Билет № 8. 1) организация эл. документооборота. 2) составление регистрационно-контрольной карточки (РКК).
Эл. документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с д-и, представленными в эл. виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Виды ЭДО:
· производственный документооборот;
· управленческий документооборот;
· архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
· кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
· бухгалтерский документооборот;
· секретное и конфиденциальное делопроизводство и другие.
| Плюсы ЭДО | Минусы ЭДО |
| Возможность быстро найти д-ы; Систематизированное хранение д-в в эл. архиве; Простота в регистрации и согласовании д-в; Возможность подписания и направления д-в по эл. каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных д-в. | Необходимость приобретения эл. цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет эл. документооборот; Доп. расходы на эл. документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к эл. д-м. |
Как ввести ЭДО?
1. Принять решение о введении ЭДО. Решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают спец-е локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование д-в внутри компании.
2. Выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении д-в.
3. Выбор специального удостоверяющего центра (Уц). Установить стоимость предоставляемых услуг, возможность доп. функций, а также услуг по ЭДО; установить, какую ответственность несет компания — Уц, в случае техн-х сбоев и проблем в ведении документооборота.
|
|
|
4. Предоставить д-ы для заключения договора.
5. Заключение договора с Уц. Согласно ст. 2 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об эл. подписи» Уц — юр. лицо, ИП либо гос орган или орган м/с, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки эл. подписей, а также иные функции.
6. Внедрение ЭДО в компании, организация конкретного обмена эл. д-и.
Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) на 2018 год.
Карточная форма имеет формат А5, А6; кол-во экземпляров определяется числом справочных эл. картотек. Форма карточки д/б единой.
Лицевая сторона РКК:
Корреспондент - ФИО, место жительства или работы, тел. заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись – «без подписи».
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид д-а - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и кол-во листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
|
|
|
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.
Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с д-а или записывается на личном приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы рук-ля, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в след. графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии рук-ля, принявшего решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится РКК.
В правом верхнем углу проставляется штамп «ПОВТОРНО» при регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона РКК:
Ход исполнения - графа «Дата передачи на исполнение» - указывается дата вручения д-а непосредственному исполнителю;
|
|
|
графа «Исполнитель» - фамилия, инициалы и тел. непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
графа «Отметка о промежуточном ответе или доп. запросе» - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
графа «Контрольные отметки» - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс д-а, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан д-т с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного д-а с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы рук-ля или др. должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело..., том..., листы..., - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд..., опись..., дело..., - проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 x 210) и А6 (105 x 148).
|
|
|
| 229140 | Регистрационно - контрольная карточка (РКК) | ||
| Корреспондент Ф.И.О., адрес, телефон | |||
| Предыдущие обращения от | N | от | N |
| Вид документа | на | л. | |
| Автор, дата, индекс сопроводительного письма | |||
| Дата, индекс поступления | |||
| Краткое содержание | |||
| Ответственный исполнитель | |||
| Резолюция | |||
| Автор резолюции | |||
| Срок исполнения | |||
| Формат А5 / (148 x 210) | |||
| Ход исполнения | |||
| Дата передачи на исполнение | Исполнитель | Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе | Контрольные отметки |
| Дата, индекс исполнения (ответа) | |||
| Адресат | |||
| Содержание | |||
| С контроля снял | Подпись контролера | ||
| Дело | Том | Листы | Фонд опись дело |
Билет №9
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 157; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!