Приемы создания доверительных отношений, невербальные и вербальные коммуникации в управлении.
Управленческая документация, использование в рекламном деле.
ДОКУМЕНТ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных носителях с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и т.д.)
К недокументированной информации относятся:
o устные сообщения, передаваемые непосредственно или средствами связи;
o нефиксируемые визуальные сообщения.
Документ может быть получен различными способами:
o посредством письма;
o рисунка;
o графика;
o фотографии;
o звукозаписи.
Зафиксировав информацию, он (документ) тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо.
Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, событию, явлению и т.д., называют документацией.
|
|
|
Условно весь массив документации делится на 2 больших класса:
1-й класс - техническая документация (конструкторская, технологическая, проектная по капитальному строительству, нормативно-техническая, по стандартизации и т.д.)
2-й класс - управленческая документация (документы, применяемые при оформлении действий органов управления во всех сферах народного хозяйства).
Многие формы управленческой деятельности выражаются соответствующими документами:
q планирование - посредством подготовки различных планов;
q учет - в виде составления и обработки бухгалтерской, статистической и оперативно-технической документации;
q координация - изданием приказов, распоряжений, письменных указаний;
q контроль - сбором сведений в письменном виде и т.д.
ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
q Основное назначение документированной системы качества -предоставить единые и согласованные инструкции всем заинтересованным сотрудникам организации. Цель управления документацией состоит в обеспечении наличия нужного документа системы качества в нужный момент в нужном месте.
q В стандарте ИСО 9001:2000 требования к управлению документацией изложены в пункте 5.5.6.
|
|
|
Практические аспекты выполнения требований к управлению документацией.
q Решение о том, кто будет наделен полномочиями, рассматривать и утверждать документы системы качества разных уровней и изменения к ним принимает высшее руководство организации. Это не обязательно должны быть те же должностные лица.
q Иногда на оригинале документа, выполненного в письменном или печатном виде, в качестве такого подтверждения ставится подпись. В некоторых компаниях для подтверждения к оригиналу документа прикрепляется специальный ярлык, а рабочие экземпляры содержат ссылку на него.
q Основной перечень обычно содержит перечисление всех документов с указанием их текущей редакции и даты издания. Может существовать один перечень или несколько перечней, охватывающих разные категории документов, существующие в системе качества. Основной перечень сам по себе является документом системы качества и подлежит такому же изданию, редактированию и рассылке, как и прочие документы.
q Обеспечение наличия нужных изданий документов в нужных местах в справочных целях; изъятие недействительных / устаревших документов из всех мест их использования.
q Список рассылки должен иметь четкую структуру, чтобы каждый, кто нуждается в документе, имел к нему доступ. Это не означает, что каждому сотруднику нужно выдать личный экземпляр документа, но каждый должен иметь возможность без затруднений воспользоваться документом.
|
|
|
q При рассылке редактированных документов или документов с внесенными поправками необходимо обеспечить изъятие экземпляров предыдущих версий документов или их идентификацию как устаревших. Это достигается путем составления соответствующих инструкций.
q Управление рассылкой должно также включать документацию внешнего происхождения.
q В тех ситуациях, когда рассылаются печатные экземпляры документов и каждый может сделать фотокопию документа, компании обычно маркируют контролируемые экземпляры (те, которые подлежат контролируемой рассылке и обновлению издавшим документ) определенным образом, что позволяет различать контролируемые и неконтролируемые экземпляры. Это могут быть штампы красного цвета.
Безбумажная система.
q При безбумажной системе, когда документы хранятся в электронном виде, подтверждение рассмотрения, утверждения документации и внесения изменений может быть гарантировано защитой документов от записи; при этом доступ к внесению изменений в документ ограничен лицами, имеющими полномочия на рассмотрение и утверждение конкретного документа (например, с помощью пароля).
|
|
|
q Комплект оригинальных документов должен храниться на сервере, отвечающем требованиям к хранению основного перечня или аналогичной процедуры, указывающей на текущий статус редакции документа (например, это может быть выделенный сервер хранения данных - Ред.). Доступ к конкретным документам могут иметь все пользователи сети или лишь те, кому эти документы необходимы в справочных целях. При внесении изменений в документы на сервере пользователи автоматически получат доступ к последней редакции, а предыдущая редакция станет недоступной.
Дата добавления: 2020-01-07; просмотров: 166; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!