Совещание как вид коллективной мыслительной деятельности (тема 13)
Психологических проблем совещания очень много, поскольку традиционно его эффективность равно КПД паровоза, поскольку 90% групповых ресурсов растрачивается на них впустую.
Эффективность совещания равна количеству и качеству принятых решений, деленному на затраты времени, энергии и денег.
Факторы, влияющие на эффективность совещания:
- личностные особенности участников,
- взаимодействие участников между собой,
- организация самого процесса совещания.
Памятка участнику
Каждый участник обязан:
быть конструктивным,
отвечать за свои ошибки и за все происходящее,
быть терпеливым к инакомыслию,
не иметь право ни на один вид монополии, т.к. вовлечен в коллективный процесс.
Каждый участник имеет право:
на ошибку,
быть независимым,
выдвигать любые идеи и пересматривать свою позицию,
обдумывать свои заявления и отстаивать свою точку зрения.
Подготовка участника к совещанию
1. Секретарь должен заранее подготовить папку для совещания.
- Она должна включать: приглашение, повестку дня и регламент, список участников, протокол предыдущего заседания и перечень «открытых» вопросов и проектов.
- Если участник что-то получает в последнюю минуту, то может уклониться от совещания.
- На совещании должно быть зафиксировано всего, что говорится. Затем информацию нужно обработать и проанализировать.
Действия по управлению совещанием
|
|
|
До совещания его руководитель должен ответить на вопросы:
Надо ли проводить? Есть ли ему альтернатива?
Каково участие каждого в совещании? Задача – свести число участников к минимуму.
Удобно ли время?
Каковы цели пунктов повестки дня?
Сколько времени нужно на обсуждение каждого пункта?
Разостланы ли приглашения?
Есть ли возможность для демонстрации наглядной информации?
Во время совещания ведущий должен контролировать следующие моменты: Начать вовремя: самому не опаздывать, не ждать опоздавших; не допрашивать опоздавшего (он должен позже сам объяснить причину опоздания).
Согласовать правила работы; работать четко по повестке.
Назначить ответственного за регламент и протокол.
Не смотреть на наручные часы: иметь настенные или положить наручные перед собой на стол.
Исключить ненужные паузы.
Не упускать критические моменты в дискуссии.
Контролировать движение к поставленной цели.
Не «давить» на людей, не навязывать решение.
Повторно называть решения и намеченные меры.
Подвести итоги.
Заключительное слово сказать вовремя и на позитивной ноте.
После совещания руководитель должен:
Перепроверить ход и результаты. Составить протокол.
|
|
|
Размножить и разослать краткий протокол.
Контролировать выполнение решений.
Невыполненные пункты выдвинуть на следующее совещание.
Люди, блокирующие ход совещания
- Агрессор. Критикует всех подряд, не соглашается с мнениями других. Но излишняя критичность гасит творчество. Его можно урезонить вопросом «А вы что предлагаете?»
- Блокировщик. Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо напомнить ему о цели и предмете обсуждения, тогда он уходит в сторону и перестает мешать.
- Удалившийся. Рассеян, разговаривает на личные темы. Его нужно чаще спрашивать «А что вы думаете по этому вопросу?»
- Ищущий признания. Хвастает, много говорит, утверждает свой статус. Полезно вернуть его к сути проблемы вопросом «Можно ли использовать то, что вы нам сообщили для решения обсуждаемого вопроса?»
- Прыгающий с темы на тему. Его можно остановить вопросом «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»
- Доминирующий. Стремится захватить власть и манипулировать присутствующими. Ему полезно напомнить «Ваше предложение – лишь один из возможных вариантов. Давайте послушаем другие варианты»
- Адвокат дьявола. Специально задает острые вопросы, ведущие в тупик, к провалу. Если это становится навязчивым, ему полезно напомнить «Мы хотели бы послушать ваш вариант ответа на ваш же вопрос».
Ситуации, угрожающие совещанию
|
|
|
- Кто-то явно обманывает, искажает, делает нечестные заверения.
Его надо тонко изобличить в обмане, потребовав дать обоснования своих выводов, привести факты, на которые он опирается. Ему полезно намекнуть, что и другие могут воспользоваться такой же тактикой.
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 212; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!