Московские новости. 18 декабря 1988. N 51.
Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.
Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как "идеальная опись":
| Фрагмент документа | Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988 |
| П. 76 | Идеальная опись архивного фонда - архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения |
| П. 214 | Реконструкция архивного фонда 1) восстановление основного содержания частично или полностью утраченного архивного фонда в его первоначальном или близком к первоначальному виде с помощью идеальной описи; 2) воссоединение в одном архиве разрозненных частей архивного фонда и составление его реальной описи |
Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативноемких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве или архивохранилище организации, государственном или муниципальном архивах. Такой подход наиболее ярко прослеживается при отборе на постоянное хранение планово-отчетной документации, когда, например, при наличии квартальных и полугодовых отчетов первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным при наличии полугодовых и годовых отчетов, соответственно первые определяются временным сроком хранения, вторые - постоянным. Но этот подход, хотя и ведет к "освобождению архивной полки", является достаточно схематичным, ибо статистические данные не всегда совпадают в документах, составленных за разные отчетные периоды.
Есть и другая проблема: такой "архивный" подход не всегда устраивает исследователей, которые справедливо отмечают, что общее порой скрывает частное, а именно индивидуальность частного иногда бывает важнее обобщенного общего.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще "не родилось".
В архиве или архивохранилище организации происходит выделение из всего объема документов организации дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный, муниципальный архив, или негосударственное хранилище.
Кроме этого, отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет ЭПК (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются комиссией, которая называется экспертной комиссией (ЭК) организации (система экспертных органов будет рассмотрена ниже).
В государственном или муниципальном архиве, во-первых, обязательно проверяют решение экспертных органов организации, во-вторых, проводят экспертизу ценности документов в следующих случаях: по истечении сроков временного хранения документов, поступивших от ликвидированных организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии (россыпи); в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
Разбор россыпи - это крайне редкий вид работы, но все-таки приходиться заниматься разбором "свалившейся" вследствие политических, социальных катаклизмов или перестроек, а также ликвидации организаций без правопреемников неупорядоченных документов.
|
|
|
|
|
|
***
|
|
|
В ходе известных событий октября 1993 г. под угрозу была поставлена сохранность документов высшего органа законодательной власти государства - Верховного Совета Российской Федерации, имеющих важнейшее историческое и политические значение. Росархив в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 24 сентября 1993 г. N 1446 организовал вывоз документов из обгоревших помещений Верховного Совета Российской Федерации. В результате в ГАРФ поступило 48 тонн документов текущего делопроизводства аппарата Верховного Совета Российской Федерации в россыпи, а также порядка 45 тыс. архивных дел. В настоящее время весь этот комплекс приведен в порядок, описан и доступен пользователям.
Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования
Архивного фонда Российской Федерации: Доклад Козлова В.П. в Общественной
палате Российской Федерации. 2 марта 2006. С. 11.
Раньше в большей степени, теперь в меньшей проводится целевая комплексная экспертиза ценности документов.
Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном или муниципальном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений (Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - 20 с. [6]). В настоящее время в государственных и муниципальных архивах целевая комплексная экспертиза проводится крайне редко из-за ее экономической неэффективности.
|
|
|
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 405; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!