Прохождение исходящих документов:

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 16Следующая ⇒

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложения адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- Составление проекта документа, его распечатка;

- Согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- Подписание (утверждение) документа;

- Регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарю, секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируют по адресу, вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Составление схемы документооборота малого предприятия

Билет №7.

1. Прием и передача документов

Прием и передача документовна всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью.

Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах — карточке, журнале, ПК.

Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполнение лицо.

Детально процедура передачи информации о движении документа устанавливается Инструкцией по ДОУ.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях используются технические средства — пневмопочта, транспортеры.

Для повышения оперативности доставки документов разрабатывают рациональные маршруты движения курьера, установливают целесообразное число доставок документов в день, сокращают число операций по приему-передаче документов (отметка расписок и т.п.).

Порядок доставки документов фиксируется в графике, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В небольших организациях и в пределах структурного подразделения документы передаются секретарем, либо вручаются непосредственно исполнителю с приглашением его в канцелярию (к секретарю-референту).

Составление схемы документооборота среднего и крупного предприятия