ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 7 страница
· Гриф ограничения доступа (при необходимости);
· наименование самостоятельного структурного подразделения, при необходимости структурного подразделения, подразделения;
· наименование вида документа (докладная или служебная записка);
· дата;
· адресат;
· краткое содержание (при необходимости);
· текст;
· подпись.
На имя Руководства Компании представляется докладная записка. При переписке между вице-президентами, между самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) – служебная записка. Ведение официальной внутренней переписки не допускает нарушения субординации и направления служебных записок за подписью руководителей структурных подразделений (подразделений) в адрес руководителей самостоятельных структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений должны систематически анализировать состояние внутренней переписки, осуществлять мероприятия по сокращению излишнего документооборота, не допускать внутренней переписки внутри одного подразделения.
Докладные (служебные) записки подлежат обязательному согласованию с самостоятельными структурными подразделениями, интересы которых затрагиваются в докладной записке, при необходимости докладные (служебные) записки могут быть также согласованы Руководством Компании.
При подготовке самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) служебных записок в виде запросов о предоставлении информации и (или) документов, адресованных другим самостоятельным структурным подразделениям структурным подразделениям (подразделениям), в обязательном порядке должна учитываться компетенция самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), определенная утвержденными в установленном в Компании порядке положениями о самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) и правовыми актами Компании, в том числе компетенция самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) – автора запроса и компетенция самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) – адресата запроса.
|
|
|
Требования к оформлению докладной (служебной) записки, содержащей сведения К, КТ, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению входящих/исходящих документов К, КТ, за исключением их согласования с УИБ.
Докладные (служебные) записки регистрируются в СЭД автоматически после подписания.
6.4.9 Объяснительные записки
Объяснительная записка – это документ, адресованный Руководству Компании или руководителю самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), в котором работник Компании объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты:
|
|
|
· Гриф ограничения доступа (при необходимости);
· наименование должности;
· фамилия, имя, отчество работника;
· наименование вида документа;
· краткое содержание;
· текст;
· подпись;
· дата.
7 Организация документооборота Компании
Движение документов в Компании с момента их создания или получения до завершения исполнения и (или) отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними
в Компании, регламентируются Уставом Компании, настоящей Инструкцией, распределением обязанностей между Президентом, первым вице-президентом, вице-президентами, положениями о самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях), должностными инструкциями работников Компании.
|
|
|
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
– прохождение документа должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
– каждое перемещение документа должно быть оправданным, следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
– все документы, созданные в Компании, должны проходить обязательное согласование с руководителями самостоятельных структурных подразделений и лицами, которым даются поручения или чьи интересы затронуты в тексте документа.
– в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие.
7.1 Порядок получения, регистрации, доклада и рассмотрения входящих документов
7.1.1 Прием, обработка и распределение поступающих документов
Доставка документов в Компанию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, с использованием СЭД, электронной почты, а также курьерскими службами и нарочным, а также в Компанию поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы.
Корреспонденция, направляемая в адрес Компании от Минэнерго России, ежедневно до 12:00, кроме выходных и праздничных дней, принимается работником ОКД в экспедиции Минэнерго России и доставляется в Компанию для доклада Руководству Компании.
|
|
|
Письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, поступающая в адрес Компании через почтовое отделение, к которому прикреплена Компания, ежедневно до 12:00 по рабочим дням принимается работником ОКД в указанном почтовом отделении.
С использованием СЭД поступают документы от ОСТ, подключенных к СЭД (в том числе через МВО).
7.1.1.1 Прием входящих документов, поступающих в рабочее время
Документы, поступившие в Компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в ОКД.
Документы, адресованные Руководству Компании, но полученные непосредственно работниками самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), должны быть сданы на регистрацию в ОКД. При наличии расхождений между датой, указанной на документе, и датой доставки документа в ОКД, работник, доставивший документ, обязан сделать соответствующую запись на оборотной стороне листа документа о дате доставки в ОКД с указанием своей должности, фамилии и подписи.
Прием документов от организаций и физических лиц (граждан) осуществляется через почтовый ящик, установленный в административном здании Компании, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Полянка, д. 57, выемка почты производится работниками ОКД ежечасно в течение рабочего дня, последняя выемка осуществляется с понедельника по четверг в 17:00, а в пятницу в 15:45.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», а также получаемых из банков, адресованных Президенту, первому вице-президенту, вице-президентам, заместителям вице-президентов, руководителям самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) – в этом случае следует руководствоваться Порядком получения корреспонденции, доставляемой для передачи Руководству Компании, не подлежащей учету в отделе контроля и делопроизводства протокольно-организационного управления департамента управления делами, утвержденным 09.11.2015), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, а при вскрытии пакета – наличие в нем документа, включая приложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю по акту (в соответствии с приложением Р).
При повреждениях, недостаче документов или приложений к ним работником ОКД делаются соответствующие отметки на документе, составляется соответствующий акт, с которым документ возвращается отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима в качестве доказательства даты отправки и получения документа.
Сканируются в СЭД, сохраняются и прилагаются конверты к письмам органов судебной системы и прокуратуры, а также к письмам, полученным от граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Посылки и бандероли, адресованные Руководству Компании, получают работники ОКД в почтовом отделении на основании извещения и доверенности.
Посылки и бандероли, адресованные персонально работнику или руководителю самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) Компании, получают в почтовом отделении работники соответствующего самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения).
Документы ДСП, поступающие в СО Компании, а также относящиеся к направлениям деятельности СО, учитываются во внутренних учетных формах СО. В иных случаях документы ДСП учитываются в ОКД, с регистрацией в СЭД. Документы или приложения ДСП передаются для доклада Руководству Компании и исполнителям на бумажном носителе под подпись в регистрационной карточке, распечатанной из СЭД, при этом скан-образы указанных документов в СЭД не размещаются.
Срочная корреспонденция передается на регистрацию незамедлительно, обработка и передача остальной корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
7.1.1.2 Прием документов, доставляемых Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации во внерабочее время, выходные и праздничные дни
Корреспонденция, доставляемая в Компанию Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации с понедельника по четверг после 20:00, в пятницу после 19:00, в субботние дни после 15:00, а также в воскресные и праздничные дни, принимается работниками департамента диспетчеризации потоков нефти и нефтепродуктов Компании.
Корреспонденция, доставляемая в Компанию Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, полученная в ночь с пятницы на субботу, передается работником департамента диспетчеризации потоков нефти и нефтепродуктов в субботу в 09:00 референту Президента Компании.
Прием корреспонденции, доставляемой в Компанию Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, в субботу с 09:00 до 15:00 осуществляет референт Президента.
Корреспонденция, доставляемая в Компанию Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, без особых отметок и с отметкой «СРОЧНО», полученная в другие дни недели во внерабочее время, передается работником департамента диспетчеризации потоков нефти и нефтепродуктов в ОКД в 09:00 на следующий рабочий день для регистрации и передачи документа на рассмотрение Руководству Компании, которому адресован документ.
При получении конвертов с отметками «ВЕСЬМА СРОЧНО» и «ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО» работник департамента диспетчеризации потоков нефти и нефтепродуктов сообщает об их поступлении референту Президента. Референт информирует Президента Компании по телефону. При необходимости корреспонденция доставляется Президенту дежурным водителем. В праздничные дни работник департамента диспетчеризации потоков нефти и нефтепродуктов информирует ответственного дежурного по Компании в соответствии с утвержденным графиком дежурств руководящего состава.
В первый рабочий день референт Президента (первого вице-президента или секретарь вице-президента) передает документ в ОКД для регистрации, перенесения резолюций и доведения их до исполнителей с использованием СЭД или иными способами, если исполнителем является руководитель ОСТ, не подключенной к СЭД.
7.1.2 Регистрация документов, поступивших в адрес Компании
Регистрация входящих документов – это фиксация факта получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и внесения данных о документе в регистрационную карточку в СЭД.
Централизованной регистрации в СЭД работниками ОКД подлежат письма, телеграммы, телетайпограммы, поступившие в адрес Руководства Компании, а также письма, телеграммы и телетайпограммы на транспортировку нефти и нефтепродуктов по системе нефтепроводов Компании.
Входящие документы, адресованные непосредственно на имя руководителей самостоятельных структурных подразделений структурных подразделений (подразделений) или в самостоятельное структурное подразделение структурное подразделение (подразделение), подлежат регистрации в СЭД лицами, ответственными за делопроизводство в самостоятельных структурных подразделениях Компании.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Входящие документы, поступившие до 18:00 с понедельника по четверг или
до 16:45 в пятницу или предпраздничные дни регистрируются в день поступления, документы, поступившие после указанного времени, регистрируются на следующий рабочий день, за исключением обращений граждан. При передаче зарегистрированного документа из одного самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) в другое повторная регистрация не требуется.
Регистрации не подлежит корреспонденция, указанная в «Перечне документов, не подлежащих регистрации» (в соответствии с приложением С). Не подлежат регистрации документы, поступившие в Компанию без подписи корреспондента.
При первичной обработке и предварительном рассмотрении входящего документа работниками ОКД проверяется:
– правильность адресования документа;
– соответствие номера документа номеру, указанному на конверте (пакете), в реестре, описи, накладной и т.д.;
– комплектность и целостность документа и приложений к нему.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним или получении поврежденных (нечитаемых) документов, а также при получении из российских организаций и органов законодательной и исполнительной власти копий указов, постановлений, решений, приказов и т.п., не воспроизводящих подписи подлинника, или подлинность текста которых не заверена печатью канцелярии указанных учреждений, работником ОКД в течение трех рабочих дней составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. При этом работник ОКД информирует отправителя документа о недостаче документа или получении его в поврежденном (нечитаемом) виде для выяснения причин. На указанном документе работником ОКД или работником самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), получившим документ, делается соответствующая отметка, заверенная подписью.
Примеры
| Документ получен без приложения на ___ л. |
1
| Документ получен в поврежденном виде |
2
В случае получения по СЭД писем из ОСТ, в регистрационной карточке которых на вкладке «Документ» отсутствуют упомянутые в тексте письма приложения, содержащих в поле «Примечание» информации о направлении оригиналов приложений на бумажном носителе, а также указании способа отправки «заказная почта», «нарочным» или «экспресс-почта» (помимо способа отправки «СЭД»), работники ОКД регистрируют такие письма после получения оригиналов приложений с приложением копии письма из СЭД. В случае если оригиналы приложений не поступили в Компанию в течение недели после получения по СЭД от ОСТ задачи на регистрацию письма, работники ОКД отказывают в регистрации такого письма.
В случае получения от отправителя подтверждения о замене (досылке) документов (или их отдельных листов) акт в его адрес не направляется.
Ошибочно поступившие в Компанию документы не принимаются и возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности. Конверты (пакеты) с пометкой «Лично» обрабатываются в соответствии с Порядком получения корреспонденции, адресованной Руководству Компании, не подлежащей учету в отделе контроля и делопроизводства протокольно-организационного управления департамента управления делами, утвержденным 09.11.2015.
Регистрация документов с пометкой «Лично» производится после их возвращения с доклада.
В целях регистрации входящих документов работник ОКД или лицо, ответственное за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении, обеспечивает:
– сканирование входящих документов (обязательному сканированию подлежит только входящий документ, приложение к нему не сканируется в случае, когда является книгой, брошюрой, фотографическим материалом, скреплено внутри по смысловым частям, прошито и скреплено печатью или имеет объем более 150 листов);
– заполнение регистрационной карточки входящего документа;
– проверку на наличие дубля документа в СЭД по исходящему номеру поступившего документа.
В случае, когда поступивший документ дублирует зарегистрированный ранее, являясь его копией, регистрация не производится.
В случае, когда поступивший документ дублирует зарегистрированный ранее документ, поступивший по каналам факсимильной или электронной связи, работник ОКД или ответственный за делопроизводство в самостоятельном структурном подразделении переносит на подлинный документ штрих-код или регистрационный штамп с ранее присвоенным номером, сверку идентичности указанного документа с ранее зарегистрированным осуществляет ответственный исполнитель по документу. В случае если указанные документы идентичны, подлинник остается в деле согласно утвержденной номенклатуре дел, а копия документа уничтожается);
– проставление регистрационного штрих-кода СЭД или штампа (на лицевой стороне входящего документа), который содержит регистрационный номер, дату регистрации.
Регистрационный номер входящего документа К, КТ, ДСП дополняется буквенным индексом – «-КТ», «-К» или «-ДСП» соответственно (при этом в карточке документа в СЭД необходимо выбрать соответствующий гриф конфиденциальности).
Входящие документы, поступившие в ОКД на регистрацию до 18:00 текущего рабочего дня с понедельника по четверг или до 16:45 в пятницу или предпраздничные дни, регистрируются текущей датой. Входящие документы, поступившие в ОКД после 18:00 текущего рабочего дня с понедельника по четверг или после 16:45 в пятницу или предпраздничные дни, регистрируются на следующий рабочий день.
Документы регистрируются в СЭД с заполнением следующих обязательных реквизитов карточки: вид документа, корреспондент, исходящая дата, исходящий номер, количество листов и листов приложения, содержание, адресат, способ доставки. В СЭД дата регистрации и входящий (регистрационный) номер документу присваивается автоматически после регистрации. После рассмотрения входящего документа адресат выдает резолюцию в СЭД с указанием ответственного исполнителя и соисполнителей.
Подлинники входящих документов на бумажных носителях, поступающие из органов государственной власти, а также обращения граждан, перечисленные в номенклатуре дел Руководства Компании «01», после регистрации в СЭД подшиваются в соответствующие дела ОКД, остальные документы, поступающие на бумажных носителях, перечисленные в номенклатуре дел Руководства Компании «01», подшиваются в дела референтами и секретарями Руководства Компании.
Письменное обращение гражданина подлежит регистрации в течение трех рабочих дней с момента поступления в Компанию работником ОКД и обязательному рассмотрению Руководством Компании.
Ответ на обращение гражданина, поступившее в Компанию в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполнитель по указанному документу безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее чем в течение 30 дней со дня получения обращения) готовит проект ответа на обращение члена Федерального Собрания Российской Федерации с представлением запрашиваемых документов или сведений.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 281; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!