Билет №12 Индексация документов
«ВОПРОС1» Индексация документов в делопроизводстве– это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Регистрационный индекс документа регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:
· 06 – индекс структурного подразделения;
· 10 – номер соответствующего дела по номенклатуре;
· 96 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.
Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.
|
|
|
«ВОПРОС2» Приказ— правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением. По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ издается:
• во исполнение нормативных документов вышестоящих органов власти и управления;
• по вопросам создания, ликвидации, реорганизации организаций или их структурных подразделений; утверждения положений, инструкций и других документов, требующих утверждения;
• по всем вопросам внутренней жизни, вытекающим из функций и задач организации, а также по кадровым вопросам, то есть посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения производственных вопросов.
Процесс подготовки приказа можно разделить на четыре этапа:
1. Изучение действующих законодательных, нормативных актов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности организации.
2. Выявление ранее изданных по этому вопросу приказов данной организации, анализ их выполнения.
3. Составление проекта приказа, определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей.
|
|
|
4. Оформление проекта приказа, его согласование, визирование, подписание, регистрация и доведение до исполнителей.
Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты:
• наименование вида документа («ПРИКАЗ»);
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• отметку о контроле;
• текст;
• подпись;
• визы;
• отметку об исполнении документа;
• идентификатор электронной копии документа.
Типовая инструкция вносит дополнения в правила оформления реквизитов. Например: дата оформляется словесно-цифровым способом, заголовок печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру. При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначение месяца и года, а число проставляет от руки должностное лицо, подписывающее документ. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в актах, протоколах и др.), дата полностью печатается. После подписания приказа он регистрируется в специальном журнале и вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.
БИЛЕТ№13: Определение регистрация
|
|
|
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
|
|
|
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
· учет документов,
· контроль их исполнения;
· справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.
Состав основных реквизитов регистрации:
· наименование организации (автора или корреспондента);
· наименование вида документа;
· дата и регистрационный номер документа;
· дата и индекс поступления;
· заголовок к тексту (краткое содержание документа);
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения документа;
· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
· внутренняя переадресация документов по исполнителям;
· код по тематическому классификатору;
· ключевые слова;
· количество листов документа;
· наличие приложений;
· должностное лицо, поставившее документ на контроль;
· промежуточные сроки исполнения;
· перенос сроков исполнения;
· срок хранения документа;
· статус документа (проект, версия);
· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Существует три формы регистрации документов:
· журнальная,
· карточная,
· автоматизированная электронная (СЭД).
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 81; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!