Практические рекомендации для рациональной организации документооборота
Организацией документооборота выступают правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Поэтому документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения [26, с. 97].
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. По этой причине, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил (принципов) [23, с. 65]:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
- максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
|
|
|
- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);
- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);
- вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;
- исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);
- снижение уровня подписания документов.
Соблюдение рекомендованных нами правил, позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства, который имеет название «специализация» и заключается в возможности централизованного выполнения однородных средств оргтехники и персонала [23, с. 77].
|
|
|
Из этого следует, что при соблюдении данных рекомендаций улучшится документационное обеспечение аппарата управления за счет: точности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов и ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. И как следствие, специалистам в области делопроизводства, необходимо будет применять различные методы по совершенствованию документооборота с учетом разработанных нами практических рекомендаций.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог по курсовой работе, можно сделать вывод, что документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
|
|
|
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.
Рассмотрев понятие документооборота, выяснив, что это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, мы обозначили проблему совершенствования документооборота, и пришли к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, применяя различные методы по его совершенствованию.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии любого предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
|
|
|
Также мы пришли к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).
Тем самым мы пришли к достижению поставленной цели курсовой работы – рассмотрение методов совершенствования документооборота, через пути решения задач, в которые входило: рассмотреть понятие «документооборот» и его сущность, изучить нормативно-методическую базу документооборота, определить практические методы совершенствования документирования.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 1998. – 72 с.
2. ГОСТ 6.30-2013. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2013. – 372 с.
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2016. – 222 с.
4. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. И доп.-М., 2012. – 147 с.
5. Андреева, В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2016. – 125 с.
6. Астахова, Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство, 2016. – 342 с.
7. Басаков, М.И. Делопроизводство: конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д: Феникс, 2018. – 372 с.
8. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. Пособие для вузов М.: Эксмо, 2018. – 473 с.
9. Бобылева, М. В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2014. – 463 с.
10. Васильева, И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2017. – 463 с.
11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., ЮНИТИ-ДАНА, 2011. – 463 с.
12. Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство//Автоматизация документооборота, 2012. – 372 с.
13. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство : учеб.-справ. Пособие М. : Дашков и К, 2016. – 472 с.
14. Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. - 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2013. – 362 с.
15. Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело, 2012. – 264 с.
16. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях. / Экономика и жизнь. – 2011. – 562 с.
17. Максимович, Г. Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. // Секретарское дело, 2018. – 273 с.
18. Митина, Т. Е. Использование новых технологий для сокращения документооборота в системе делопроизводства. // Адвокат, 2016. – 362 с.
19. Пшенко, А.В. - документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. Проф. Учеб. Заведений- 3-е изд. Перераб. И. доп.- М.: издательский центр «академия», 2014. – 362 с.
20. Румынина, Л.А - делопроизводство: учебник для студ.учреждений сред. Проф. Образования, обучающихся по юридическим специальностям.- М.: мастерство, 2012. – 377 с.
21. Сапков, В.В. - информационное технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. Пособие для нач. проф. образования- м.: издательский центр «академия», 2016. – 342 с.
22. Сотов, П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2014. – 362 с.
23. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2018. – 385 с.
24. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству. - М., Издательство ПРИОР, 2011. – 364 с.
25. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев,М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. - М., Экономика, 2011. – 473 с.
26. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более документов- 3-е изд., перераб. И доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.- Москва : Проспект, 2011. – 362 с.
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 516; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!