ГЛАВА II. ПРАКТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Проблема совершенствования документооборота
Объем документации, создаваемой в учреждениях имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв является одной из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира [18, с. 67].
Рост объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные причины.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются: влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления [19, с. 8].
К субъективным причинам относят:
- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов [23, с. 74];
|
|
|
- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам;
- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов [23, с. 78].
- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
|
|
|
- широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере [11, с. 58].
- использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме [25, с. 49].
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.
К субъективным причинам необходимо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Такой вывод сделан отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией [18, с. 28].
|
|
|
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. На этом основании можно отметить, что проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время.
Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции [19, с. 8].
Подводя итог по данному разделу можно сказать, что рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
|
|
|
Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации - внедрение технологических средств в управленческий труд [21, с. 63].
Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы, нарастание трудностей в экономике, подмена реального дела «бумаготворчества», экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность всё большего числа работающих.
Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера.
Поэтому можно сказать, что документооборот нужно совершенствовать в срочном порядке, применяя различные методы, т.к. в нашей стране отсутствует система контроля, которая бы несла ответственность за состояние документации и её объёма [25, с. 178].
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 300; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!