Сущность и значение двойной записи на счетах 9 страница

Свободные листы (ведомости)отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги и имеют больший фор­мат. Хранят их в особых папках-регистраторах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную черни­лами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь

64

несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись про­изводят при использовании вычислительной техники. Записи в учет­ных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясны­ми, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первич­ном документе делают соответствующую отметку для облегчения пос­ледующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые за­писи синтетических и аналитических регистров обязательно сверя­ются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтер­ской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группиру­ют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

4.2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется кор­ректурным способом, способом дополнительных проводок и спосо­бом «красное сторно».

Корректурный способприменяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного спо­соба состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркива­ние производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть за­черкнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка до­пущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах - подписями лиц, подписавших доку­мент; в учетных регистрах - подписью лица, производящего исправ­ление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце стра­ницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана пра­вильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и пре­уменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгал­терскую проводку.

Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40000 руб., а оши­бочно записали 10000 руб., то на разность между этими суммами - 30000 руб. (40000 - 10000) нужно составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное

3 - 8455 Кондраков                                                                                       65

сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале оши­бочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записыва­ется красными чернилами также в соответствующие учетные регис­тры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательны­ми числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чер­нилами. Исправление ошибочных записей способом «красное стор­но» покажем на следующем примере.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40000 руб.

Ошибочно была составлена проводка:

1) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 50 «Касса»                                                   } 40000 руб.

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нуж­но не счет расчетов по оплате труда, а счет подотчетных лиц).

Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красны­ми чернилами и записывают ее в учетные регистры.

1а) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50 «Касса»                                                       } 40000руб.      

После этого составляют правильную проводку:

16) Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса»                                              } 40000руб.

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

 

66

  

 

 

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но пре­увеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки состав­ляют вторую сторнировочную проводку на разность между преуве­личенной и правильной суммами операции.

Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных дан­ных по отдельным счетам.

4.3. Формы бухгалтерского учета

Форма учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность свя­зи между документами и регистрами, а также между самими регист­рами и способ записи в них, т.е. использование тех или иных тех­нических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с ус­тановленным порядком и способом записи в них.

В настоящее время в организациях наиболее распространены мемо­риально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рис. 4.1.

При мемориально-ордерной формеучета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических сче­тов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последо­вательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, широким использованием стандартных форм аналитических регистров, счетных машин, копировального способа регистрации. Кроме того, эта форма учета позволяет легко разделять учетную ра­боту между квалифицированными и менее квалифицированными ра­ботниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы учета:

· трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дуб­лированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, реги­страционном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

· отрыв и частое отставание аналитического учета от синтетичес­кого, его громоздкость;

 

67

• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат по­казателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной де­ятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить вы­борку и группировку данных текущего учета. В настоящее время ме­мориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно неболь­ших организациях.

Первичные и сводные документы

   Мемориальные ордера

 

Регистрационный журнал   Главная книга   Регистры аналитического учета ±

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

————>запись --------> сварка записи
Рис. 4.1. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

• применение для учета хозяйственных операций журналов-орде­ров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналити­ческого учета;

• объединение в журналах-ордерах систематической записи с хро­нологической;

• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разре­зе показателей, необходимых для контроля и составления отчет­ности;

• сокращение количества записей благодаря рациональному пост­роению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большо­го формата, содержащие значительное количество реквизитов. Откры­ваются они на месяц на отдельный синтетический счет или на груп­пу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера име-

68

ют различную форму. Ниже приведена форма журнала-ордера № 1 по счету 50 «Касса».

ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 1 ПО СЧЕТУ 50 «КАССА»

		С кредита счета 50 в дебет счетов
					70
№ строки	Дата	10 «Мате-	26 «Общехозяй­ственные	51 «Расчет­ные	«Расчеты с персо­налом по	И т.д.	Итого
		риалы»	расходы»	счета»	оплате
					труда»
1	20.01				10000		10000

Запись в журналы-ордера производят ежедневно - либо непосред­ственно с первичных документов, либо со вспомогательных ведомо­стей, которые служат для накапливания и группировки данных, со­держащихся в первичных документах. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном жур­нале.

Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Кас­са» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дубли­рование оборотов по корреспондирующим счетам.

Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сум­му кредитового оборота счета, операции которого учитываются в дан­ном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондиру­ющего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с ана­литическим (например, по счетам «Расчеты по краткосрочным креди­там и займам», «Прибыли и убытки» и др.), причем расположение дан­ных аналитического учета обеспечивает получение необходимых пока­зателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятель­ный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по Учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематичес­кая запись в журналах является одновременно и хронологической за-

69

писью. Необходимость ведения специальных хронологических реги­стров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемори­альные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосред­ственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по жур­налу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в кото­рых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей формы.

ГЛАВНАЯ КНИГА

ПРИ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА Счет «Касса» _____________ (наименование счета)

 

 

Месяц	Обороты по дебету с кредита счетов					Оборот по кредиту	Сальдо
	51 «Расчет­ные счета»	№	№	И т.д.	Итого по дебету		Дебет	Кредит
На 01.01.200_г. Январь и т.д.					10000	10000	1000 1000

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствую­щего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следу­ющего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчиты­вают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо дол жны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рис.4.2.

70

Первичные и сводные документы

 

Кассовая книга

Журналы-ордера    

Накопительые и груплировочные ведомости

 

                                                             Регистры

             Главная книга           аналитического учета

 

 

Бухгалтерский баланс и другие отчетные формы

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

————> запись ----------> сварка записи
Рис. 4.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитичес­кого учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, обо­ротной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомо­стей по аналитическим счетам).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, об­легчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентирован­ных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автома­тизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна следующая последо­вательность обработки информации: машинный носитель информа­ции - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 4.3.

В настоящее время организации оснащены многофункциональны­ми проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных Учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машин­ных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволя­ет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.                                                              71

Хозяйственные операции       

 

 

 

 

 

	Первичные документы П		Устройства регистрации информации
	1
Устройства ручного переноса данных на машинные носители		]	1
	*

База постоянных и переменных данных
       Отчетные и справочные машинограммы и видеограммы

 

Рис. 4.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение про­изводительности труда учетных работников, освобождение их от выпол­нения простых технических функций и предоставление большей возмож­ности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они предусматри­вают использование одних и тех же носителей информации.

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено ис­пользовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и ведо­мости учета соответствующих объектов (основных средств, производ­ственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистра­ми аналитического учета.

Книга учета фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итого­вым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйствен­ных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ве­дутся, используются для составления баланса и других форм бухгал­терской отчетности.

Запись в учетные регистры производят на основании должным об­разом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с поло­жением о документах и документообороте) на второй день после совер­шения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

---

Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 194; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!