Прохождение и порядок исполнения документов
Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) — входящих документов
Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.
Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию.
При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.
Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами.
Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль.
Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.
Выполнение регистрации документов
Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следующие сведения:
• дата получения и входящий индекс (номер);
• дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;
• автор (корреспондент), то есть чей это документ;
• заголовок (о чем документ);
|
|
|
• резолюция (срок исполнения, исполнитель);
• ход исполнения (отметки о контроле);
• номер дела, куда подшит документ после исполнения.
Карточная система регистрации9
Билет 10
1. Прохождение внутренних документов
2. Ведение регистрационных журналов
1. Работа с каждым документопотоком имеет свои особенности. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) — входящих документов. Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию. При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы. Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.
|
|
|
Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:
1.составление проекта документа;
2.его изготовление;
3.визирование проекта документа;
4.проверка правильности оформления
4.подписание руководителем;
5.регистрация;
6.размножение и доставка приказа исполнителям;
7.контроль за исполнением;
8.подшивка исполненного документа в дело.
После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:
-номер приказа;
-дата приказа;
-наименование приказа (краткое содержание);
-кто подписал приказ;
-исполнители.
После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.
|
|
|
9
Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т.д.) могут иметь свой порядок прохождения:
1. составление и оформление документа;
2. рассмотрение документа руководством;
3. исполнение документа;
4. подшивка исполненного документа в дело.
2.При выборе той или иной регистрационной формы необходимо учитывать объем документооборота. В небольшой организации для учета документов постоянного и долговременного сроков хранения вполне оправдано ведение регистрационных журналов в бумажной форме, а для регистрации переписки, которая имеет в основном 5-летний срок хранения, действительно, можно использовать таблицы Word или Excel. Но, во всяком случае, правильным является ведение в бумажной форме:
- журнала регистрации приказов по основной деятельности;
- журнала регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
- книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнала учета личных дел сотрудников;
- журнала учета бланков (если применяются типографские бланки);
-книги учета печатей и штампов организации;
Обязательными должны быть следующие графы:
|
|
|
§ регистрационный номер
§ дата регистрации
§ заголовок документа (краткое содержание документа)
§ примечание
Графы, включаемые на выбор:
§ наименование структурного подразделения
§ наименование вида документа
§ ФИО (или должность) работника, в отношении которого составлен документ
§ резолюция (исполнители и сроки)
§ согласование (кто согласовал документ)
§ отметка об исполнении документа,
§ расписка в получении и др.
Главное: регистрационная запись должна недвусмысленно описывать конкретный кадровый документ, фиксировать дату его создания или получения.
Дата добавления: 2018-11-24; просмотров: 170; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!