Настройка пользовательского представления. Правила автоформатирования
Настроить пользовательское представление – означает побудить Outlook показывать вам задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.
Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два слова и пять кнопок. Два волшебных слова – «Пользовательское представление» и «Пользовательское поле». О пяти кнопках – чуть позже.
Пользовательское представление – это некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д.
Поскольку для Outlook вы – пользователь, то и настроенное вами представление называется «пользовательским», в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.
Возможность увидеть наши приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом – это как раз пример пользовательского представления. Давайте разберемся, как его настроить таким образом, чтобы вам было удобно им пользоваться.
1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» в панели задач (стрелка 1, как показано на рис. 8.7).
2. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление» (стрелка 2, как показано на рис. 8.7).
Мы вошли в то место, где можно менять текущее представление панели задач (рис. 8.8).
Здесь находятся те самые пять кнопок, которые нам потребуются для эффективного управления Outlook. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.
|
|
|
Автоформат
1. Выберите в меню пункт «Автоформат» (рис. 8.9, стрелка 1). Появится меню «Автоматическое форматирование». Вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила – «завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым», «просроченные задачи – красным» и т. п. К стандартным мы можем добавлять свои, пользовательские.
2. Нажмите в списке правил кнопку «Добавить» (рис. 8.9, стрелка 2). В списке правил появится новое правило (рис. 8.9, стрелка 3), изначально называющееся «Без имени». Назовите это правило «Приоритет» (просто впишите название правила вместо слов «Без имени»).
3. Каждое правило состоит из двух компонентов: условие и шрифт (рис. 8.9, стрелка 4). Условие – это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным и т. п.).
4. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать для вас приоритетные задачи. На рис. 8.10 для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т. е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета.
|
|
|
5. Закройте окно выбора шрифта, нажав «ОК». Теперь нажмите кнопку «Условие» (рис. 8.9, стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook, какие именно задачи вы хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки «Условие» появится меню, изображенное на рис. 8.11.
6. В этом меню выберите вкладку «Дополнительно», на ней кнопку «Поле», в появившемся меню – пункт «Все поля задачи», в нем – подпункт «Важность». Выглядит это так, как показано на рис. 8.12.
7. Установите значение поля «Важность», при котором Outlook будет раскрашивать соответствующую задачу красным.
В нашем случае это «Важность – равно – высокая» (рис. 8.13, стрелка 1).
Нажмите кнопку «Добавить к списку» (рис. 8.13, стрелка 2) и «ОК» (рис. 8.13, стрелка 3), потом опять «ОК» в меню «Автоматическое форматирование» и «ОК» в меню «Настройка представления».
8. Теперь откройте одну из ваших задач на «Панели задач» и установите параметр «важность – высокая» (рис. 8.14, стрелка 1). Нажмите «Сохранить и закрыть» (рис. 8.14, стрелка 2).
Если все в шагах 1–8 сделано правильно, выделенная вами как «важная» задача в списке задач выделится вашим красивым шрифтом (рис. 8.15).
|
|
|
Удобная группировка задач
Чем больше у вас задач, тем труднее в них ориентироваться. Чтобы вспоминать о нужных задачах в нужное время, необходимо их материализовывать, разгружать от них голову и перекладывать решение этой проблемы в Outlook.
Обязательно создавайте на «Панели задач» отдельную задачу на каждое ваше дело или поручение и просматривайте список минимум раз в день. Ваши коллеги и подчиненные быстро привыкнут к тому, что вы никогда ничего не забываете.
Как только количество задач перевалит за 15–20, они перестанут помещаться на панели задач и в них станет трудно ориентироваться. По данным психологов, внимание человека эффективно контролирует не более 7±2 предметов одновременно.
Появляется естественная необходимость сгруппировать, собрать близкие по смыслу задачи вместе. В Outlook для этого предусмотрено специальное понятие – категория.
При создании задачи вы можете не только назначить ей срок и важность, но и присвоить некую категорию, т. е. отнести к определенной смысловой группе. Как это делается технически, обсудим чуть позже, сейчас важно понять управленческий смысл такого действия.
|
|
|
Например, многие из задач Остапа Бендера очевидным образом группируются в категорию «Проект раскулачивания тов. Корейко», или короче – «Корейко». Сгруппируем все задачи, относящиеся к этому проекту, в отдельную категорию, как показано на рис. 8.16.
Вспомните, говоря о планировании, мы выделяли жесткое время – «хронос» и гибкое – «кайрос». Например, задача «Выяснить точные размеры состояния Корейко» не привязана к конкретному жесткому моменту времени, «хроносу», но привязана к проекту «Корейко». При наступлении таких «кайросов», как «Планирование работы по проекту Корейко» или «Встреча с любым человеком, причастным к махинациям Корейко», можно открыть на панели задач категорию «1_КОРЕЙКО» и увидеть все задачи, привязанные к этому проекту.
Типичные «кайросы», с которыми имеет дело любой менеджер, – это люди, проекты, места, обстоятельства. В работе Остапа Бендера мы сразу можем заметить еще один «кайрос». После того как будет выяснено место работы тов. Корейко, имеет смысл завести категорию «Геркулес» и заносить в нее все задачи, которые удобно выполнить в момент нахождения в этом учреждении.
При этом, что очень удобно, одна задача может быть «видна» из разных категорий.
Задача «Будучи в “Геркулесе”, не забыть купить в буфете бутерброд с красной икрой» должна быть видна только из категории «1_ГЕРКУЛЕС». А вот задачу «Допросить бухгалтера Берлагу» хочется видеть и при планировании работ по проекту «Корейко», и придя в «Геркулес». При создании этой задачи мы присвоим ей сразу две категории – и «1_КОРЕЙКО», и «1_ГЕРКУЛЕС».
Придя в «Геркулес», мы откроем категорию «1_ГЕРКУЛЕС» и увидим все задачи, связанные с этим учреждением. А вот категорию «1_КОРЕЙКО» и задачи без категорий открывать не будем, чтобы они нам не мешали. Выглядеть это будет так (рис. 8.17).
Обратите внимание, что на рисунке названия категорий начаты с единицы. Смысл в этом следующий: Outlook, группируя задачи по категориям, располагает последние в алфавитном порядке, по названию. Когда у нас будет несколько категорий, мы разобьем их на смысловые группы. «Кайросовые» категории, которые мы сейчас завели, будут всегда начинаться с единицы, а другие виды категорий – с других цифр.
Возможность создавать категории – одна из особенностей Outlook, приносящих очень большую пользу. Ни в каком бумажном ежедневнике вы не сможете увидеть задачи, привязанные к определенному сроку, да еще и сгруппированные по смыслу, причем по разным признакам – по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, адаптированного под специфику именно вашей деятельности.
С тайм‑менеджерским аспектом категорий мы ознакомились. Теперь освоим технику работы с ними.
Создание категорий
Давайте создадим вашу первую категорию. Если затрудняетесь в выборе, советую начать с таких: «1_ШЕФ» либо «1_ПОДЧИНЕННЫЕ». Скорее всего, именно в этих категориях у вас будет достаточно много задач.
Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку «Категории», находящуюся в нижней части окна создания задачи. Нажмите на нее (рис. 8.18, стрелка 1), и перед вами появится окно «Категории». В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но его ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.
Для этого в окно «Элемент принадлежит следующим категориям» (рис. 8.18, стрелка 2) впишите название категории «1_ШЕФ» (вместо «1_КОРЕЙКО»). Далее нажмите кнопку «Добавить» (рис. 8.18, стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (рис. 8.18, стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.
Нажмите «Сохранить и закрыть» в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку «Категории» (рис. 8.18, стрелка 1). В появившемся окне «Категории» в списке категорий на первом месте будет ваша – «1_ШЕФ». Теперь достаточно поставить в ней галочку (рис. 8.18, стрелка 4) и нажать «ОК» (рис. 8.18, стрелка 5). Нажимайте «Сохранить и закрыть». Второй вашей задаче тоже присвоена категория «1_ШЕФ».
Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 637; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!