Документопоток: исходящие, входящие, внутренние документы
С целью эффективной организации документооборота в учреждении, предприятии, все документы разделены по различным потокам.
Следовательно, документопотоком в данном случае выступает - поток документов, циркулирующих между пунктами обработки, создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой [6, с. 78].
Все документы распределяются на следующие документопотоки:
- регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- входящие, исходящие и внутренние документы;
- направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.
Также документопоток характеризуется следующими двумя параметрами:
1. Составом документов, входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах;
2. Структура документопотока описывается признаками в соответствии, с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация [8, с. 54].
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
В документообороте выделяют три основных документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Они тесно связаны между собой, при этом каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
|
|
|
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.
В приложении № 2 представлена схема прохождения входящей документации.
Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Исходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям [8, с. 68].
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций [9, с. 9].
По видовому составу к этим документам относятся:
- указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
|
|
|
- документов от несоподчиненных организаций, направляемых для того, чтобы согласовать совместные действия или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.
Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
- обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению [10, с. 81].
Схема прохождения исходящей документации представлена в приложении № 3.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.
|
|
|
Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения [9, с. 78].
Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами [10, с. 70].
|
|
|
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.
Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Проведём сравнительный анализ исходящей, входящей и внутренней документации.
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю [9, с. 30].
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем.
Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы [10, с. 78].
Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
Тем самым, основываясь на данных, характеризующих документопотоки - служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков [7, с. 18].
Во второй части нашей курсовой работы непосредственно раскрывается тема курсовой работы: выявляются проблемы совершенствования документооборота, исследуются методы по его совершенствованию, и предлагается ряд практических рекомендаций по рациональной организации документооборота на предприятии. Тем самым нами постепенно достигается поставленная в начале цель курсовой работы.
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 2332; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!