Описание окружения бизнес-процесса
Первым шагом описания бизнес-процесса является описание его окружения, которое представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются подразделения и сотрудники компании, с которыми рассматриваемый бизнес-процесс взаимодействует.
Давайте рассмотрим следующий пример. В бизнес-процессе «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании» в качестве входа была указана заявка на подбор сотрудника, поступающего из профильного подразделения, которое в данном случае является внутренним поставщиком процесса. В качестве выхода процесса был рассмотрен принятый на работу сотрудник, который направляется в данное профильное подразделение, и этом случае профильное подразделение одновременно является и внутренним клиентом бизнес-процесса.
За счет описания входов, выходов, поставщиков и клиентов горизонтальное описание бизнес-процесса позволяет более четко описать бизнес-процесс и его границы. В этом и заключается одно из его преимуществ перед вертикальным описанием.
Давайте рассмотрим следующий пример. В одной компании было осуществлено вертикальное описание деятельности, в рамках которого был сформулирован перечень процессов и работ, реализуемых в компании. Среди данных бизнес-процессов был процесс, который назывался «Комиссионирование». Новые сотрудники, приходящие в компанию, долго не могли понять, что это за бизнес-процесс. Интересным является факт, что и сотрудники, проработавшие несколько лет в данной организации, путанно и по-разному объясняли его структуру.
|
|
|
Для вертикального описания деятельности это считается вполне естественной ситуацией, так как только одним названием невозможно четко определить бизнес-процесс. Когда данная организация применила горизонтальное описание, в рамках которого было описано окружение этого процесса, то оказалось следующее. Входом бизнес-процесса «Комиссионирование» была заявка на набор заказа, которая поступала от внутреннего поставщика процесса — отдела сбыта. Выходом этого процесса является собранный заказ, внутренним клиентом которого был отдел доставки, который далее доставлял заказ внешнему клиенту. Сейчас можно догадаться, что бизнес-процесс «Комиссионирование» связан с набором заказа для клиента, который происходил на складе. Только описание входов и выходов позволяет точно и конкретно описать границы бизнес-процесса, и зачастую без горизонтального описания бизнес-процессов в сложных ситуациях обойтись практически невозможно.
|
|
|
При описании окружения бизнес-процесса рекомендуется построить его графическую схему, приведенную на рис. 9.
Классификация входов и выходов бизнес-процесса
При описании окружения бизнес-процесса приходится его входы и выходы делить на два типа:-первичные и вторичные. В результате такого деления получаются первичные и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы.
Это делается для того, чтобы не нарушать принцип Парето «20 на 80». Дело в том, что когда описывается окружение бизнес-процесса, количество различных входов и выходов оказывается очень большим, в результате чего описанное окружение получается чрезвычайно большим и насыщенным. На это уходит много времени и сил, и при этом малосущественная для анализа и принятия решения информация будет сильно мешать, что в дальнейшем может привести к неуспешности проекта по оптимизации деятельности компании. Для того чтобы отделить существенное от несущественного, используется деление входов и выходов бизнес-процесса на первичные и вторичные. Для того чтобы провести такое разделение, нужно воспользоваться определениями, приведенными в табл. 6, и примерами.
|
|
|
Таблица 6
Характеристики первичных и вторичных
входов и выходов бизнес-процессов
| Элемент | Определение и характеристики |
| Первичный выход | • Основной результат, ради которого существует бизнес-процесс • Определяется целью, назначением бизнес-процесса |
| Вторичный выход | • Побочный продукт бизнес-процесса, который может быть востребован вторичными клиентами • Не является основной целью бизнес-процесса |
| Первичный вход | • Поток объектов, инициирующий «запуск» бизнес-процесса — заказ клиента, план закупок и т.д. |
| Вторичный вход | • Потоки объектов, обеспечивающие нормальное протекание бизнес-процесса — стандарты, правила, механизмы выполнения действий, оборудование и пр. |
Первичный вход — это вход, который инициирует начало бизнес-процесса. В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» заявка на набор заказа является первичным входом. В данном процессе при наборе заказа наборщицы, которые набирают заказ, используют тару, которая тоже являются входом, но это вход вторичный, он не инициирует бизнес-процесс.
При описании бизнес-процесса нужно сделать акцент на описание первичных входов и показать их. Про вторичные входы можно забыть. Они будут автоматически описаны при дальнейшей детализации процесса, так как на более низком уровне найдутся операции, для которых данные входы являются первичными.
|
|
|
То же самое относится и к выходам. Первичным выходом называют такой выход, ради которого процесс существует. В примере с бизнес-процессом «Комиссионирование» первичным выходом является собранный заказ. При выполнении данного бизнес-процесса имелись и другие выходы. Если складская ячейка, содержащая определенную товарную позицию, оказывалась пуста, то наборщица информировала об этом складских рабочих, в чьи обязанности входит бизнес-процесс «Подпитка ячеек». Эта информация также является выходом, но этот выход не является первичным для бизнес-процесса «Комиссионирование», ради него процесс не существует. Следовательно, он является вторичным.
Данный инструментарий первичности — вторичности нужно использовать для того, чтобы упростить, ускорить и повысить качество работ по описанию и оптимизации деятельности компании. Правило его использования следующее. При описании окружения бизнес-процесса нужно сделать акцент на описание его первичных входов и выходов. Вторичные входы и выходы нужно описывать на более детальном уровне, когда найдутся подпроцессы, для которых эти входы и выходы станут первичными.
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 87; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!