Этапы проектирования базы данных



1. Определение цели создания базы данных.

2. Создание структур таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание ключевых полей.

5. Определение связей между таблицами.

6. Добавление данных в таблицы.

7. Создание других объектов базы данных (запросов, форм, отчетов, макросов и пр.).

· Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные таблицы базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

· Создание структур таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Ø информация в таблице не должна дублироваться;

Ø не должно быть повторений между таблицами;

Ø каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

 

 

· Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Ø каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Ø не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычислений;

Ø в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

· Задание ключевых полей

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

· Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

· Добавление данных в таблицы

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить в них данные.

· Создание других объектов базы данных

Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Типы данных, обрабатываемые Microsoft Access

В Microsoft Access существует различные способы создания таблиц.

· С помощью мастера таблиц, позволяющего выбирать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества, рецепты и пр.

· Вводом данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

· Определением всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

· Связыванием или импортированием таблиц из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

· Используя запрос на создание таблицы.

При создании таблиц в режиме конструктора необходимо, прежде всего, описать поля согласно требованиям Access: присвоить имена, указать их тип и свойства (рис. 5.1).

 


Рис. 5.1. Таблица в режиме конструктора

Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям: имя не должно содержать более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.

В Access существует девять типов данных: текстовый, поле МЕМО, числовой, денежный, дата/время, счетчик, логический, поле объекта OLE, мастер подстановок и гиперссылка.

Текстовый — служит для ввода текста или цифр, не участвующих в расчетах. Число символов в поле не должно превышать 255.

Поле МЕМО — служит для ввода текстовых данных длиной до 64000 символов.

Числовой — служит для ввода числовых данных, используемых в математических вычислениях.

Денежный — служит для ввода денежных значений и числовых данных, используемых в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

Дата/время — служит для ввода значений даты или времени, относящихся к годам с 100 по 9999 включительно. Длина поля 8 байт.

Счетчик — тип данных поля, в которое для каждой записи автоматически вводятся уникальные целые последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить.

Логический — служит для ввода логических данных, имеющих одно из двух возможных значений Да/Нет (Истина/Ложь).

Поле объекта OLE — служит для ввода объекта ( например, электронной таблицы Microsoft Exсel, документа Microsoft Word, рисунка, звукозаписи и др), связанного или внедренного в таблицу Access.

Мастер подстановок — выбор этого типа данных запускает мастер подстановок.

Гиперссылка — в полях этого типа хранятся гиперссылки, которые представляют собой путь к файлу на жестком диске, либо адрес в сети Inernet.

Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств, в зависимости от выбранного типа данных.

 

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:

· байт — целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);

· целое — целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);

· длинное целое — целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647
(4 байта).

Используются также одинарное с плавающей точкой и двойное с плавающей точкой.

Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране и на печати.

Число десятичных знаков. Определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода. Определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера.

Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию. Содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы.

Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если вводимые данные не удовлетворяют условию на значения.

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк.

Индексированное поле. Определяет простые индексы для ускорения поиска записей в поле.


Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 473; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!