Передача дел на архивное хранение
6.8.1. Документы Правительства области являются областной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством России (Росархив), подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области» как часть документов Архивного фонда Российской Федерации.
6.8.2. До передачи в КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области» документы постоянного хранения находятся в архиве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет.
6.8.3. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел структурных подразделений Правительства области.
6.8.4. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях Правительства области.
6.8.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях Правительства области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Такие дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя структурного подразделения Правительства области. Передача может осуществляться по усмотрению должностных лиц управления документационного обеспечения Правительства области: по описям структурных подразделений Правительства области и номенклатурам дел.
|
|
|
6.8.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному специалистом архива, согласованному с руководителями структурных подразделений Правительства области и утвержденному начальником Департамента управления делами Правительства области.
6.8.7. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии Специалиста. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи специалиста архива и Специалиста, передавшего дела.
6.8.8. В случае выявления в формировании и оформлении дел недостатков указанные дела возвращаются специалистом архива для устранения недостатков в течение месяца со дня возврата дел.
6.8.9. Если отдельные дела необходимо оставить на хранение в структурном подразделении Правительства области для текущей работы, специалист архива по заявке руководителя структурного подразделения Правительства области оформляет выдачу дел во временное пользование.
|
|
|
6.8.10. Отбор, учет, сохранность, обработка, хранение и передача кинофотодокументов, образующихся в процессе деятельности Губернатора области и Правительства области, осуществляется в соответствии с Основными правилами работы с кинофотодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах, утвержденными приказом Главархива СССР от 10 ноября 1988 года № 78.
6.8.11. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства области документы данного структурного подразделения Правительства области, подлежащие передаче в КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области», передаются в архив.
6.8.12. Порядок приема-передачи документов при ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства области определяется распорядительным документом.
6.8.13. В состав ликвидационной комиссии должен входить специалист архива.
6.8.14. При смене специалиста архива прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также проверка помещения архива, инвентаря и оборудования производятся по акту установленной формы согласно приложению 26 к Инструкции.
6.8.15. При приеме-передаче дел проверяется наличие и состояние:
документов архива, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных документов;
учетных документов и справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел и замещающих их номенклатур дел, листов фондов и карточек фондов, книг поступления и выбытия документов);
штампов архива (при их наличии);
противопожарного и охранного оборудования.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!