Текстовий процесор Microsoft Word. Основні характеристики даної програми.
Призначення і можливості захисту Word, Excel, Access.
-1-Основні характеристики Microsoft Word
Будь-який користувач, що працює на ПК стикається з необхідністю створення і редагування текстових документів. Для вирішення таких задач є досить обширна група програм, які називають текстовими редакторами. У десятому розділі сьомої частини посібника описано саме класифікацію текстових редакторів, з якої виходить, що Microsoft Word (надалі Word) належить до групи текстових процесорів. Отже Word має практично весь набір функціональних можливостей, які дозволяють створювати і редагувати будь-які за складністю текстові документи.
Зверніть увагу, що Word є дуже популярним текстовим процесором, особливо серед українських користувачів.
Word в своєму розвитку пройшов досить великий шлях - від перших версій для операційної системи DOS до Word 97 для Windows 9-х. В даній частині посібника буде описано Word 97, який відрізняється від попередньої версії Word 95/6.0 такими особливостями:
• здатністю створювати гіпертекстові документи в форматі html;
• розширеними можливостями створення і редагування таблиць;
• доповненими параметрами для роботи з макросами;
• зміненими підпрограми для створення математичних формул і текстових спецефектів;
• новими можливостями вбудованого векторного графічного редактора;
• розширеними можливостями форматування символів, абзаців та сторінки в цілому;
• вбудованою підтримкою значно більшої кількості мов для перевірки граматики та орфографії
|
|
|
• збільшеною кількість підпрограм-майстрів для швидкого створення різних типів документів та об'єктів;
• покращеним процесом керування розміщенням об'єктів в документі, адже в цій версії Word більшість об'єктів автоматично поміщаються в кадри (див. далі). Крім цього, збільшено кількість способів їх обтікання.
Тепер більш детально розглянемо можливості та характеристики Word, як текстового процесора.
1. Інтегрованість.даного текстового процесора в пакет Microsoft Office.
2. Підтримка технологій обміну даними.
3. Можливість роботи з масштабованими True Type шрифтами (True Type Font - TTF). Нагадаємо, що поняття масштабованих шрифтів введено в розділі 9.9 сьомої частини посібника. Причому, програма може працювати практично з необмеженою кількістю масштабованих та символьних шрифтів, які встановлені у Windows 98.
4. Можливість багатокрокової відміни операцій командою Undo (Отменить) або повторення відміненої операцій командою Redo (Повторить). При цьому кількість кроків відміни операцій залежить від складності самих операцій і в середньому становить 40-50 кроків.
5. Здатність одночасно працювати з декількома документами. Причому, кожен документ відкривається в окремому вікні. Потрібно відмітити, що Word не встановлює обмежень на кількість одночасно відкритих вікон. Їх кількість обмежується лише об'ємами оперативної та віртуальної пам'яті ПК.
|
|
|
6. Автоматичне записування документу на диск через певні проміжки часу - операція AutoSave (Автосохранение). Це дозволяє у випадку, коли виникла непередбачувана ситуація (зависання програми. відключення від ПК живлення і т.д.) захистити від втрати зміни, що зроблені користувачем в документі і не записані ним на диск. Причому, інформація записується не в сам DOC-файл, а в спеціальні тимчасові файли. Тоді. при повторному завантаженні Word, автоматично відкривається документ з назвою Recovery і змінами, що записані останньою операцією AutoSave. Якщо користувач хоче зберегти документ із дами змінами, то потрібно цей файл записати під іншим іменем (записати під попереднім іменем програма не дозволяє). В іншому випадку потрібно закрити вікно відновленого документу і у відповідь на запрошення Word зберегти зроблені зміни, вибрати командну кнопку No (Нет). Тоді на диску залишиться файл документу без зроблених змін.
7. Наявність операції AutoText (Автотекст), яка дозволяє автоматично вводити в текст документу слова. речення або інші об'єкти (малюнки, таблиці і т.д.), які часто повторюються. Для цього досить ввести з клавіатури відповідну літеру ("гарячу клавішу"), що попередньо встановлена для автоматичного введення в документ потрібного текстового блоку (об'єкта) і натиснути клавішу F3. Ця операція дозволяє значно пришвидшити процес створення документа, який містить багато однакових слів (словосполучень, речень) та інших об'єктів.
|
|
|
8. Можливість автоматичного коректування часто повторюваних помилок під час набору тексту документу. Для цього використовуються спеціальні функції AutoCorrect (Исправление).
9. Можливість автоматичної перевірки правопису та граматики командою Spelling (Правописание). Причому. у Word 97 безпосередньо вбудовані модулі і словники для перевірки правопису та граматики на багатьох основних мовах світу. Але зверніть увагу, що для підключення словників та коректорської перевірки правопису тексту написаного українською мовою слід додатково встановити програму Ruta. Для перевірки російського правопису та граматики використовується програма Orfo.
10. Можливість захисту документу від несанкціонованого доступу (або редагування) з допомогою паролю.
|
|
|
11. Застосування стилів для швидкого форматування абзаців та символів. Нагадаємо, що стиль (Style) - це набір атрибутів форматування символів та абзаців які вибираються одночасно і об'єднані під однією назвою (частина 7 розділ 10.4 даного посібника). У Word всі стилі об'єднані в єдину бібліотеку, яка називається галереєю стилів - Style Gallery (Библиотека стилей). Стандартна бібліотека нараховує 90 стилів. Крім цього, користувач може створювати власні стилі (користувацькі), а також змінювати та знищувати існуючі.
12. Здатність завдяки команді AutoFormat (Автоформат), автоматично форматувати всі абзаци документу по наперед заданому стилю. Це дозволяє значно пришвидшити процес форматування символів та абзаців. Крім цього, завдяки даній команді можна легко і швидко встановити повністю однаковий формат всіх абзаців документу.
13. Можливість копіювання формату об'єкту на інший без копіювання самого об'єкту - операція Format Painter (Формат по образцу).
14. Використання великої бібліотеки шаблонів документів. Шаблон (Template) - це своєрідний бланк документу, який включає в себе параметри сторінки (розміри, просторове розміщення, поля відступів), колонтитули, а також може містити певний текст ^наприклад, заголовок документу) та інші об'єкти. Завдяки застосуванню шаблонів можна однією командою встановити всі параметри третього та четвертого рівнів форматування документу (див.: частину 7 розділ 10.4). Всі шаблони документів у Word записані в окремих файлах з розширенням *.dot, що знаходяться в підпапках папки Templates. Стандартна бібліотека у Word 97 нараховує 24 шаблони. Крім цього, користувач може створювати власні шаблони (користувацькі). а також змінювати та знищувати існуючі.
15. Можливість розбиття документу на секції (Section). При цьому в кожній секції можна встановлювати незалежні від інших параметри сторінки та окремі колонтитули. Це дозволяє розбивати документ на розділи та частини.
16. Дуже потужний апарат пошуку і заміни тексту, який дозволяє відфільтровувати різні форми, формати, стилі символів потрібного нам тексту.
17. Можливість автоматичної нумерації сторінок, абзаців та рядків тексту документу.
18. Здатність створювати виноски (частина 7 розділ 10.4 даного посібника), предметні покажчики, примітки та анотації до тексту документу. Причому Word підтримує створення як посторінкових (Foot Note) так і кінцевих (наскрізних) (End Note) виносок.
19. Можливість створення заголовків розділів документу, малюнків та списку ілюстрацій.
20. Використання спеціальних полів. Полем (Field) в Word називається набір спеціальних динамічних інструкцій (спеціальних символів), що дозволяють розміщувати інформації певного типу в відповідному місці документу. Динамічність полів полягає в тому, що в них інформація змінюється в залежності від обставин (наприклад, поле, в якому встановлена поточна дата або номер сторінки). Поля можна розглядати як спеціальні коди, які знаходяться в документі і повідомляють текстовому процесору, що в даному місці слід помістити відповідну інформацію.
21. Наявність операції попереднього перегляду документів перед друком - командою.
22. Print Preview (Предварительный просмотр). Завдяки даній операції користувач має можливість побачити на екрані дисплею вигляд, який буде мати документ на принтері після друку.
23. Можливість працювати із структурою документу, що значно полегшує роботу із великими документами, які мають багато рівнів вкладеності (розділів та підрозділів). Особливо зручно працювати із структурою при створенні змісту до документу. В режимі структури документу, як правило, основний текст не виводиться, а виводяться лише заголовки та підзаголовки частин, розділів, підрозділів і т.д. При цьому досить легко прослідкувати ієрархію структури заголовків документу та поміняти їх рівні або порядок слідування.
24. Можливість об'єднання декількох більш простих документів в один складний, хоча при цьому всі вони залишаються в своїх окремих файлах. Причому, один з них буде головним документом, а інші, зв'язані з, ним - піддокументами. При відкритті головного документу, користувач працює лише з ним, а піддокументи залишаються закритими. Так продовжується до тих пір. поки він не звернеться до позиції в головному документі, з якою зв'язаний піддокумент, після чого він також відкривається. Ця структура значно економить ресурси ПК, що особливо відчутно для великих і складних документів. Зручно також нею користуватись, коли над одним документом працюють декілька користувачів, кожен з яких створює окремий його розділ (окремий файл). Після чого можна об'єднати їх в складний документ без копіювання інформації в один файл.
25. Використання популярних у Windows 98 підпрограм майстрів (Wizard), які дозволяють легко, виконуючи покрокові дії, створювати досить складні документи (об'єкти в документах).
26. Можливість створення і форматування таблиць досить великої складності. Засоби створення та форматування таблиць у Word дозволяють досить швидко і зручно створювати таблиці як безпосередньо, так і використовуючи готові шаблони та можливості майстра створення таблиць. Крім цього у Word є широкі можливості форматування (в тому числі і автоформатування) та редагування таблиць.
27. Здатність створювати та форматувати документ по колонках.
28. Можливість створення буквиці. Буквиця (Drop Cap) - це збільшена і окремо відформатована перша літера абзацу (сторінки, документу).
29. Наявність зручної підпрограми Microsoft Equation для створення багаторівневих математичних (фізичних. хімічних і т.д.) формул.
30. Можливість створення художнього тексту та текстових спецефектів завдяки вбудованій підпрограмі Microsoft WordArt. Дана підпрограма дозволяє створювати художній текст будь-якої форми, кольору, за певною траєкторією та з використанням для цього різних спецефектів (тіней, обтікання, прозорості і тд.).
31. Робота з діловою графікою. У Word є вбудована підпрограма Microsoft Graph для побудови за табличними даними графіків та діаграм (в тому числі тримірних).
32. Широкі можливості для роботи з ілюстративною графікою, тобто вбудовування в текст документу растрових або векторних малюнків для надання йому ілюстративності та більш привабливого вигляду. Word дозволяє за допомогою спеціальної команди поміщати в текст документу файли малюнків багатьох популярних форматів. Крім цього їх можна вставлювати в документ через буфер обміну даними. Потрібно також відмітити, що у Microsoft Office, а отже і у Word, є власна бібліотека векторних малюнків Clip Art Gallery.
33. Наявність вбудованого векторного графічного редактора Drawing для створення геометричних об'єктів та нескладних малюнків безпосередньо в текстовому процесорі Microsoft Word.
34. Розміщення більшості об'єктів у фреймах. Фрейм (Frame) або кадр - це відокремлений від основного тексту, автономний блок документу, який можна вільно (незалежно від основного тексту) переміщати по документу за допомогою миші. Фрейми можна абсолютно позиціонувати, тобто точно розміщати в потрібне місце аркуша. Після того. як кадр розміщено у відповідному місці, можна встановити спосіб його обтікання або необтікання основним текстом. Використання фреймів дозволяє покращити зовнішній вигляд документу.
35. Наявність вбудованого модуля відлагодження програм, що створені мовою програмування Visual Basic. Це дозволяє створювати і використовувати при роботі з документами макроси. Макрос (Macro) -невелика програма, яка дозволяє автоматично виконувати певні дії та послідовність команд без втручання користувача. Це дозволяє значно автоматизувати роботу користувача над документом. У Word для створення макросу не потрібно створювати текст програми, оскільки він створюється автоматично. Користувачу досить ввімкнути режим запису макросу і виконати всі дії, що повинні записуватись в макрос. Далі потрібно натиснути командну кнопку для зупинки запису. Всі операції (команди), що виконував користувач протягом цього часу будуть переведені в команди мови Visual Basic і записані в макрос. Після виклику потрібного макросу всі записані в нього дії будуть виконуватись автоматично.
36. Здатність імпорту і експорту документу в популярні текстові формати, що використовуються текстовими редакторами і процесорами інших фірм (наприклад. Word Perfect). Ця можливість особливо корисна при переносі документів Word на платформу Macintosh.
37. Можливість розміщати в документі формату Word 97 гіперпосилання на інші документи або на web-вузли Internet. Крім цього документ Word можна перетворювати в формат HTML і з допомогою відповідної підпрограми майстра створювати з них Web-сторінки.
38. Можливість створення поштових та факсових повідомлень, поштових конвертів, службових записок та інших спеціалізованих документів. При цьому створене повідомлення електронної пошти автоматично переправляється в програму Microsoft Outlook для відправки адресату.
39. Гнучкість налаштування інтерфейсу програми. Користувач в залежності від своїх вимог може налаштувати вміст пунктів головного та піктографічного меню та розмістити їх в довільному місці вікна.
-2- Захист документа
Існує кілька можливостей обмеження змін у документі:
· Призначити документу пароль, що запобігає відкриттю документа користувачем, що не має відповідних повноважень.
· Призначити документу пароль, що забороняє запис, тобто дозволяє іншим користувачам відкривати документ тільки для читання. Якщо хто-небудь відкриє призначений тільки для читання документ і внесе в нього зміни, зберегти цей файл він зможе тільки під іншим ім'ям.
· Рекомендувати іншим користувачам працювати з документом як з файлом, призначеним тільки для читання. Якщо хто-небудь відкриває цей документ як файл, призначений тільки для читання, і вносить у нього зміни, зберегти цей файл він зможе тільки під іншим ім'ям. Якщо ж він відкриває документ як звичайний файл і вносить у нього зміни, файл може бути збережений під колишнім ім'ям.
· Призначити документу, призначеному для розсилання, пароль, що забороняє внесення будь-яких змін, крім приміток і записаних виправлень.
· Документу, що містить форми, можна призначити пароль, що забороняє зміну окремих розділів документа.
ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ № 29
Дата добавления: 2018-10-27; просмотров: 241; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!