Составление акта о недостающей корреспонденции
Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами.
· Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
· Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
· Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
· В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
· Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
· В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
· В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;
|
|
|
· Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
· Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
· Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
· С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
· Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.
Акт составляется работниками службы ДОУ (достаточно двух подписей) в двух или трех экземплярах.
Один экземпляр направляется отправителю, второй экземпляр остается в службе ДОУ, помещается в отдельное дело, куда включаются все подобные акты (о некомплектности документов, о документах, поступивших в поврежденной упаковке и др.).
|
|
|
Третий экземпляр вместе с документом передается на рассмотрение руководителю, затем исполнителю в подразделение. Он необходим для того, чтобы руководитель и исполнитель понимали, что приложения отсутствуют по вине отправителя.
Можно обходиться без третьего экземпляра акта, но в этом случае нужно на самом документе сделать отметку о том, что документ поступил без приложений с указанием даты и номера акта, в котором это зафиксировано.
Обратите внимание: не нужно писать в актах «комиссией в составе». Комиссия – это коллегиальный и совещательный орган при директоре. Он создается специальным приказом. Если такого приказа нет, то нет и комиссии.
Другой вариант – в инструкции по делопроизводству может быть написано специально, что в рассматриваемых случаях акт составляется комиссией, и перечисляются должности членов комиссии. Выглядит это примерно так:
«В случае отсутствия заявленных приложений или повреждения письма комиссией в составе:
председатель комиссии – начальник канцелярии,
члены комиссии: секретарь-референт, делопроизводитель
составляется соответствующий акт».
Если ничего подобного в инструкции или в ЛНА по работе с документами нет, то ни о какой комиссии в акте писать не надо.
Билет 6
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 79; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!