Общие требования к оформлению журналов регистрации
Все требования к оформлению журналов регистрации направлены на то, чтобы исключить возможность зарегистрировать документ задним числом или удалить ранее зарегистрированный документ. Это и доказывает, что документ был создан именно в день регистрации.
1. Журнал должен быть прошит,
2. Все листы от начала до конца должны быть пронумерованы,
3. На задней обложке журнала нужно поместить заверительную надпись:
«В журнале прошито и пронумеровано __ (прописью) листов.
Директор (ИП) ___________ (И.О. Фамилия)».
4. Надпись заверяется печатью организации.
Журналы регистрации хранятся столько же, сколько и сами документы, которые в них зарегистрированы. И плотная обложка способствует лучшей сохранности журнала.
Билет №11.
Понятие и системы регистрации документов.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
|
|
|
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
· учет документов,
· контроль их исполнения;
· справочная работа по документам.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
Существует три формы регистрации документов:
· журнальная,
10
· карточная,
· автоматизированная электронная (СЭД).
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
|
|
|
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
· справочные, контрольно-справочные;
· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
|
|
|
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением документа;
· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 107; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!