Регистрация, обработка и отправка исходящих
Документов
3.5.1. Регистрация, подготовка к отправке и хранение исходящих документов, подписанных Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области, осуществляются в соответствии с пунктами 8.5.14 - 8.5.22 подраздела 8.5 раздела VIII Регламента Правительства области.
3.5.2. Исходящие документы, не связанные с деятельностью Правительства области и его структурных подразделений, к отправке не принимаются.
3.5.3. Регистрация исходящих документов осуществляется в АСЭД, кроме обращений, запросов, ответов на обращения, запросы, которые регистрируются в АС «Обращения граждан».
Ответу на обращение, запрос присваивается регистрационный номер обращения, запроса.
3.5.4. Исходящим документам одинаковым по содержанию и направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
3.5.5. Документы, направляемые в иные организации, после подписания электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание в АСЭД, оформляются на бланке должностного лица, подписываются подлинной подписью, регистрируются в АСЭД и передаются на отправку в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для отправки.
Документы, направляемые в иные организации, отправляются только с подлинной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание. Использование факсимильного воспроизведения подписи Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области с помощью средств механического или иного копирования допускается только на поздравительных открытках, приглашениях, извещениях.
|
|
|
Документы, направляемые в органы исполнительной государственной власти области, обладающие статусом юридического лица, а также исходящая внутренняя корреспонденция подписываются электронной подписью должностного лица, уполномоченного на его подписание, и после регистрации в АСЭД автоматически передаются адресату - участнику автоматизированной системы электронного документа по АСЭД.
3.5.6. Документы, направляемые в иные организации, поступившие в отдел документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области для отправки после 15 часов, кроме телеграмм и срочных документов, отправляются на следующий день.
3.5.7. Документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других реквизитов, необходимых для их отправки, принимаются отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.
|
|
|
3.5.8. Подготовка документов к отправке в иные организации включает в себя проставление на конвертах адресных данных, фальцовку (сложение путем перегиба) документов, вложение документа в конверты (тексты, упаковки), заклеивание конвертов. Если документы направляются в иные организации фельдъегерской или специальной связью, на конвертах проставляется оттиск печати «Для пакетов и телеграмм».
3.5.9. Подготовка документов, направляемых в иные организации к отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью:
подписанных Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области - осуществляется специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области;
подписанных руководителями структурных подразделений Правительства области - осуществляется Специалистами;
|
|
|
подписанных начальником Управления по работе с обращениями граждан и организаций – специалистами отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области.
Уведомления гражданам о рассмотрении обращений, запросов, поступивших на официальный сайт Правительства области, по электронной почте, направляются адресату в электронном виде специалистами Управления по работе с обращениями граждан и организаций.
3.5.10. Специалисты отдела документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области составляют реестры на подлежащую отправке почтовой, фельдъегерской и специальной связью документацию.
Подготовленные к отправке документы доставляются в почтовое отделение или сдаются курьеру специальной или фельдъегерской связи.
3.5.11. Передача телеграмм осуществляется отделом документооборота управления документационного обеспечения Департамента управления делами Правительства области по каналам телеграфной связи через модемную систему передачи в соответствии с требованиями, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи».
|
|
|
3.5.12. Тексты телеграмм, требующих отправки в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, передаются специалистами управления специальной документальной связи и защиты государственной тайны Правительства области для последующей передачи, организации, предоставляющей услуги телеграфной связи.
3.5.13. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов за подписью Губернатора области, первых заместителей Губернатора области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области, готовятся в порядке, определенном подразделом 8.5 раздела VIII Регламента Правительства области. Проекты документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, требующие перевода на иностранный язык, готовятся ответственными исполнителями в одном экземпляре на русском языке и оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.
После подписания Губернатором области, первыми заместителями Губернатора области, заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений Правительства области документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, передается в Управление делами Губернатора области.
Специалисты Управления делами Губернатора области определяют необходимость перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык и в случае наличия такой необходимости в срок не более пяти рабочих дней со дня поступления документа осуществляют его перевод на соответствующий иностранный язык. Перевод оформляется отдельным документом в свободной форме с указанием специалиста, выполнившего перевод и его контактной информации.
После осуществления перевода на иностранный язык документ, направляемый в адрес зарубежных корреспондентов, с приложенным к нему переводом направляется соответствующим Специалистам для регистрации и подготовки к отправке.
В случае отсутствия необходимости перевода документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, на иностранный язык документ в течение трех рабочих дней со дня поступления документа в Управление делами Губернатора области направляется Специалистам для регистрации и подготовки к отправке с указанием причин отсутствия необходимости перевода документа на иностранный язык.
Регистрация, обработка и отправка документов, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, осуществляется в соответствии с пунктами 3.5.1 – 3.5.5 подраздела 3.5 настоящего раздела Инструкции.
Копии всех писем, направляемых в адрес зарубежных корреспондентов, после отправки подшиваются Специалистами в дела согласно номенклатуре дел Правительства области и хранятся в соответствии с настоящей Инструкцией.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!