Требования компании к возможностям работы системы
Основная цель системы комплексной автоматизации – создать мощный и достаточно универсальный инструмент, который руководитель мог бы использовать непосредственно в процессе анализа деятельности предприятия и принятия управленческих решений. Очевидно, что у руководителей и рядовых сотрудников любого торгового предприятия существуют общие требования к любой системе автоматизации работы торгового предприятия и ведения управленческой отчетности, поэтому прежде чем сформулировать требования конкретной организации к возможностям работы программы «1С:Предприятие» сформируем ориентировочные требования к КИС, далее рассмотрим схему и особенности работы компании, под которую производится адаптация системы 1С. В заключение, учитывая индивидуальные особенности данной компании, наполним общие требования конкретным содержанием.
Как показывает практика, при разработке требований к системе особое внимание целесообразно уделить следующим:
Функциональные требования. Здесь необходимо отразить задачи системы по автоматизации координации взаимодействия служб предприятия, автоматизации процессов, обеспечивающих выполнение основной деятельности и обеспечения информационной поддержки для принятия руководством управленческих решений. Простейший пример: если система предполагает вместо заполнения документов авторучкой просто формирование их вручную на экране компьютера без дальнейшей взаимосвязанной обработки, вряд ли она принесет пользу.
|
|
|
Отражение специфики бизнеса. Попросту говоря, система должна не мешать, а помогать работать персоналу предприятия. Внедрение системы не должно повлечь за собой необходимости выполнения сотрудниками дополнительных, не свойственных их профессиональным обязанностям операций.
Возможности адаптации. Здесь имеется ввиду гибкость настройки программного обеспечения системы под специфику бизнеса конкретного предприятия.
Простота перехода на новую систему. Здесь можно отразить такие требования, как удобство использования, квалификация персонала, легкая обучаемость, привычность используемой терминологии и интерфейсов пользователя программных средств.
Комплексность. Здесь следует остановиться на двух аспектах. С одной стороны, нужно учитывать степень охвата системой направлений деятельности, характерных для предприятия. Программное обеспечение интегрированной системы должно охватывать все аспекты бизнеса и чем полнее это делается, тем лучше. С другой стороны, масштаб приобретаемой интегрированной системы должен соответствовать масштабу актуальных для предприятия задач.
|
|
|
Возможность получения полной связной разносторонней отчетности. Эта группа требований может определять как заранее заданные состав и виды стандартных отчетов, формируемых системой, так и возможность формирования различных видов отчетной информации по запросам потребителей. В последнем случае содержание и форма отчета выбираются системой в зависимости от характеристик, указанных в запросе.
Преемственность данных из старых систем. Если на предприятии уже функционируют автоматизированные системы, здесь следует определить, будут ли они использоваться после внедрения новой системы. Если будут, то нужно указать, какие данные из этих систем должны использоваться новой системой, и наоборот. Если старые системы использоваться не будут, нужно указать, следует ли единовременно ввести данные из старых систем в новую для обеспечения преемственности.
Получение отчетности в стандартных редакторах. Вряд ли сотрудников устроит ситуация, когда автоматизированная система позволяет только распечатать отчетную информацию, да еще и только в одном, жестко определенном виде. В этом случае при формировании комплексных отчетов сотрудникам придется выполнять работу по перепечатке вручную данных из различных документов. Поэтому стоит учитывать наличие в системе возможности выдавать отчетные данные в форматах распространенных текстовых редакторов (например, Microsoft Word) и (или) электронных таблиц (например, Microsoft Excel).
|
|
|
Эргономичность интерфейса. Современные средства разработки программного обеспечения позволяют реализовать самые изощренные варианты интерфейса пользователя, в том числе и настолько вычурные, что разобраться в них не сможет и сам разработчик через полгода после сдачи системы. Однако в системе по возможности должны применяться стандартизованные средства интерфейса пользователя, соответствующие характеру выполняемых человеком операций.
Минимизация персонала. Здесь могут быть сформулированы требования по сокращению числа сотрудников, занятых выполнением определенных видов деятельности, после внедрения автоматизированной системы.
Возможности удаленного доступа. В этой группе могут быть приведены требования, определяющие работу с удаленными филиалами (складами), а также возможность удаленного доступа сотрудников к системе. Например, ряд современных систем обеспечивает возможность доступа с использованием Интернета. В этом случае сотрудник или руководитель предприятия, находящийся, скажем, в командировке, может работать с системой практически так же, как он работал бы с ней, находясь в своем офисе.
|
|
|
Безопасность. Здесь можно отразить две группы требований. Первая будет определять особенности защиты информации в системе от разрушения при сбоях и отказах оборудования (резервное копирование и т.п.), а вторая – особенности защиты информации от несанкционированного доступа с целью злоупотреблений или деструктивных воздействий (разграничение прав доступа к информации и др.).
Использование специализированного оборудования. Если особенности бизнеса организации предполагают применение кассовых аппаратов, сканеров штрих-кодов или другого специализированного оборудования, здесь учитывается поддержка такого оборудования и ориентировочное количество используемых устройств каждого типа.
Бюджет и сроки внедрения системы. Здесь следует указать ориентировочную сумму, которой по тем или иным причинам ограничиваются затраты на создание автоматизированной системы управления, а также предполагаемые сроки выполнения работ.
Следует, вероятно, еще раз подчеркнуть, что здесь дана только канва для определения требований к системе в целом. Перечисленные выше общие группы требований должны быть не просто продекларированы, а наполнены конкретным количественным или качественным содержанием. Только при этом условии данные требования могут послужить одной из реальных основ выбора адаптируемой интегрированной системы и организации процесса ее внедрения. Кроме того, в каждом конкретном случае может быть изменено ранжирование приведенных выше групп требований.
Процесс определения требований к КИС в целом может носить итеративный характер. Ряд первоначально сформулированных требований может быть некоторым образом изменен.
Следует отметить, что процесс автоматизации можно разделить на два основных этапа – выбор конкретной интегрируемой системы из имеющихся на рынке и собственно процесс адаптации и внедрения системы. Эти этапы тесно взаимосвязаны. Здесь важно иметь ввиду, что полная стоимость комплексной автоматизации складывается из стоимости этих этапов. При этом стоимость второго этапа может в несколько раз превышать стоимость приобретения модулей системы.
Чтобы выбрать систему, позволяющую эффективно решить задачи автоматизации управления бизнесом, необходимо не только иметь представление о рынке систем, но и знать реальные особенности и потребности компании. Для того, чтобы сформулировать требования компании к возможностям системы, необходимо сначала описать саму компанию, структуру ее работы, информацию, находящуюся в системе и доступную для анализа. После этапа формализации системы работы компании мы вернемся к общим требованиям к КИС, и перечислим конкретные цели, которые должно преследовать внедрение системы.
Структура работы компании.
В данной работе рассматривается деятельность предприятия оптово-розничной торговли имеющее своей целью снабжение сетевых и розничных магазинов, а также розничных и мелкооптовых рынков продуктами питания. Так как в основе работы любого предприятия лежит принцип разделения труда, т.е. каждый отдел (сотрудник) должен выполнять операции, список которых определен его служебными обязанностями, то будем рассматривать работу компании с точки зрения работы различных отделов и описания их взаимодействия между собой, точнее той информации, которой должны обмениваться различные подразделения для обеспечения нормального рабочего процесса.
Целесообразно выделить в компании 4 отдела:
отдел продаж
склад и доставка
отдел закупок
менеджмент и бухгалтерия
Однако в данной работе достаточно рассмотреть деятельность только двух отделов: отдела продаж и отдела закупок, так как все произведенные доработки программы основаны на анализе деятельности этих отделов, и в наибольшей степени будут оказывать влияние на их работу.
Отдел продаж.
Отдел продаж отвечает за прием заказов от клиентов, выписку расходных документов и их обработку, ценообразование и за остальную текущую работу, связанную с клиентами, которая не имеет прямого отношения к дипломной работе.
При рассмотрении работы отдела продаж необходимо осветить следующие аспекты работы:
Порядок приема и обработки заказа.
Товаропроводящие пути и их особенности.
Особенности ценообразования и сложившуюся систему расчета цен.
Порядок приема и обработки заказа.
Перечислим этапы которые проходит попадающий в систему заказ и рассмотрим каждый из них подробнее, кроме этого, необходимо понять, какая информация проходит через отдел и какая часть этой информации остается в системе.
Составление заказа торговым представителем.
Передача заказа в офис.
Ввод заказа в систему 1С.
Кредит-контроль.
Простановка и контроль цен, расчет скидок.
Передача накладной на склад.
Сборка (комплектация) накладной на складе.
Корректировка расходной накладной с учетом проделанных изменений на складе.
Формирование на основании полученной накладной пакета товарно-транспортных документов и передача в отдел доставки.
Рассмотрим каждый из этих пунктов подробнее:
Составление заказа торговым представителем. Составление заказа происходит при встрече ТП и клиента в ходе которой и формируется заявка на товар на бумажном носителе (бланке заказа), исходя из таких факторов, как остаток продукции у клиента, цена. предлагаемая нашей компанией и конкурентами, реклама, группа товаров по которым работает покупатель, и многие другие. В заказе указываются название контрагента, перечень заказываемых позиций (номенклатурных единиц) с указанием необходимого количества, расходные цены и дата поставки товара покупателю, но не ранее, чем на следующий день после заказа. Сам процесс составления заказа, особенности спроса на товар для различных групп контрагентов и результирующий объем заказа попозиционно являются исходными данными для прогнозирования товарного спроса, поэтому их корректный учет и правильный анализ критически важны для построения адекватного алгоритма прогнозирования, что составляет пп 1.4 и 1.5 данной дипломной работы и подробнее проблемы, связанные с учетом и анализом объема заказа будут рассмотрены далее.
Передача заказа в офис. Название этого этапа говорит само за себя и подразумевает физическое перемещение бланка заказа от ТП в офис, стоит только отметить, что заказ, в зависимости от даты поставки может быть передан в офис как в день составления, так и позже.
Ввод заказа в систему 1С. Оператор на основании бланка заказа формирует в системе «1С:Предприятие» расходную накладную (документ “Реализация: Купля-Продажа”) на дату, контрагента и по условиям, указанным в бланке заказа. В этом документе перечислены позиции, заказываемые клиентом, в оговоренном количестве. На данном этапе расходная накладная представляет собой копию бланка заказа, но введенного в систему.
Кредит-контроль. производится проверка выполнения клиентом договорных обязательств, таких как:
Наличие неоплаченных поставок
Превышение лимита кредитования, в случае работы на условиях отсрочки
Превышение срока оплаты поставки, в случае работы на условиях отсрочки
Другие факторы, индивидуальные для ряда клиентов.
Все входные данные для контроля присутствуют в системе, так как в 1С ведется отслеживание поставок и оплат, и для каждого контрагента присвоен договор, в котором оговорены условия работы.
Простановка и контроль цен, расчет скидок. Особенностью и существенным недостатком работы компании является ведение учета входных цен, политики ценообразования в электронных таблицах MS Excel. В начале деятельности компании это было оправдано, так как количество номенклатурных единиц не превышало пятидесяти, количество отгруженных накладных за день десяти. Учитывая то, что работа шла всего с несколькими товарными группами, каждой из которых соответствовал определенный поставщик и низкий объем реализации, закупка товара осуществлялась редко, следовательно отсутствовала высокая динамика изменений входных цен и условий поставки. Это давало возможность анализировать входные цены по факту поставки без значительных затрат ресурсов. Продажи осуществлялись по одному товаропроводящему пути – розничным магазинам, что приводило к упрощению системы ценообразования, фактически наценка на товар не менялась со временем, и была одинакова для всех номенклатурных единиц внутри одной товарной группы.
Но с ростом компании количество номенклатурных единиц превысило несколько тысяч, число отгрузок в день возросло до нескольких сотен, при этом работа ведется с десятками поставщиков и на складе ежедневно приходуется товар от нескольких поставщиков. Продажи осуществляются по различным товаропроводящим путям, а именно:
розничные магазины
розничные рынки
мелкооптовые рынки
сетевые магазины
магазины самообслуживания
ключевые клиенты
с индивидуальным составом номенклатурных групп для каждой группы клиентов и различной политикой ценообразования, т.е. наценка на одну и ту же позицию различна различается для разных товаропроводящих путей, и более того - может быть различна для разных клиентов внутри одной группы.
Фактически для каждого товара существуют от 3-5 до 10-15 различных отпускных цен и входная стоимость, но так как вся работа с ценами ведется в электронных таблицах, в 1С расходные цены на товар отсутствуют, кроме базовой розничной цены, в силу этого операторы вынуждены по нескольку часов в день тратить время на простановку цен в расходную накладную в 1С из электронных таблиц MS-Excel. Кажется, что нет ничего сложного в отслеживании входящих цен в 1С, но на практике возникает проблема переноса всех данных из таблиц в 1С, а это около 12’000 значений цен, а главное проблемы отслеживания приходных цен и пересчета расходных по причине высокой интенсивности приходов товара на склад и примитивности стандартных средств ценообразования в системе 1С.
Кроме простановки цен существует еще одно действие, которое возможно автоматизировать – это расчет и расстановка скидок, зависящих от общей суммы накладной, и, опять же, индивидуальных для различных групп клиентов.
Передача накладной на склад. Не требует комментариев – осуществляется физическая передача накладной на склад для сборки заказа.
Сборка накладной на складе. На этом этапе складскими сотрудниками производится сборка заказа т.е его физическая комплектация присутствующим на складе товаром, при этом возможно внесение изменений в накладную, например в случае отсутствия, нехватки товара на складе, либо по другим причинам, например ошибка при выписке или ошибка складских сотрудников.
Корректировка расходной накладной с учетом проделанных изменений на складе. Производятся изменения расходной накладной в системе 1С при наличии изменений, проделанных на складе. То есть в документе «Реализация: купля-продажа» уменьшают количество товара по данной номенклатурной единице в случае нехватки товара, либо удаляют позицию в случае ее отсутствия. затем документ перезаписывают. Необходимо отметить, что в системе не остается первоначального заказа клиента, кроме случаев отсутствия изменений при сборке товара. Поэтому при попытке проведения любого анализа продаж или движения товара в 1С система будет оперировать только данными о фактически проданном объеме товара, с невозможностью восстановить информацию об объеме заказов.
Формирование на основании полученной накладной пакета товарно-транспортных документов и передача в отдел доставки. Фактически не требует комментариев, из системы на основании расходной накладной печатается пакет документов, в который входит товарно-транспортная накладная, счет-фактура, товарная накладная и сертификационное письмо, после чего документы передаются в отдел доставки и товар с документами уходят клиенту.
Товаропроводящие пути и их особенности.
Распространение товара производятся по 4 основным направлениям:
розничные магазины
розничные рынки
оптовые рынки
ключевые клиенты (магазины самообслуживания, сетевые магазины)
Причины выделения различных товаропроводящих путей – объем выборки товара, требования к входным ценам и ассортимент продукции по которому ведется работа.
Оптовые рынки и ключевые клиенты требуют более низких входных цен, чем розничные магазины и рынки, следовательно, этим клиентам имеет смысл предлагать те группы товара, по которым компания может предоставить значительные скидки, это, в свою очередь возможно только в том случае, если закупки данного товара происходят напрямую у производителя, либо у эксклюзивного представителя производителя. Описываемая компания не имеет таких выходов по всей представляемой продукции, в частности, из-за широты ассортимента, поэтому не может обеспечить проходных цен по части ассортимента для рыночных, оптовых и ключевых клиентов. В силу этого принадлежность клиента к какой – либо из перечисленных групп определяет не только величину наценки, но и ассортиментную политику.
В 1С принадлежность определенного клиента заданной группе определяется свойством контрагента – «регион».
Особенности ценообразования и система расчета цен.
Из описания структуры работы отдела продаж видно, что перечень продукции и ценовая политика зависят от принадлежности клиента к определенной группе (в системе 1С таким признаком выступает регион). В процессе работы и после формирования постоянной клиентской базы компания пришла к системе ценообразования и работы с клиентами используя прайс-листы.
Прайс-листы формируются и хранятся в электронных таблицах MS Excel. Структурно прайс-лист представляет собой набор товарных групп по которым ведется работа с данным клиентом, либо группой клиентов, с перечислением номенклатуры внутри группы и отпускными ценами на каждую номенклатурную позицию. При этом наценка на разный товар одной группы как правило не различается и составляет некий коэффициент. Расчет цены реализации производится путем умножения базовой (стабилизированной входной) цены на величину наценки, о формировании базовых цен будет сказано ниже.
Изначально был образован розничный прайс, его особенностью является то, что он включает в себя весь перечень номенклатуры, с которым работает компания. Прайс ориентирован на розничные магазины, некоторые рынки, новых клиентов и клиентов, выбирающих небольшие объемы продукции. В розничном прайсе самые высокие отпускные цены.
По мере развития компании были сформированы другие прайс-листы, такие, как: мелкооптовый, крупнооптовый, индивидуальные прайс-листы ключевых клиентов. В настоящее время активно используются около 20 различных прайс-листов.
Стоит также отметить, что в зависимости от объема заказа компания предоставляет скидки от цен прайс-листа, согласно определенной шкале, различной для различных прайсов.
Прайс-лист совмещен с бланком заказа и ежедневно для торговых представителей распечатывается несколько десятков прайс-листов.
В системе 1С:Предприятие имеются штатные средства расчета цен, но варианты ценообразования весьма ограничены. Для товара могут быть заданы цена закупки и фиксированные цены продажи (розничная, мелкооптовая, оптовая). Прайс-лист только один. Он используется исключительно для удобства выбора товаров при формировании документов, как способ ограничения номенклатуры товаров. При этом цены продажи рассчитываются из цены закупки умножением на некий коэффициент. Цены закупки берется из приходных накладных, а объем товара на который распространяется данная цена рассчитывается исходя учета партий товара.
Такой подход к определению цен при высокой интенсивности приходов неприменим в силу частых, но незначительных колебаний приходных цен на товар. Это приводит к потере стабильности в расходных прайс-листах и ежедневному «плаванью» цен реализации. Данная проблема расчета цен, и ограниченность типов цен в 1С стала решающей для компании при переходе к учету входных цен, ведению политики ценообразования и формированию прайс-листов в электронных таблицах MS Excel, что в конечном итоге привело к перегрузке сотрудников рутинной работой по переносу приходных цен из 1С в Excel, а расходных из Excel в 1С.
В Excel проблема колебания расходных цен решена путем введения буферной цены, названной базовой, эта цена на 2-3% выше приходной, и расходные цены на товар формируются на основании базовой. Базовая цена пересчитывается только в случае значительных изменений входной цены, а такие случаи довольно редки и обычно обусловлены изменением цены производителя.
Кроме перечисленных недостатков стоит отметить возможную потерю прибыли при принятой системе работы в связи ошибками операторов.
Отдел закупок.
Отдел закупок отвечает за всю работу с поставщиками, исключая поиск новых поставщиков и заключение договоров.
В обязанности отдела входит:
планирование поставок товара на склад
составление заказов
размещение заказов у поставщика
контроль выполнения заказа
отслеживание входных цен
В описании данного отдела с точки зрения формирования требований компании к представлению данных в 1С необходимо отметить то, что каждая товарная группа или несколько товарных групп строго соответствуют одному поставщику.
Подробнее описание планирования прихода товара на склад, особенности работы с поставщиками, и порядка составления заказа будет дано в части дипломной работы, посвященной составлению программы по прогнозированию товарного спроса и составлению заказов поставщикам.
Требования компании к возможностям работы системы.
В начале стоит отметить, что модификация представления данных в 1С имеет своей целью отказ от работы и хранения информации в двух программах – 1С и Excel и переход компании к работе только в системе «1С: Предприятие».
Выделим основные проблемы текущего представления данных в 1С:
отсутствие системы стабилизации цен реализации
ограничение на количество цен реализации
возможность формирования единственного прайс-листа
списочная форма печати прайс-листа, не соответствующая нормам компании, отсутствие печатной формы бланка заказа
отсутствие понятия «товарной группы», списочная форма справочника номенклатуры
необходимость устанавливать наценки на каждый товар для каждого типа цен в индивидуальном порядке
отсутствие информации в системе об объеме заказанной продукции
работа с одним и тем же составом номенклатуры, независимо от принадлежности клиента к определенной группе
ручная простановка цен в документы
На основании вышесказанного сформулируем требования компании к возможностям работы системы.
Система «1С: Предприятие» должна:
содержать представление номенклатуры в виде множества прайс-листов, прайс-листы должны иметь свободную структуру, определяемую пользователем
иметь формы печати прайс-листов, соответствующие нормам, принятым в компании
иметь инструментарий работы с прайс-листами
иметь систему расчета цен, стабилизирующую цену реализации при малых изменениях входной цены
отслеживать изменения цен поставки
автоматически проставлять цены в расходные накладные в зависимости от контрагента, на которого выписана накладная
содержать данные о первоначальном заказе клиентов и о фактически отгруженном объеме
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 372; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!