Упорядочение записей в результирующей таблице
Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате работы запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка (рис. 2.26) имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.
Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо располагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сортировки. В крайнем случае, если запрос уже сформирован и надо изменить порядок следования столбцов, пользуются следующим приемом:
· выделяют столбец щелчком на заголовке (кнопку мыши отпускают);
· еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают);
· перетаскивают столбец в другое место.
Управление отображением данных в результирующей таблице
В нижней части бланка запроса по образцу (рис. 2.26) имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводится на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос, потому что оно является полем сортировки, но в то же время нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран. Примером может быть запрос на вывод списка сотрудников предприятия, отсортированный по количеству дней, пропущенных по болезни. Он позволит каждому оценить свое положение в этом списке, но не позволит точно узнать, кто и сколько дней болел.
|
|
|
Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является так называемое Условие отбора. Соответствующая строка имеется в нижней части бланка запроса по образцу (рис. 2.26). Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие.
Другие виды запросов
Мы рассмотрели самые простые запросы на выборку, и в то же время наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов, некоторые из них выполняются на базе предварительно созданного запроса на выборку. К ним относятся прежде всего:
|
|
|
· запросы с параметром (интересны тем, что критерий отбора может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса);
· итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по заданному полю и выдают результат);
· перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц;
· запросы на изменение – позволяют автоматизировать заполнение полей таблиц.
С рядом других видов запросов мы познакомимся на практических занятиях в упражнениях.
Сортировка записей по алфавиту
 |
Изучение и поиск необходимых сведений упрощается, если данные упорядочены по алфавиту. На (рис.2.27) показано, как отсортировать записи таблицы «Сотрудники» по фамилиям служащих.
При сортировке можно использовать несколько смежных полей.
Например, чтобы выполнить сортировку по фамилии и имени, выделите столбцы «Фамилия» и «Имя», затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию. Для группировки сотрудников по значениям отдельного поля, выделите поле, например «Должность», затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
|
|
|
Кнопка Сортировка по убыванию.
Что еще прочитать? Найдите в справочной системе раздел Как работать с Microsoft Access: открытие баз данных.
Создание отчета
Если необходимо обработать данные и оформить результаты, следует создать отчет. В отчете можно сформировать почтовые наклейки, выполнить статистический анализ данных или построить диаграмму. Если отчет сохранен, после добавления или изменения записей таблицы его можно обновить, несколько раз нажав левую кнопку мыши.
Далее следуйте указаниям мастера.
Мастер баз данных Microsoft Access позволяет быстро создать различные базы данных с необходимым набором таблиц, форм и отчетов для хранения сведений делового и личного характера. Пользователю необходимо только ввести свои данные. Чтобы воспользоваться готовой базой данных, в меню Файл выберите команду Создать базу данных, затем на вкладке Базы данных — необходимый значок.
С помощью Мастера таблиц создайте новую таблицу и заполните ее данными, а затем разработайте для нее нужные формы и отчеты с помощью Мастера форм и Мастера отчетов.
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 175; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!