Направления дальнейших исследований
Теме внедрения корпоративного тайм‑менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы»[54], первое издание которой вышло в 2003 г. Поскольку это направление тайм‑менеджмента появилось совсем недавно, оно, естественно, дает исследователю массу интересных возможностей.
Одно из ключевых направлений корпоративного тайм‑менеджмента – оценка его экономической эффективности в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), его экономия напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа работы этого специалиста для клиента.
1. Отделы продаж. При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличении – на непосредственное общение с потенциальными клиентами можно прогнозировать практически прямо пропорциональный рост объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и ее сравнение со схожими параметрами работы аналогичной компании как одного из ключевых факторов конкурентоспособности.
|
|
|
2. Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через политику цен и скидок, а также посредством ее сравнения с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.
3. Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть осуществлена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность сотрудников, а также меньшее количество стрессов и «переработок» повышают их лояльность, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда).
Отдельного исследования заслуживает тайм‑менеджмент в работе топ‑менеджеров и ключевых специалистов. Здесь возможна двоякая оценка.
1. Непосредственная оценка стоимости сэкономленного времени через размер компенсации топ‑менеджера.
2. Оценка скорости продвижения ключевых проектов через установление связи между увеличением еженедельного бюджета времени, которое топ‑менеджер может уделять руководимому им проекту, и снижением сроков его реализации. Скорость осуществления проектов, направленных на развитие компании (внедрение новых систем управления, запуск новых продуктов и т. п.), как правило, допустимо напрямую либо косвенно связывать с финансовыми показателями ее работы.
|
|
|
Обозначенные задачи, состоящие в оценке экономической эффективности внедрения корпоративного тайм‑менеджмента, являются одним из приоритетных направлений развития российской школы тайм‑менеджмента. Их решение будет существенным вкладом как в развитие этой научной дисциплины, так и в практику управленческого консультирования и, соответственно, в повышение эффективности и конкурентоспособности российских предприятий.
Основные выводы
Корпоративный тайм‑менеджмент объединяет два подхода – личный тайм‑менеджмент и корпоративную организацию труда. Задачей внедрения тайм‑менеджмента в этом случае становится ответ на вопрос: «Как повысить управляемость компании и ее сотрудников, не потеряв при этом преимуществ, которые дают свобода и инициатива людей?» Решение достигается за счет использования всей совокупности технологий и методов, начиная от обучения сотрудников, ТМ‑диагностики и аттестации до внедрения корпоративных стандартов и разработки действенных инструментов их эффективного использования.
|
|
|
Контрольные вопросы
1. Перечислите факторы, определяющие необходимость внедрения корпоративного тайм‑менеджмента.
2. Назовите ключевое отличие менеджмента от тайм‑менеджмента. Как вы считаете, что первично в организации: менеджмент или тайм‑менеджмент?
3. Раскройте содержание этапов внедрения корпоративного тайм‑менеджмента.
4. Какие меры закрепления техник планирования времени могут разрабатываться в компании? В чем их суть? Приведите примеры.
5. Чем регламенты отличаются от договоренностей?
6. Что такое «вещи», инструменты в системе ТМ‑стандартов?
7. Каковы основные направления исследований в области корпоративного тайм‑менеджмента?
Практические задания
Задание 1.
1. Прочитайте «Правила уважения ко времени». Чем они являются – договоренностями или регламентом? Ответ обоснуйте.
Правила уважения ко времени
Мы договорились ценить время друг друга. Это невосполнимый капитал, из которого «сделана наша жизнь». Мы придерживаемся простых правил:
|
|
|
1. Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени лишишься денег.
2. Телефоном – срочное, остальное – почтой.
3. Все, что можешь, делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения.
4. Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет».
5. Отправляя e‑mail, обязательно укажи актуальную тему письма и его важность.
6. Перед тем как дернуть коллегу, подумай. Запиши вопросы и задай их сразу.
7. Опоздание – зло. Но если уж опаздываешь – предупреди.
8. Готовься к планерке заранее. Приноси мысли на бумаге.
9. Получив от коллеги информацию (регламент, презентацию) – прочитай ее и храни. Второго раза не будет.
10. Активное внимание твоего слушателя длится 1,5 минуты. Практикуй краткость. Она – сестра таланта.
11. В любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не завышай их, как цену на базаре.
12. Критикуешь – предлагай свой вариант решения. Без него критика не принимается.
13. Приходи редко. Проси мало. Уходи быстро.
2. Выберите три любых правила из списка. Запишите их. Приведите для каждого из них по одному примеру, как можно превратить эти правила в «вещи», реально работающие инструменты ТМ.
Задание 2. Представьте, что вам поручено рассказать о преимуществах внедрения технологий тайм‑менеджмента в корпоративную культуру сотрудникам некой организации. Ваша задача – заинтересовать людей в использовании инструментов и техники тайм‑менеджмента в своей работе. Составьте и запишите небольшое (пятиминутное) выступление (от первого лица) о достоинствах и преимуществах применения технологий тайм‑менеджмента в условиях организации. Опишите те выгоды, которые могут получить люди от внедрения основ тайм‑менеджмента в свою практическую деятельность.
Задание 3. Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Сергея Медведева «Как я мотивирую подчиненных при внедрении ТМ».[55] Обсудите статью в студенческой группе. Какие приемы использовал автор, чтобы увлечь подчиненных идеей ТМ? Как бы вы построили свое выступление в аналогичной ситуации?
Подготовьте небольшое (пяти– или десятиминутное) устное выступление для своих сокурсников.
…Итак, утренняя планерка ровно в 9.00. – Уважаемые коллеги, список приоритетных задач на сегодня следующий: как всегда, очередная закупка материалов, также примите к сведению приказ о полной инвентаризации производственного объекта и… кстати, а как у вас со временем? Никто не обронил ни слова. – Со временем, говорю, как? – Вечером, что ли? – хмуро произнес менеджер. – Вечером в том числе. – Ну, как всегда, доползти домой, поесть чего‑нибудь и телевизор посмотреть. – А есть ли у вас мечта? – продолжил я. – При чем тут мечта? – удивилась секретарь. – Я, может, на Сейшелы хочу слетать, но на это ни времени, ни денег нет, и не предвидится. – Это осуществимо, – невозмутимо продолжил я. – Как я понял, у вас есть время и мечта. Надо стыковать. Я уделю вам немного времени, как бы инвестирую его в вас, чтобы вы не только более эффективно работали каждый на своей должности, но и нашли свободный временнόй ресурс у себя в течение дня. Ничего не спрашивайте, пока не поймете сути. С этими словами я нарисовал на настенной магнитно‑маркерной доске большой круг и разделил его на четыре части. – Вот вам ваш жизненный «пирог» (рис. 7.3).
Объясняю: средняя жизнь россиянина – 60 лет. Вот на круге (который для удобства поделен на четыре сегмента по 15 лет) два сегмента закрашено. Что это значит? Это значит, что каждый из присутствующих в среднем «тридцатник» уже прошел. – Я посмотрел на людей – настороженная заинтересованность. – Еще восемь часов (треть дня или треть оставшегося времени), т. е. 10 лет, уйдет на здоровый сон, причем чем старше мы будем, тем больше времени придется тратить на восстановление сил, не говоря уже о болезнях из‑за нашего неправильного образа жизни. Что мы имеем в остатке? 20 лет? Или 8760 дней, или 175 200 часов. – И все? – спросила секретарь. – Ну, быть может, я утрирую, кто‑то больше, кто‑то меньше, но уж точно не миллион часов. Время нельзя вернуть! – Это клетка, нам из нее не вырваться, – с горечью в голосе сказала секретарша, и на глаза ее навернулись слезы (а может, показалось). – Все просто. Что нужно для вашей мечты? Сейшелы – 4000 доларов, перелет и прочие расходы. Допустим, шесть… Запомните, что самое главное – четкая постановка целей. Есть у меня такое жизненное кредо: «Если человек чего‑то очень хочет – обязательно добьется, а не добьется – знать, плохо хотел!» Ставьте реальные, но чуть большие цели для осуществления своей мечты, тогда к маленьким целям всегда придете. Чем лучше вы себя узнаете, тем лучше будет результат, так как точка отсчета находится внутри нас. В первую очередь надо измениться самому. И не нужно со всех ног ломиться к своей цели, идти по головам. Мечта не сбудется завтра. Помните, что, посеяв весной семена, мы не получим урожай завтра, надо ухаживать за посевами, удобрять и поливать растения, тогда осенью мы получим богатый урожай. В тайм‑менеджменте – тоже! Готовьтесь меняться! Вот и разберем сейчас пример с Сейшелами, ведь, чтобы рационально распределить свое время, надо использовать категории и законы тайм‑менеджмента. – Что нам с этого, повышение зарплаты? – спросил вечно недовольный инженер. – Методика тайм‑менеджмента позволит работать без авралов, т. е. беречь свои нервные клетки и раньше наконец сдать объект. Кроме того, все в этом мире не вечно, объем знаний удваивается каждые четыре года, специальности перестают котироваться, предприятия открываются и закрываются, а вы все – нормальные работники. Сейчас любая уважающая себя контора берет на работу специалистов со знанием планирования и тайм‑менеджмента, и будь вы хоть трижды ас, предпочтение отдадут кандидату с более развитыми вышеперечисленными навыками. – А научиться этому сложно? – Не сложнее, чем ручкой писать на бумаге. К примеру, мы все ведем органайзеры, в календарях перекидных планы записываем какие‑то, но каждый у себя! А откуда мы узнаем, что за планы у другого, а знать надо бы. Вот – доска, смотрите, вот – должности, вот – время – пока хотя бы так. Синий маркер – мероприятие, которое никак нельзя пропустить (встать – шеф идет), зеленый цвет – мероприятия, которые можно и чуть подвинуть во времени, «бюджетируемые». Так что теперь на память и бумажки надеяться не стоит. Вечером планерка – записываем перечень задач на ближайшую перспективу, а утром уже знаем, что, где и когда. Обязательно время оставлять после каждого мероприятия, хотя бы по 30–40 минут, мало ли, вдруг аврал какой, или шеф, но не после работы. А вообще, процентов 40 рабочего дня должно быть выделено под резерв. – Интересно. – Если это получится, на следующей неделе еще приемы тайм‑менеджерские покажу. – А как же Сейшелы? – спросила с надеждой в голосе секретарь. – Очень просто. Сейчас вы сколько получаете? 500 долларов? Распишем вашу мечту точно по SMART (конкретно, измеримо, достижимо, реалистично и в «привязке» ко времени). На жизнь в месяц вам нужно баксов триста? Если да, то двести долларов надо откладывать 30 месяцев, а доллар очень неустойчив. Решения: в свободное время наметить программу личного развития – получение сертификатов, прохождение тренингов. Глядишь – шеф повысит зарплату. Можно и подрабатывать, хотя бы банальным набором текста. Пути нахождения свободного времени я покажу. Еще можно вкладывать эквивалент ваших отложенных денег в рублях в ПИФы. За год 60 % прибыли набегает в среднем. Поэтому реально и за полтора года себе на нормальный отдых заработать. Когда человек знает, чего стоит вещь в денежном эквиваленте и во временнόм, то он четко видит свою цель (необходимо учиться измерять и просчитывать). Теперь дело за вами! Итак, коллеги, завтра начинаем жить по‑новому (хотя бы попытаемся)? – Ну да, конечно, – пробурчал инженер, улыбаясь сквозь усы. На этой оптимистичной ноте я и закончил свое выступление по мотивации сотрудников при внедрении тайм‑менеджмента, и надеюсь, что мне удалось заронить семена в их сознание (хоть бы проросли, поливать будем). Все выступление заняло 40 минут, но пользы оно принесет неизмеримо больше.
Глава 8
Компьютеризация тайм‑менеджмента
В современном мире менеджмент невозможен без компьютеризации. Любая управленческая технология – менеджмент качества, проектный менеджмент, оптимизация бизнес‑процессов – находит свое воплощение в тех или иных IT‑решениях.
Тайм‑менеджмент – не исключение. Наиболее распространенной в корпоративной среде программой, позволяющей эффективно управлять временем и задачами, является Outlook. В большинстве российских компаний она используется только для управления электронной почтой, хотя во многих корпорациях служит корпоративным стандартом при организации дел (задач), встреч и контактов.
Гибкое и жесткое планирование в MS Outlook
Есть расхожий стереотип, состоящий в том, что управление временем – это планирование, причем жесткое. Например: «В восемь утра – подвиг, в девять – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногих задач. Как правило, к ним относятся только встречи, презентации, семинары и тому подобные мероприятия, о которых заранее известно, когда они начнутся.
Остальные задачи, как правило, имеют более гибкий характер – время их выполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, но важно делать это грамотно.
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разные «сущности».
• Встреча, создаваемая в разделе «Календарь» и имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, например «Пятница, 15.00».
• Задача, создаваемая в разделе «Задачи» и имеющая лишь «Срок исполнения», т. е. дату, до которой ее необходимо выполнить.
Встречи дают удобный обзор жесткой, связанной с линейным временем («хроносом») части вашего плана дня или недели.
Задачи – обзор всех гибких, привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1), как показано на рис. 8.1.
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам через панель задач в «Календаре» (рис. 8.2).
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа).
Таким образом, на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в «Календаре» слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи.
Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».
Кликнув два раза мышью на этой надписи, вы создадите задачу.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 2445; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!