Журнальная форма регистрации документов
Используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
· справочные, контрольно-справочные;
· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
|
|
|
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением документа;
· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Часть 2: Формирование дел и порядок расположения документов внутри дела.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
|
|
|
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновидности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).
2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года.
В организациях исключения могут составлять следующие дела:
— переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);
— личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
|
|
|
7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:
— название организации;
— название структурного подразделения;
— номер дела по номенклатуре дел;
— заголовки дела по номенклатуре дел;
— дата (указание года формирования дела);
— количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
— срок хранения документов ( в соответствии со ст. перечня).
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 101; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!