Как заверить для налогового органа бумажные копии документов
С 1 июля 2018 г. вместо ГОСТ Р 6.30-2003 действует ГОСТ Р 7.0.97-2016. См. п. 1 Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. Данные изменения будут учтены в материале при его актуализации.
Если вы представляете истребованные документы на бумажном носителе в виде копий, необходимо учитывать следующее.
Вопрос о том, как заверить копии документов, представляемых в налоговые органы, в Налоговом кодексе РФ подробно не регламентируется. Положениями п. 2 ст. 93 НК РФ установлено правило, согласно которому недопустимо требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.
Отдельные вопросы по заверению представляемых в налоговые органы копий документов рассмотрены в официальных разъяснениях, например в Письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341). В нем финансовое ведомство опиралось в том числе на п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Исходя из положений этого пункта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" <1> на копии следует проставить заверительную надпись "Верно", должность и личную подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату заверения.
|
|
|
--------------------------------
<1> О составе реквизита "Подпись" см. п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Если документ многостраничный, заверять каждый лист его копии необязательно. Вместо этого можно изготовить копию такого документа, прошитую и заверенную в целом на оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) получившейся подшивки. Государственные органы против этого способа заверения не возражают (см. Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341).
Отметим, что в Налоговом кодексе РФ закреплено правило, согласно которому листы документов, представляемых на бумажном носителе, нумеруются и прошиваются в соответствии с требованиями, утверждаемыми ФНС России (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506). Документ об утверждении таких требований ФНС России пока не приняла. Полагаем, что ввиду его отсутствия при прошивке документов можно ориентироваться на официальные разъяснения по соответствующему вопросу, которые были изданы до введения рассматриваемой нормы.
|
|
|
Так, до ее появления Минфин России и ФНС России в Письмах дали пояснения о том, что необходимо учитывать при прошивке копии многостраничного документа (Письма Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341)). Перечислим, на что они обратили внимание:
- прошивка должна обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д.;
- подшивка (пачка) не должна разрушаться (расшиваться) при изучении копии документа;
- необходимо обеспечить возможность свободного копирования каждого листа подшивки (пачки) современной копировальной техникой;
- все листы подшивки (пачки) следует последовательно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке).
В одном из упомянутых Писем сделана оговорка относительно определения общего количества листов в подшивке (пачке) без учета отдельного листа, на котором выполнена заверительная надпись. Из этого Письма также следует, что помимо заверительной надписи на оборотной стороне последнего листа либо на отдельном листе подшивки (пачки) должна содержаться надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _______ листов" (количество листов указывается словами).
|
|
|
Примечание
Заметим, что наличие печати для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью не является обязательным ( п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ).
Добавим также, что подробные рекомендации по формированию сшивов документов (копий документов), представляемых в налоговый орган на бумажном носителе, приведены в Письме Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 (направлено для сведения и использования в работе Письмом ФНС России от 05.11.2015 N ЕД-4-2/19237). В частности, в данном Письме Минфина России указано, что такой сшив не должен быть объемом более 150 листов. Сшивы документов (копий документов) необходимо представлять в налоговый орган с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов в каждом сшиве.
В указанном Письме Минфин России применительно к требованиям п. 2 ст. 93 НК РФ о представлении в налоговые органы на бумажном носителе заверенных проверяемым лицом копий документов, ссылаясь на пп. 14, 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), разъясняет, что является заверенной копией документа. А именно копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридическая значимость документа - это его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Полагаем, что из приведенных разъяснений можно сделать вывод: копия каждого документа, входящая в сшив, должна быть заверена. Однако, поскольку в данном Письме Минфина России об этом прямо не сказано, могут возникнуть сомнения, считает ли финансовое ведомство необходимым при формировании сшива отдельно заверять копию каждого документа. Такие сомнения могут быть усилены и тем, что в том же Письме прямо говорится только о необходимости заверения самого сшива в целом (на оборотной стороне последнего листа).
|
|
|
На основании изложенного рекомендуем заверять копию каждого документа, входящую в сшив. Тем более что ранее Минфин России (Письмо от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849) указывал на необходимость заверения копии каждого документа, ссылаясь, в частности, на буквальное толкование п. 2 ст. 93 НК РФ, а также на нормы обозначенного ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). В данном Письме также уточнено, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрена подача в налоговый орган подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа.
Таким образом, чтобы избежать возможных претензий со стороны налогового органа, рекомендуем заверять копию каждого документа, входящую в сшив, и сам сшив в целом.
В заключение отметим, что судебная практика по вопросу отдельного заверения копии каждого документа, находящегося в подшивке, противоречива.
Правоприменительную практику по вопросу о том, вправе ли проверяемое лицо заверить прошитую пачку копий документов, а не каждую копию в отдельности, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по части первой Налогового кодекса РФ.
См. дополнительно:
- можно ли компенсировать расходы на копирование документов.
ПРАВО НАЛОГОВОГО ИНСПЕКТОРА
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 265; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!