Регулирование хода реализации проекта
Обнаруженные в ходе контроля отклонения требуют принятия мер с целью их устранения и обеспечения достижения целей проекта. Это осуществляется регулированием хода реализации проекта. Ее основные задачи:
* анализ возникших отклонений;
* корректировка, выработка и осуществление различных мероприятий (экономических, организационных и т.д.), обеспечивающих своевременное и эффективное достижение цели проекта.
Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с определенной принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц и т.д.) следующего:
* сбора и подготовки оперативной информации о состоянии работ;
* подготовки данных для проведения расчетов графиков, эффективности и других показателей, оценивающих конечные результаты проекта;
* проведения необходимых расчетов, в том числе финансовых по бизнес-плану;
* анализа состояния работ, подготовки управленческих решений;
* обсуждения вариантов решений и принятия окончательного варианта;
* разработки новых календарных планов;
* доведения новых планов и решений до конкретных исполнителей.
Управление изменениями
Кроме изменений и дополнений при проведении контроля хода исполнения проекта, в реальной жизни в проект могут вноситься изменения в связи с появлением новых возможностей, ограничений, которые ранее не учитывались или отсутствовали. Инициаторами изменений проекта являются: заказчик, проектировщик, инвестор, исполнитель.
|
|
|
Заказчик, внося изменения, старается улучшить технико-экономические показатели, его конечные результаты.
Проектировщик вносит изменения в связи с появлением возможностей использования новых материалов, технологий, ноу-хау и т.д.
Инвестор вносит изменения в связи с изменениями его финансовых возможностей и при появлении вариантов, дающих возможность сэкономить финансовые средства.
Исполнитель вносит изменения в связи с новыми условиями и возможностями реализации проекта.
Опыт показывает, что изменения в проект вносятся постоянно и их трудно избежать. Поэтому к ним нужно быть готовым.
Менеджер проекта должен уметь предвидеть изменения и оценивать их последствия для конечных результатов. Он согласовывает и утверждает вносимые изменения, проводит корректировку проектно-сметной документации, перезаключает договоры и контракты, координирует действия исполнителей по новым планам и управляет реализацией изменений.
Изменения оказывают влияние:
* на продолжительность и сроки завершения проекта;
* его эффективность;
* бюджет (смету) проекта;
* качество работы;
|
|
|
* состав исполнителей. Изменения могут вызвать:
* дополнительные затраты;
* нарушение плановых сроков;
• невозможность достижения поставленных целей в полном объеме.
Степень влияния изменений зависит от фазы жизненного цикла проекта. На этапе разработки проектно-сметной документации стоимость изменений минимальна. По мере продвижения проекта стоимость изменений возрастает.
Управление изменениями — процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений, их изучение и оценка, принятие решений, координации работы исполнителей по реализации изменений.
В зарубежной практике применяются следующие документы по изменениям:
* отчет о проблеме (ProblemReport);
* запрос на изменения (ChangeRequest);
* описаниеизменения (Change Proposal Form);
* заявка на изменения (ChangeOrder).
Отчет о проблеме — описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта.
Запрос на изменение — письменное заявление о возможности внесения изменений.
Описание изменения содержит информацию о сути изменения, его инициаторах, ответственных исполнителях, эффективности и необходимости.
Заявка на изменения — письменный приказ или распоряжение об изменениях с указанием их сути и характера.
|
|
|
Для четкости каждого изменения оформляется формуляр, содержащий:
* данные об авторе-инициаторе;
* часть проекта, которой касаются изменения;
* обоснования;
* описания изменений;
* изменения документации;
* изменения технологии и оборудования;
* мнения заинтересованных лиц;
* сроки внесения изменений;
* дату предложения об изменениях;
* независимую оценку существа изменений;
* решение о принятии изменения.
Формализация в подготовке и реализации изменений не является излишней. Она позволяет избежать неточностей и гарантирует выполнение изменений в необходимые сроки.
Завершение проекта
Проект завершается:
* если выполнены все работы и достигнуты поставленные цели;
• если принято решение о прекращении работ по проекту. Для принятия решения о прекращении работ по проекту могут быть следующие причины:
* отсутствие средств для продолжения работ по проекту;
* появление фактов, говорящих о том, что после окончания запланированных работ не будут достигнуты намеченные результаты.
В этих случаях может быть два варианта:
1) проект окончательно прекращается;
|
|
|
2) проект "замораживается" и может быть продолжен в будущем.
При замораживании проекта оформляется соответствующая документация — акты, отчеты; проводятся мероприятия по консервации объекта.
При достижении цели проводятся эксплуатационные мероприятия:
* сравниваются полученные реальные результаты с намечаемыми;
* выявляются расхождения между реальными (эксплуатационными) характеристиками проекта и плановыми;
* устанавливаются причины расхождений;
* разрабатываются мероприятия по устранению выявленных расхождений;
* организуются работы по устранению недоделок.
Для проведения испытаний назначается комиссия, в обязанности которой входят:
* проверка соответствия проекту всего установленного оборудования;
* наблюдение за ходом испытаний;
* проверка соответствия исходного сырья и материалов требованиям, заложенным в проекте;
* принятие мер по устранению несоответствий проекту. По завершении испытаний составляется отчет, в котором указываются:
* фирма и ее месторасположение;
* наименование технологического процесса;
* цель испытаний;
* результаты испытаний;
* рекомендации и решения.
При положительных результатах итоги выполненного проекта передаются заказчику, производится закрытие договоров, С этой целью:
* проводится проверка финансовой отчетности;
* составляются паспорта оборудования и технологических процессов;
* выявляются невыполненные работы;
* принимаются меры по завершению невыполненных обязательств;
* организуется и оформляется гарантийное обслуживание оборудования;
* производятся окончательные расчеты со всеми участниками проекта.
Проверка финансовой отчетности включает:
* проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;
* установление наличия просроченных платежей поставщикам;
* проверку суммы заказов по накладным поставщиков;
* подтверждение проведенных удержаний. Невыполненные обязательства завершаются при закрытии договоров. Спорные моменты решаются путем переговоров. В ходе реализации проекта следует постоянно контролировать и ликвидировать невыполненные обязательства.
На этапе завершения проекта принимаются меры к исправлению брака и устранению недоделок. Нередко это обходится дорого и может длиться долго. Иногда такие вопросы легче решать путем уступок и уплаты штрафа. Закрытие договоров сопровождается завершением всех финансовых расчетов. Приемка завершенного проекта оформляется актом установленной формы с приложениями.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 271; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!