Составление номенклатуры дел
6.1.1. В Правительстве области существуют сводная номенклатура дел Правительства области (далее - сводная номенклатура дел), которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве Правительства области и его структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, и номенклатура дел структурного подразделения Правительства области, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдельного структурного подразделения Правительства области, оформленные в порядке, установленном настоящей Инструкцией (далее - номенклатуры дел).
6.1.2. Номенклатуры дел предназначены для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения и являются основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.3. В номенклатуры дел должны включаться все документы, образующиеся в деятельности Правительства области и его структурных подразделений, коллегиальных органов, в том числе переходящие дела, документы с пометкой «Для служебного пользования».
6.1.4. В номенклатуры дел включаются дела временно действующих органов.
6.1.5. В номенклатуры дел не включаются периодические издания.
6.1.6. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться Регламентом Правительства области, положениями о структурных подразделениях Правительства области, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень документов), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатурами дел за предшествующие годы.
|
|
|
6.1.7. Номенклатура дел структурного подразделения Правительства области составляется ежегодно не позднее 15 ноября текущего года специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Правительства области (далее - Специалист), по установленной форме согласно приложению 14 к Инструкции при методической помощи специалиста отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области (далее - специалист архива), подписывается руководителем структурного подразделения Правительства области и представляется на бумажном и электронном носителях в архив.
|
|
|
6.1.8. Вновь созданное структурное подразделение Правительства области обязано в месячный срок со дня вступления в силу положения о структурном подразделении Правительства области разработать номенклатуру дел структурного подразделения Правительства области и представить ее в архив.
6.1.9. В случае изменения функций и структуры структурного подразделения Правительства области номенклатура дел структурного подразделения Правительства области подлежит переработке и представлению в архив.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется ежегодно не позднее 15 декабря текущего года специалистом архива по форме согласно приложению 15 к Инструкции на основе номенклатур дел структурных подразделений Правительства области, печатается на стандартном листе бумаги формата А 4, визируется специалистом архива, подписывается начальником Департамента управления делами Правительства области, согласовывается с экспертной комиссией Правительства области (далее - ЭК ПО), экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма области (далее - ЭПК).
6.1.11. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел уточняется и утверждается заместителем Губернатора области, курирующим вопросы государственной гражданской службы области, кадровой политики области, противодействия коррупции, местного самоуправления, развития информационного общества и формирования электронного правительства, взаимодействия с институтами гражданского общества, межэтнических и межконфессиональных отношений, молодежной политики, организационно-кадрового, материально-технического обеспечения деятельности Губернатора области, Правительства области, представительства при Президенте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации, представительства в Северо-Западном федеральном округе (далее - заместитель Губернатора области), не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
|
|
|
6.1.12. После утверждения сводной номенклатуры дел специалист архива направляет в структурные подразделения Правительства области выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.13. В случае изменения функций и структуры Правительства области сводная номенклатура дел подлежит переработке, утверждению заместителем Губернатора области, согласованию с ЭК ПО и ЭПК.
Формирование дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурами дел.
|
|
|
6.2.2. Дела структурных подразделений Правительства области формируются в этих подразделениях Специалистами.
6.2.3. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях Правительства области осуществляет специалист архива.
6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело делится на тома.
6.2.5. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет Специалист.
На документе проставляются отметка «В дело №...», дата, подпись Специалиста или руководителя структурного подразделения Правительства области.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
6.2.7. Правовые акты Правительства области и Губернатора области вместе с приложениями к ним группируются в дела по видам и хронологии.
6.2.8. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повесткой дня, приглашением, списками участников заседания и приглашенных, докладами или тезисами выступлений, справочными материалами по обсуждаемым вопросам, проектами решений и итоговых документов (все по одному экземпляру). Допускается группировать протоколы и материалы к ним в разные дела: в одно дело - протоколы, в другое - материалы к ним.
6.2.9. Протоколы разных коллегиальных органов формируются в разные дела.
6.2.10. Протоколы в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
6.2.11. Утвержденные документы формируются в дела отдельно от проектов данных документов.
6.2.12. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.
6.2.13. Ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности области, государственных гражданских служащих области осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609.
6.2.14. Формирование дел по бухгалтерскому учету осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2010 года № 157 н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению».
6.2.15. Учет документов и формирование дел в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд осуществляется с учетом особенностей, установленных Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и иными принятыми в реализацию указанного Федерального закона нормативными правовыми актами.
6.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Оформление дел
6.3.1. Дела структурных подразделений Правительства области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
6.3.2. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке и проводится Специалистами при методической помощи специалиста архива.
6.3.3. В зависимости от сроков хранения документов проводится полное или частичное оформление дел.
6.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
6.3.5. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела,
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:
- полное название структурного подразделения Правительства области;
- индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;
- заголовок дела;
- дату дела (крайние даты начала и окончания дела);
- количество листов в деле;
- срок хранения (или отметка «хранить постоянно»).
6.3.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
не проводить систематизацию документов в деле,
не нумеровать листы дела,
не составлять листы-заверители дела.
6.3.7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
6.3.8. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела по форме согласно приложению 16 к Инструкции, который располагается в конце дела.
Лист - заверитель дела составляется на отдельном листе. В листе - заверителе дела цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Лист - заверитель дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с листом – заверителем дела.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне документов.
6.3.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 17 к Инструкции.
6.3.10. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
6.3.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре или пять проколов в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.3.12. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по форме согласно приложению 18 к Инструкции.
6.3.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и другое).
6.3.14. При изменении наименования структурного подразделения Правительства области в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в иной орган (структурное подразделение Правительства области) на обложке дописывается новое наименование этого органа (структурного подразделения Правительства области), а прежнее заключается в скобки.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 24; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!