Состав информационного обеспечения автоматизированных информационных систем
Возрастание объемов управленческой информации и усложнение ее обработки повлекло за собой создание автоматизированных информационных систем.
Автоматизированная информационная система (АИС) — комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-логических средств и персонала, предназначенный для обработки информации и принятия управленческих решений.
Важнейшим элементом АИС является информационное обеспечение.
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность всех документов и данных, хранящихся и циркулирующих в АИС предназначенная для информационного обслуживания пользователей и поддержки работы персонала системы. Целью информационного обеспечения является своевременная выдача необходимой достоверной информации для выработки и принятия управленческих решений.
ИО предприятия представляет собой информационную модель данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей.
При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий:
|
|
|
· создание единой информационной базы; (информационная база — совокупность данных, размещаемых на внешних носителях и предназначенных для использования программами и пользователями);
· разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня;
· организацию единой схемы ведения и хранения информации;
· обеспечение решаемых задач исходными данными;
Основными функциями ИО являются:
· наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов;
· подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов;
· обеспечение автоматизированной обработки данных;
· осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.
ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО.
Внемашинное ИО включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.
|
|
|
Внемашинная организация экономической информации
Внемашинная информация — это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.
Формой представления внемашинной информации являются документы.
Документы классифицируются по различным признакам.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По направленности документопотока документы разделяют на входящие, исходящие и внутренние.
Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Как правило, структура документа должна включаться следующие разделы:
· заголовочную часть, которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;
|
|
|
· содержательную часть в виде таблицы, где располагаются показатели;
· оформляющую часть, в которой содержатся подписи юридических лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.
Для представления информации, содержащейся в документах, в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.
Классификация — система распределения объектов, процессов и т. д. по группам в соответствии с определенным признаком. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление и т. п. как материального так и не материального свойства. Группа объектов, которую можно охарактеризовать рядом общих свойств, называется классом.
При любой классификации необходимо соблюдать следующие требования:
·максимально возможная полнота охвата объектов рассматриваемой области;
·однозначность реквизитов не допускающая их двойственного толкования;
·возможность добавления новых объектов.
При проведении классификации широко используется понятие классификационного признака, который позволяет установить сходство или различие объектов. Например, в качестве признака классификации группы людей можно использовать возраст, укладывающийся в определенный диапазон значений: до 20 лет, от 20 до 30 лет, старше 30 лет.
|
|
|
Существуют два метода классификации объектов — иерархическая и фасетная.
Иерархическая система
Исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от классификационного признака на классы, которые образуют 1-й уровень. Затем выделенные классы разбиваются, по определенным признакам, на подклассы, составляющие 2-й уровень и т.д.
Достоинствами данной системы являются:
· простота построения;
· использование не зависимых признаков в различных ветвях иерархической структуры.
Недостатки:
· жесткая структура, не позволяющая свободно вносить изменения в систему, после внесения изменений приходиться перераспределять все классификационные группировки;
· невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным признакам.
Фасетная система классификации.
Данная система позволяет выбирать признаки классификации независимо друг от друга. Признаки классификации здесь называются фасетами. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений определенного классификационного признака. Например, фасет цвет содержит значения: белый, красный, голубой и т. д.
Данная система обычно отображается в виде таблицы, в которой названия столбцов соответствуют определенным фасетам, а в ячейках располагаются их конкретные значения. Сама процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов, при этом не обязательно использование всех фасетов.
Достоинствами данной системы являются :
· возможность создания большой емкости классификации;
· возможность простой модификации всей системы без изменения структуры существующих групп.
Недостаток:
· сложность построения, из-за необходимости учитывать все многообразие классификационных признаков.
Далее рассмотрим системы кодирования. Они предназначены для замены названий объектов на условные обозначения (код) для обеспечения удобной и более эффективной работы по обработке информации.
Системой кодирования называют совокупность правил кодового обозначения объектов.
Присваиваемый код характеризуется:
· длиной — количеством позиций символов;
· структурой — порядком расположения в коде символов.
Процедуру присвоения объекту кода называют кодированием.
По методу кодирования различают две системы.
Классификационная — ориентирована на проведение предварительной классификации объектов с последующим их кодированием. При этом различают:
· последовательное кодирование — применяется для иерархической классификационной структуры. Код составляется следующим образом, сначала записывается код 1 уровня, затем 2 уровня и т.д.;
· параллельное — применяется для фасетной классификационной структуры. В этом случае все фасеты кодируются, независимо друг от друга. Для значений каждого фасета выделяется определенное количество разрядов кода. Длина кода определяется количеством фасетов.
Регистрационная — применяется для однозначной идентификации объектов путем присвоения уникального кода, не требует предварительной классификации. Различают:
Порядковое кодирование — когда объектам присваиваются последовательные номера из чисел натурального ряда. Например, простенький инвентарный список.
Серийно-порядковое кодирование — когда предварительно выделяются группы объектов со сходными признаками, которые образуют серию, а затем уже внутри серии производится порядковая нумерация объектов. Примером этой системы кодирования может служить лотерейный билет.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 379; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!