Советские архивы. -1993. - N 6. - С. 90.
Что же представляет собой комплектование как один из основных процессов работы с архивными документами?
С одной стороны, комплектуются архивы или архивохранилища в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организациях документами своих структурных подразделений, с другой - государственные или муниципальные архивы, музеи, библиотеки, негосударственные хранилища и другие документами государственных, муниципальных и негосударственных организаций, а также граждан.
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем (приложение 3.1):
| Фрагмент документа | ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
| П. 79 | Профиль архива: установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению |
В соответствии с профилем того или иного архива в стране создается стройная сеть государственных и муниципальных архивов.
Напомним, что в основе создания сети архивов лежат признаки классификации документов Архивного фонда страны (эти вопросы были рассмотрены в теме "Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень)"). Именно эти признаки классификации и влияют на установление профиля того или иного архива.
Взаимосвязь признаков классификации документов Архивного фонда Российской Федерации и факторов, влияющих на построение сети архивов, достаточно подробно рассмотрена в обобщающем труде ВНИИДАД "Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)", вышедшем в 2006 г.
Авторы отмечают, что процесс построения реальной сети архивов основывается на классификации фондов, анализе административно-территориального устройства государства, историко-учрежденческом и историко-географическом анализе документов. Единство подхода к организации распределения фондов по сети архивов в соответствии с их профилем и обеспечивается общеархивоведческим принципом недробимости архивного фонда и локальным принципом (применяется в комплектовании, но напрямую связан с одноименным признаком классификации документов Архивного фонда Российской Федерации) территориальной принадлежности, что означает определение места хранения фонда во взаимосвязи с установлением территории, на которой он возник.
Но стройности в построении сети архивов признак территориальной принадлежности не обеспечил. В связи с признаками классификации документов Архивного фонда Российской Федерации "принадлежность документов к определенной отрасли" и "способ и техника закрепления информации" в свое время были созданы архивы отраслевого характера: народного хозяйства (ныне экономики), литературы и искусства, военные и военно-морские; а также для хранения научно-технической, кино-, фото-, фонодокументации [57, С. 138-139].
В процессе комплектования необходимо учитывать и ранг архива:
|
|
|
|
|
|
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 310 | Ранг архива - принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений: районному, городскому, областному (воеводскому, окружному и т.д.), республиканскому, союзному, общегосударственному |
Понятие "ранг архива" и сегодня употребляется во всех архивных нормативно-методических документах, но только под рангом архива имеется в виду принадлежность архива к федеральному, субъекта Российской Федерации, муниципальному уровню системы архивных учреждений.
В связи с этим документы определенной формы собственности поступают в тот архив, ранг которого соответствует этой форме собственности документов (рис. 3.1).
Рис. 3.1
Поэтому при передаче (комплектовании) документов территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, в архив субъекта Российской Федерации предусматривается заключение договора, что оговорено вЗаконе "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г. (ст. 21, п. 2).
Кроме понятий "профиль" и "ранг" архива широко применяется понятие "тип" архива для определения отдельных категорий архивов, в принципе всем хорошо известных:
|
|
|
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982 |
| П. 358 | Тип архива - множество архивов, объединенных тождеством организационной формы (например, государственный архив, ведомственный архив) |
К этому ряду определений типов архивов, данных в начале 1980-х гг., сегодня следует добавить такой распространенный тип архивов, как негосударственный, частный.
В отличие от государственных и муниципальных архивов, архивов организаций негосударственные архивы хранят документы частных предприятий и компаний, политических партий, религиозных и общественных объединений, документы граждан. Прежде всего это Центр документации "Народный архив", архивы общественного движения "Мемориал", Русской православной церкви, Российского фонда культуры, "Горбачев-фонда", фонда "Русское зарубежье". Количество подобных архивов постоянно меняется, так как одни из них передают документы на хранение в государственные архивы и прекращают свою деятельность (как, например, Центр документации "Народный архив", материалы которого в настоящее время находятся на хранении в РГАНИ), другие, наоборот, вновь создаются и начинают интенсивно комплектоваться профильными материалами.
Однако для большинства негосударственных хранилищ, которые принимают на хранение документы негосударственных организаций независимо от их ранга, отраслевой принадлежности и тому подобного понятия "профиль" и "ранг" архива не имеют никакого значения, так как они живут по принципу "кто платит, документы тех они и хранят!"
Рассмотренные понятия "профиль", "ранг" и "тип" архива в совокупности определяют компетенцию архива (приложение 3.2), а так как при комплектовании обязательно учитывается ранг архива (иногда немаловажное значение имеет и тип архива), то, возможно, более точно считать комплектование процессом, осуществляемым в соответствии с компетенцией архива, где основной составляющей является, безусловно, его профиль.
В 1980-е гг. для обозначения территории одной или нескольких административно-территориальных единиц, на которых находятся организации - источники комплектования определенного архива, было введено еще одно понятие - "зона комплектования архива".
В 2010 г. статистика в сфере комплектования по данным Росархива выглядит следующим образом: из общего числа функционирующих в Российской Федерации более 4 млн организаций в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов включены и передают свои документы на постоянное хранение 110 тыс. организаций (в том числе все без исключения органы государственной власти и органы местного самоуправления). Остальные организации - более 95% от их числа - как правило, не попадают в орбиту внимания государственных и муниципальных архивов и хранят образующиеся в своей деятельности архивные документы временных сроков хранения самостоятельно в примерно 126 тыс. ведомственных архивов или покупают услугу архивного хранения у частных кампаний, оказывающих набор разнообразных услуг в сфере архивного дела и делопроизводства (аутсорсинг).
Виды работ по комплектованию. Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
определение источников комплектования в соответствии с профилем архива, который устанавливается на основании признаков классификации (см. материал, посвященный организации документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации (первый уровень организации документов);
определение состава документов, подлежащих хранению в архиве (эта задача решается в ходе экспертизы ценности документов);
организация работы по своевременному приему документов в архивы.
Рассмотрим подробно каждый из этих этапов работы по комплектованию.
|
|
|
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 540; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!