Нормативно-методическая база документооборота
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной систем ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Организация работы с документами является составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Многочисленные формы и виды документов являются важнейшим носителем информации, поэтому в данное время процесс организации работы с документами предполагает слаженную систему документооборота в учреждении.
Документооборотом выступает движение документов с момента их создания или получения до завершения, исполнения: отправки и (или) направление в дело. От правильного выбора технологии документооборота работы зависит успех любой организации.
В организацию документооборота входят правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.
При отсутствии на предприятии рациональной организации работы с документами, как следствие происходит закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
|
|
|
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что в настоящее время эффективность управленческих механизмов в процессе документирования во многом зависят от того, насколько рационально и качественно организован процесс обмена служебными документами, т.е. документооборота, в том числе в электронной форме, с учетом правовой защиты информации.
|
|
|
Цель – рассмотрение методов совершенствования документооборота.
Объект – документооборот.
Предмет – методы совершенствования документооборота.
Задачи:
- рассмотреть понятие «документооборот» и его сущность;
- изучить нормативно-методическую базу документооборота;
- рассмотреть документопоток документов;
- обозначить проблему совершенствования документооборота;
- определитьпрактические методы совершенствования документирования;
- разработать ряд рекомендаций для рациональной организации документооборота.
Методы, используемые в курсовой работе:анализ литературы, сравнение, классификация, синтез.
Практическая значимость заключается в выборе методов совершенствования документооборота путем составления практических рекомендаций, в которых отражается непосредственное совершенствование работы управленческого аппарата.
ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
|
|
|
Понятие «документооборот»: его сущность
На каждом предприятии создается огромное множество документов, в которые входят: служебные письма, приказы, акты, протоколы, отчеты, и различного вида бухгалтерские документы. Данный процесс называется документооборотом.
Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» «Документооборот - это движение документов с момента их создание или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело» [1, с. 7] и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет.
Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных видов документов, в то время, как практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов [6, с. 76].
|
|
|
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отросли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента [5, с. 54].
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддает самостоятельному регулированию и нормированию.
Раскрыв понятие документооборота, и выяснив, что это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления, можно выделить несколько этапов документооборота (приложение 1), которые отражают его непосредственную сущность:
1. Создание (получение) и первичная обработка поступивших в организацию документов [6, с. 43].
Прием поступивших в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Сообщения, передаваемые по факсу и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку;
2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
Цель предварительного рассмотрения - распределение поступивших документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительно в службе ДОУ рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения [8, с. 17].
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- важность его содержания;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа;
- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения [10, с. 33].
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;
3. Регистрация документов.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
При процедуре регистрации можно выделить три цели:
- учет документов,
- контроль их исполнения;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения [11, с. 97].
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию [8, с. 87].
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров;
4. Передача документов к исполнению [11, с. 77].
Эта операция позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Предварительное рассмотрение поручается секретарям (помощникам) руководителя, начальнику или ведущим специалистам службы ДОУ.
Следовательно, цель данного этапа документооборота - выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
5. Исполнение документа.
Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией [6, с. 65].
Технология организации исполнения документов следующая:
- постановка документов на контроль.
- проверка своевременности доведения документов до исполнителей.
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения.
- снятие документа с контроля.
- направление исполненного документа в дело.
- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов.
- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов;
5. Сдача документов в дело [10, с. 97].
Подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации.
По нормативным документам необходимо сдавать в архив дела:
— имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения,
— с постоянным сроком хранения,
— дела по личному составу.
Существует два варианта сдачи дела в архив:
1. Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела;
2. Сформированные дела могут сдаваться в папках-регистраторах.
Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива онлайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам [6, с. 64].
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Таким образом, документооборот является важным и неотъемлемым процессом на любом предприятии, организации, учреждении. Помимо этого документооборот отражает систему управления, поэтому анализ этапов документооборота крайне важен для раскрытия сущности документооборота и как следствие совершенствования работы управленческого аппарата.
Нормативно-методическая база документооборота
Правовую основу документационного обеспечения управления в Российской Федерации составляют практически большинство законодательных актов как содержащих те или иные правовые нормы, связанные с документами, их содержанием и оформлением [4, с. 78].
В качестве базовых законов нужно отметить:
Гражданский кодекс Российской Федерации, регламентирующий правовые вопросы оказания информационных услуг.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других, архивных документов независимо от их форм собственности. Он определяет, что в состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения [4, с. 80].
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», определяющий правовой режим ИР, в том числе порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем определено, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов [11, с. 8].
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», устанавливающий условия использования электронной цифровой подписи (в том числе в сфере государственного управления и в корпоративных информационных системах) в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; требования по сертификации ключа подписи, положения об удостоверяющих центрах; определяющие особенности использования электронной цифровой подписи [4, с. 15].
Федеральный закон «О международном информационном обмене», который регламентирует условия эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, обеспечивает защиту интересов Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований при международном информационном обмене, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Объектами международного информационного обмена являются документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена.
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ, целью которого является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну [12, с. 7].
Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее - государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным [11, с. 23].
Как видим законодательство Российской Федерации, регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий с помощью совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов.
Таким образом, закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как: порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней порядок правовой защиты информации.
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 367; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!