемых результатов при таком способе описания процесса наиболее высоки. Основными недостатками метода являются большие трудозатраты со стороны экспертов предметных областей и сложность их сбора в одно время в одном месте.
Интервью
Вторым по эффективности является метод последовательного интервьюирования экспертов предметных областей. Наиболее ценную и реальную информацию о том, как происходит бизнес-процесс, можно собрать только при личной встрече, когда аналитик, разрабатывающий процессные схемы, последовательно беседует с экспертами предметных областей, участвующими в бизнес-процессе. При проведении индивидуальных встреч, задавая ситуационно правильные вопросы, всегда можно выяснить достоверную информацию. Недостатками данного метода являются большая продолжительность процесса сбора информации и большие трудозатраты аналитика, занимающегося описанием. При проведении интервьюирования рекомендуется использовать следующие правила:
|
|
|
• Правильно сделайте выбор собеседника.
• Войдите в доверие к собеседнику, создайте дружелюбную, располагающую к общению атмосферу.
• Поддерживайте и развивайте контакт с собеседником, стимулируйте собеседника говорить на нужную вам тему.
• Задавайте открытые вопросы — когда? как? кто? что? почему? где? и активно слушайте.
• Не перебивайте собеседника лишними вопросами.
• Удерживайте нужный логический уровень общения.
• Делайте записи.
• Подведите итоги, уточните сведения.
• Поблагодарите собеседника.
Отдельного комментария требует правило удержания нужного логического уровня. Часто при интервьюировании сотрудники склонны предоставлять абстрактную либо детальную информацию о своей деятельности. В первом случае интервьюируемый предоставляет информацию на высоком логическом уровне, и этот уровень нужно понизить, задавая вопрос: «Каким образом выполняется эта работа?». Во втором случае интервьюируемый предоставляет информацию на низком логическом уровне, и этот уровень нужно повысить, задавая вопрос: «Зачем или для каких целей выполняется эта работа?».
|
|
|
Вопросники и анкеты
Более дешевым методом сбора информации о существующих в компании бизнес-процессах является использование вопросников и анкет. С помощью вопросников и анкет можно массово и быстро собрать информацию по всей компании. К сожалению, качество собранной информации при таком методе будет низким, потому что анкетируемые склонны в анкетах, с одной стороны, преувеличивать, с другой — не сообщать определенную информации и в общем случае формально относятся к заполнению анкет. При применении данного метода аналитику, занимающемуся сбором информации о бизнес-процессах, приходится индивидуально встречаться с большим количеством анкетируемых с целью уточнения полученной информации и доработки анкет.
Документы, существующие в организации
Последним источником информации о бизнес-процессах являются документы, имеющиеся в компании. В большинстве компаний имеются документы, регламентирующие их деятельность: положения о бизнес-процессах, положения о подразделениях и должностные инструкции. В случае если регламенты устарели, а также фрагментарны, все равно рекомендуется их собрать. Многие элементы бизнес-процессов можно понять, изучив формы используемых в компании документов и отчетов. Все перечисленные документы перед началом работ по описанию бизнес-процессов рекомендуется собрать, структурировать и в дальнейшем использовать как один из источников информации.
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 38; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!