Методы совершенствования документооборота
На данный момент среди способов, направляемых на совершенствование документооборота, М.С. Козлов выделяет две группы: совершенствование технологии документооборота с помощью автоматизации, и сокращение объема документооборота [4, с. 28].
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограммы и документограммы, схем движения документов и др.
Ко второй группе относятся следующие основные методы по совершенствованию документооборота:
1. Унификация и стандартизация документов. Унификация документов - это привидение управленческих документов к единообразной системе [16, с. 48].
При осуществлении работ по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификация форм документов. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.
Для унификации и стандартизации документов необходимо использовать установленный «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).
|
|
|
2. Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений [16, с. 79].
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки [14, с. 12].
3. Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение всеми государственными органами и организациями единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов. Например, соблюдение единых требований к оформлению и расположению в документе таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат, отметка об исполнителе документа и др. [14, с. 88].
|
|
|
4. Сокращение объема документооборота. Эффективный метод совершенствования документооборота, который способствует замене бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности [14, с. 98].
5. Уменьшение количества дублируемых экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке. Важным фактором, позволяющим сократить документооборот, является определение оптимального перечня организаций и структурных подразделений организаций, до сведения которых действительно необходимо доведение заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной производственной необходимости и вызвана желанием перестраховаться [18, с. 8].
Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок» [16, с. 78].
|
|
|
6. Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации. Одним из путей совершенствования документооборота является применение системного электронного документооборота, в первую очередь использование электронной почты. Переход на электронную почту значительно улучшает возможности взаимодействия различных организаций, позволяет оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену бумажного документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся бумажной документации.
Таким образом, задача автоматизации документооборота лежит на пересечении «бумажных» технологий обработки документов и информационных технологий [14, с. 38].
7. Применение метода моделирования. Этот метод позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность учреждения, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения, и убрать документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе происходит построение информационной модели документооборота, которая дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота.
|
|
|
В маршрутной карте технологического процесса документооборота (приложение 4) отражается маршрут движения документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты располагаются операции в их технологической последовательности, по горизонтали - продолжительность процесса, трудовые затраты, применяемое оборудование и материалы.
Технологическая карта документооборота дает возможность регулировать последовательность операций, производимых с основными видами документов [16, с. 8].
На основании технологической карты документооборота определяется операционное время, затрачиваемое на определенные виды работ с документами.
В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов [16, с. 58].
С помощью оперограмм (приложение 5) фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Кроме того, посредством оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты движения документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.
Резюмируя можно сказать, что задача развития документооборота не отдельная, изолированная технологическая цепочка в бизнес-процессах организации, прохождение документов тесно связано с иными задачами, решаемыми системой электронного документооборота организации. Соответственно, система автоматизации должна обеспечивать прикладные сервисы и адаптеры, позволяющие реализовывать функции передачи документов в иные прикладные системы, используемые в организациях, в которых она внедряется [14, с. 78].
Все вышесказанное позволяет заключить, что система автоматизации документооборота сложный механизм, включающий в себя множество подсистем, разработанных, как правило, различными производителями.
Тем самым, перечисленные нами способы и методы по совершенствованию организации документооборота, на сегодняшний день является весьма актуальными и эффективными в организации документационного обеспечения управления на любом предприятии [16, с. 43].
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 1966; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!