Материалы VII Международного конгресса архивистов. - М., 1975. Ч. 1. С. 40.
Задачи экспертизы ценности документов.
Первая задача - отбор наиболее ценных документов из организаций в государственные или муниципальные архивы на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.
На профессиональном языке данную категорию называют "постоянкой".
Это очень ответственная задача - ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.
Есть и другая крайность - перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами:
| Исторические примеры излишнего усердия в уничтожении документов и, наоборот, заполнения архивов материалами, ценность которых вызывает сомнение | |||||||||
| Случаи гибели ценных материалов | Случаи необоснованного хранения материалов, не представляющих ценности | ||||||||
| "Часть архивных работников не решается нарушить установившиеся традиции и каждый документ пытается рассматривать как совершенно неприкосновенный..." Симкин М. Выделение материалов, не подлежащих хранению // Архивное дело. 1940. N 56. С. 15 | "Нельзя назвать ни одной группы книг, дел, документов и частных бумаг, которая была бы во всех обстоятельствах и при всех случаях бесполезна для деловых справок или научных исследований" Богоявленский С. Работа Поверочной и разборочных комиссий // Архивное дело. 1926. N 5. С. 69 | ||||||||
| Массовое уничтожение документов местных учреждений было связано с эпохой буржуазных реформ 1860-70-х гг., когда материалы ликвидированных судебных, военных и других учреждений варварски уничтожались, чтобы освободить место в канцеляриях вновь созданных учреждений. Так, в 1897-99 гг. Оренбургская архивная комиссия назначила к уничтожению 13 863 дела и устроила в гостином дворе свою лавочку для розничной продажи государственных архивных материалов [73, с. 12] | - | ||||||||
| В архиве Виленского окружного суда 904 книги и 5100 дел признаны подлежащими уничтожению [73, с. 127] | - | ||||||||
| В Нижнем Новгороде из числа оставшихся от бывших уездных судов дел продано с лишком 30 возов архивных бумаг [73, с. 127] | - | ||||||||
| "Варшава. В архиве здешнего губернского правления находятся старинные книги и акты, в том числе много там документов бывшего воеводства Варшавского... Общий вес этих документов доходил до 400 пудов. Все эти акты, не имеющие значения для губернского правления, назначены в продажу с аукциону... По справкам Московского археологического общества покупщиком оказался один из московских торговцев древностями" [73, с. 127] | - | ||||||||
| В последнее заседание Московского археологического общества было доложено письмо графа Шереметьева, сообщавшее о продаже в частные руки нескольких возов дел архива Звенигородского полицейского управления, случайно встреченных на улице и перекупленных графом от первого покупщика - посадского человека [73, с. 127] | - | ||||||||
| Большой урон Государственный архивный фонд понес в период так называемой "макулатурной кампании" 1927-29 гг., когда архивы едва не были принесены в жертву бумажной промышленности, испытывавшей сырьевой кризис. Центрархив РСФСР издал ряд директив, разрешающих разборочным комиссиям учреждений самостоятельно принимать решение об уничтожении отдельных категорий документов. Архивные органы не успевали контролировать деятельность разборочных комиссий. В результате в первые месяцы 1929 г. только 75 центральных учреждений Москвы передали на утилизацию 285 тонн бумажного сырья [76, с. 60] | На заседании научного совета ГАУ НКВД в ноябре 1944 г. отмечалось, что госархивы захламлены второстепенными, не имеющими ни научного, ни практического значения материалами. "Тут банно-прачечные объединения, парикмахерские и др." Встал вопрос о том, чтобы не принимать документы низовых учреждений на хранение. Отсутствие критериев отбора материалов на хранение и критериев определения источников комплектования привело к тому, что в сводном плане комплектования на 1946-50 гг. был предусмотрен прием 30 млн ед. хранения в госархивы, а хранилищ имелось лишь на 3 млн ед. хранения. Это заставило в 1946 г. продлить срок хранения документов в ведомствах с 10 до 25 лет [76, с. 88-90] | ||||||||
| Массовое уничтожение документов в первые месяцы войны было связано с их эвакуацией. Специальная инструкция о порядке разгрузки ведомственных архивов, утвержденная НКВД СССР, предоставила эвакуировавшимся учреждениям право самостоятельного уничтожения документов из опасения, что они попадут в руки врага. На 1 марта 1942 г. только центральные учреждения уничтожили около 4,5 млн ед. хр. [76, с. 88-90] | К 1957 г. государственные архивы были переполнены фондами низовых учреждений обслуживающего звена - коммунально-бытовых, снабженческих, торгово-заготовительных при явной неполноте материалов ведущих учреждений, организаций, предприятий. Эта "стихийность" комплектования привела к "перестройке комплектования" в конце 1950 - начале 60-х гг., когда целые категории фондов были исключены из списков источников комплектования государственных архивов | ||||||||
| "Часть документальных материалов не попала на государственное хранение в результате порочной практики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов в послевоенное время. Именно тогда почти во всех архивах страны началось массовое выделение документальных материалов в "макулатуру". Если в 1954 г. было выделено уже 8,7 млн дел, то в 1950 г. - 68,1 млн дел, в 1957 г. - 87, 1 млн дел, а в 1959 г. - 87,8 млн дел" [67, с. 84] | - | ||||||||
| Современный комментарий: Таким образом, даже из краткого обзора истории архивного дела можно сделать заключение, что случаи уничтожения ценных документов происходят значительно чаще, чем избыточное хранение макулатуры
| |||||||||
После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.
Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются "времянкой".
Еще в XIX в. сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как "до минования надобности". Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. предусматривали, что "опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади".
В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
1) долговременного хранения (как правило, это документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
2) временного хранения.
Срок хранения:
| Сроки | Примеры |
| 75 лет ЭПК | Личные дела работников |
| 75 лет | Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин |
| 45 лет ЭПК | Документы (положения, протоколы, решения, заключения) об аттестации рабочих мест по условиям труда |
| 25 лет | Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках |
| 20 лет ЭПК | Документы (акты, обзоры, докладные записки, сводные) о ходе строительства, реконструкции, реставрации объекта |
| 20 лет | Исполнительная рабочая проектная документация, скорректированная строительными организациями |
| 15 лет ЭПК | Переписка с иностранными организациями о тарифах |
| 15 лет | Документы (заявки, уведомления, табели) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи |
| 10 лет ЭПК | Документы (проекты, предложения, ставки) о подготовке контрактов, договоров, согласований |
| 10 лет | Акты списания книг и периодических изданий |
| 5 лет ЭПК | Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организаций |
| 5 лет | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга |
| 3 года | Отчеты об использовании бланков строгой отчетности |
| 2 года | Книги учета стройматериалов механизмов и запасных частей к ним |
| 1 год | Заявки на перевозку грузов |
| До замены новыми | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций |
| До востребования | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
| До минования надобности | Образцы подписей материально ответственных лиц |
| До ликвидации организации | Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества в других организациях |
| До списания транспортных средств | Паспорта транспортных средств (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010 [20]; Перечень типовых архивные документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. [19]) |
Отметка ЭПК проставляется около сроков хранения три года и выше и означает, что срок хранения этих документов необходимо согласовать с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива или экспертной комиссией организации, если она не передает свои документы в архив, и, возможно, часть таких документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на хранение в государственный или муниципальный архив или постоянно храниться в организации.
***
"Уникальные домовые книги могут стать музейными раритетами. Так произошло с книгой известного "Дома правительства". Она чудом сохранилась у Михаила Коршунова, чья предвоенная юность прошла в этом доме. Коршунов стал прообразом Химиуса, героя "Дома на набережной" Ю. Трифонова.
Здесь в разные годы жили Подвойский, Литвиновы, Хрущев, дочь Сталина Светлана Аллилуева, Тухачевский.
Домовая книга 1939 г. - удивительный документ того времени. Фиолетовые записи "Выбыл", "Выписан ошибочно" (это значит поторопились, жилец еще не арестован), и, наконец, фиолетовая печать "Проверен, 1942 год". Фамилии жильцов, известных, а также тех, кто предпочитал в то время "оставаться в тени". Например, начальник следственной части НКВД Кабулов или будущий нарком внутренних дел Меркулов... Палачи и жертвы жили под одной крышей".
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 328; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!