ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 3 страница
3.65 подразделение:Подразделение, входящее в состав департамента (управления) и не имеющее подчиненных подразделений.
3.66 постоянное хранение документов:Вечное хранение документов без права их уничтожения.
3.67 приказ:Организационно-распорядительный документ, издаваемый Президентом ПАО «Транснефть» в целях регулирования деятельности организации.
3.68 проект документа:Документ, проходящий процедуру разработки, согласования (визирования) в ПАО «Транснефть» до его подписания или утверждения Руководством ПАО «Транснефть».
3.69 протокол:Распорядительный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения.
3.70 распоряжение:Организационно-распорядительный документ, издаваемый Руководством ПАО «Транснефть» в целях разрешения оперативных вопросов.
3.71 регистрационная карточка документа:Метаданные, используемые для учета, поиска и контроля документа в информационных системах ПАО «Транснефть;
3.72 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
3.73 регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
3.74 резолюция: Реквизит, содержащий указания по исполнению документа.
3.75 реквизит документа:Элемент оформления документа.
3.76 Руководство Компании:Лица, уполномоченные совершать действия по управлению основными направлениями деятельности ПАО «Транснефть» в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, выданными им доверенностями, должностными инструкциями, иными нормативными документами. К Руководству Компании относятся Президент, первый вице-президент, вице-президенты.
|
|
|
3.77 самостоятельное структурное подразделение:Подразделение, напрямую подчиненное Руководству ПАО «Транснефть».
3.78 служебная записка:Информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между вице-президентами, самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) Компании.
3.79 служебный документ:Документ, используемый в текущей деятельности организации.
3.80 срок хранения документа:Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
3.81 структурное подразделение:Подразделение, входящее в состав департамента (управления) и включающее в себя отделы (службы).
3.82 телеграмма (телетайпограмма):Краткое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.
3.83 телефонограмма: Документ, выделяемый в отдельную категорию в связи с особым способом передачи информации (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
|
|
|
3.84 уничтожение документов:Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.85 упорядочение архивных документов:Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
3.86 учет: Внесение данных о зарегистрированном в Компании документе, включая факт его передачи, в регистрационно-учетную форму без присвоения документу нового регистрационного номера.
3.87 формирование дела:Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
3.88 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
3.89 экспертиза ценности документов:Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора для передачи на архивное хранение.
|
|
|
3.90 юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
4 Обозначения и сокращения
В настоящем документе применены следующие обозначения и сокращения:
ДБ – Департамент безопасности ПАО «Транснефть»;
ДИТ – Департамент информационных технологий ПАО «Транснефть»;
ДМН – До минования надобности;
ДСП – Пометка ограничения доступа к документу, сведениям, составляющим служебную тайну – «Для служебного пользования»;
ДУД – Департамент управления делами ПАО «Транснефть»;
КИС – Корпоративная информационная система ПАО «Транснефть»;
Компания – ПАО «Транснефть»;
КТ – Коммерческая тайна,
К – Конфиденциально;
МВО – Модуль взаимодействия и обмена системы электронного документооборота;
МНИ – Машинный носитель информации;
НД – Нормативный документ;
ОКД – Отдел контроля и делопроизводства протокольно-организационного управления департамента управления делами ПАО «Транснефть»;
ООПКП – Отдел обучения и повышения квалификации персонала департамента управления персоналом ПАО «Транснефть»;
ОСР – Отдел социального развития департамента управления персоналом ПАО «Транснефть»;
ОСТ – Организации (ия) системы «Транснефть» (во множественном или единственном числе в зависимости от контекста);
|
|
|
ОТИЗ – Отдел организации труда и заработной платы департамента управления персоналом ПАО «Транснефть»;
ПД – Правовой департамент ПАО «Транснефть»;
ПОУ – Протокольно-организационное управление департамента управления делами ПАО «Транснефть»;
РГАЭ – Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив экономики»;
РК – Регистрационная карточка;
СЕАЦ – Служба по обеспечению работы единого архивного центра протокольно организационного управления департамента управления делами ПАО «Транснефть»;
СО – Специальный отдел;
СЭД – Система электронного документооборота ПАО «Транснефть»;
УИБ – Управление информационной безопасности ПАО «Транснефть»;
ЦЭК – Центральная экспертная комиссия ПАО «Транснефть»;
ЭК – Экспертная комиссия самостоятельного структурного подразделения
ПАО «Транснефть»;
ЭПК – Экспертно-проверочная комиссия.
5 Основные положения
5.1 Организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства, в том числе конфиденциального, и документооборота в Компании и ОСТ, контроля исполнения документов и поручений Руководства Компании в установленные сроки, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании с учетом требований настоящей Инструкции возлагаются на ОКД.
5.2 При организации работы с документами К, КТ, работники Компании должны руководствоваться требованиями ОР-03.100.00-КТН-061-15.
5.3 Порядок отнесения сведений к категории «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», обращения со сведениями, составляющими коммерческую тайну Компании, иными конфиденциальными сведениями, установления или снятия ограничений на распространение таких сведений, допуска работников Компании к конфиденциальным документам устанавливается ОР-03.100.00-КТН-061-15 и ОР-35.240.00-КТН-117-16.
5.4 В соответствии с ОР-03.100.00-КТН-061-15 и руководствуясь
ОР-35.240.00-КТН-117-16 исполнитель документа и/или лицо, подписавшее или утвердившее документ, при создании документа определяют:
- степень конфиденциальности сведений, содержащихся в документе и в приложениях к документу при их наличии;
- необходимость проставления на документах, создаваемых и распространяемых как в электронном виде, так и на материальных носителях, грифа ограничения доступа к документу «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально»;
- необходимость вывода (печати, записи) документа на бумажные и машинные материальные носители;
- количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью;
- список рассылки документа.
5.5 Внутренние, входящие, исходящие, организационно-распорядительные (приказы и распоряжения по основной деятельности) документы и протоколы в Компании, в том числе содержащие сведения К, КТ, подлежат обязательному вводу и обработке с использованием СЭД.
5.6 Порядок ввода, обработки, регистрации и учета документов К, КТ в СЭД определяется Документом «Регламент ведения электронного документооборота. Внутренние, входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы и протоколы».
5.7 Контроль соблюдения порядка учета, хранения, передачи и обращения со съемными машинными носителями, содержащими информацию ограниченного доступа возлагается на УИБ (в пределах своей компетенции).
5.8 Электронные документы, согласованные или подписанные с использованием СЭД (без удостоверения собственноручной подписью на листе согласования или бланке документа), в Компании и ОСТ равнозначны документам, подписанным на бумажном носителе собственноручной подписью. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в Компании и ОСТ СЭД позволяет однозначно идентифицировать работника, подписавшего документ, по системной учетной записи.
5.9 В случаях, когда собственноручная подпись является обязательным элементом документа, например, исходящих писем в сторонние организации или органы государственной власти и местного самоуправления, приказов или распоряжений по основной деятельности и т.п., документ перед подписанием в СЭД (если руководитель не работает в СЭД) или после подписания в СЭД (если руководитель работает в СЭД) должен быть распечатан на бумажном носителе и представлен на подпись руководителю. Собственноручная подпись руководителя также является обязательной для всех видов документов, в случае если руководитель не работает в СЭД. При этом референт (секретарь) выполняет в СЭД задачу «На подписание» за руководителя на основании документа на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя, а оригинал указанного документа хранится в соответствующем деле согласно утвержденной номенклатуре дел структурного подразделения исполнителя документа.
5.10 Документы на бумажном носителе, поступившие в Компанию, и (или) документы, созданные в Компании на бумажном носителе, подлежат вводу в СЭД путем создания РК, сканирования и прикрепления скан-образов документов к РК. После прикрепления скан-образа документа к РК обязательно должно быть выполнено сравнение скан-образа с подлинником документа. Ответственность за соответствие скан-образа документа подлиннику документа возлагается на работников, осуществляющих сканирование.
5.11 Руководитель самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) Компании в течение трех дней со дня поступления на работу вновь принятого работника обязан ознакомить его с настоящей Инструкцией.
5.12 Руководитель самостоятельного структурного подразделения Компании назначает ответственного за ведение делопроизводства и контроля исполнения документов в самостоятельном подразделении, подчиненных ему структурных подразделениях (подразделениях), который обеспечивает регистрацию, учет и прохождение документов и поручений Руководства Компании в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения. Руководитель самостоятельного структурного подразделения Компании не позднее 01 декабря текущего года информирует ОКД о назначении ответственного за ведение делопроизводства и контроля исполнения документов в самостоятельном структурном подразделении на следующий год, а также в течение года своевременно информирует ОКД о смене ответственного за ведение делопроизводства и контроля исполнения документов в самостоятельном структурном подразделении.
5.13 ОКД не позднее 25 декабря текущего года утверждает распоряжением Руководства Компании Перечень работников, ответственных за ведение делопроизводства и контроля исполнения документов в самостоятельных структурных подразделениях, на следующий год.
5.14 Работник обязан передавать полномочия по работе в СЭД (назначать замещающего в СЭД) работнику, исполняющему его обязанности в период временного отсутствия (отпуск, командировка и др.). В случае болезни работника указанные полномочия передаются по указанию руководителя самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) работника.
Руководитель самостоятельного структурного подразделения в случае изменения трудовых отношений (при увольнении, переводе работников и др.) с работником самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) обязан обеспечить передачу по акту документов и дел указанного работника на бумажном носителе другому работнику самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), а также направить в адрес ДИТ заявку о необходимости изменения прав доступа к СЭД уволенного/переведенного работника с указанием Ф.И.О. работника, которому необходимо перенаправить в СЭД задачи, необработанные уволенным/переведенным работником, а также (при необходимости) выдать аналогичные права в СЭД в порядке, установленном локальными нормативными документами ПАО «Транснефть». При отказе работника самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) от передачи документов и дел по акту этот факт фиксируется актом комиссии из числа работников соответствующего структурного подразделения в составе трех человек.
5.15 Работники Компании обязаны обеспечить надлежащее хранение служебных документов (проектов документов). В нерабочее время и при временном отсутствии работника на рабочем месте служебные документы (проекты документов) должны быть убраны в запираемые шкафы.
5.16 О случаях утраты документов работник обязан незамедлительно доложить руководителю самостоятельного структурного подразделения. Руководитель самостоятельного структурного подразделения инициирует проведение внутренней проверки (внутреннего расследования) в соответствии с локальными нормативными документами ПАО «Транснефть», о результатах которой в недельный срок сообщает в ДБ, УИБ и ОКД,
а также в СО (по направлению деятельности).
5.17 Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению. С содержанием служебных документов могут ознакомляться только работники, имеющие непосредственное отношение к рассмотрению и исполнению этих документов, регистраторы указанных документов, а также работники, которым доступ к указанным документам необходим в силу специфики работы, для исполнения своих должностных обязанностей (например, работники правового департамента) и в соответствии с решением Руководства Компании.
5.18 Выполнение требований, предусмотренных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работников Компании.
5.19 Работники Компании несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции и утрату находящихся у них документов.
5.20 Соблюдение установленных правил по организации и состоянию делопроизводства и порядка работы с документами в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании возлагается на руководителей соответствующих самостоятельных структурных подразделений.
5.21 Исполнители и лица, подписывающие (утверждающие) документ, несут персональную ответственность за неправильное и несвоевременное проставление грифа ограничения доступа к документу, независимо от носителя информации.
5.22 Работники Компании обязаны обеспечить учет тех конфиденциальных документов, которые не подлежат заведению в СЭД, в журнале учета документов с грифом «Коммерческая тайна» и содержащих иную конфиденциальную информацию (Приложение Ц к настоящей Инструкции).
5.23 Контроль за работой самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании с документами К, КТ осуществляется УИБ, управлением собственной безопасности ДБ при участии ОКД.
6 Правила подготовки и оформления документов
6.1 Документирование управленческой деятельности
6.1.1 При подготовке документов рекомендуется применять текстовые редакторы, совместимые с форматами .doc, .docx и .rtf, с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 12–14, с одинарным, полуторным и двойным междустрочным интервалом.
6.1.2 Все служебные документы (приказы, распоряжения, служебные письма, справки, протоколы, планы, отчеты, положения, правила, инструкции, соглашения и др.) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм). При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297х420 мм).
Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
6.1.3 Параметры страницы:
· 20 мм – левое;
· 10 мм – правое;
· 20 мм – верхнее;
· 20–30 мм – нижнее.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, с выравниванием по центру, шрифтом Franklin Gothic book размером 12 без дополнительных символов.
6.1.4 При подготовке текстовых документов К, КТ в правом верхнем углу первого листа проставляется соответствующий ограничительный гриф без кавычек – «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», а также указывается номер экземпляра. При этом под ограничительным грифом «Коммерческая тайна» также указывается обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, его полное наименование и место нахождения. В случае направления документов К, на которых не проставлен гриф ограничения доступа в соответствии с исключением к разделу Б ОР-35.240.00-КТН-117-16, в тексте сопроводительного письма отмечается факт передачи конфиденциальной информации (без проставления грифа), при описании приложений гриф и номер экземпляра не указываются. При этом в журнале учета (приложение Ц) допускается учитывать только сопроводительное письмо.
6.2 Бланки документов
6.2.1 Документы Компании оформляются на бланках, разработанных в соответствии с утвержденным фирменным корпоративным стилем и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297).
6.2.2 ВПАО «Транснефть» применяются следующие виды бланков:
· общий бланк без реквизитов (без обозначения вида документа) (в соответствии с приложением А);
· общий бланк с реквизитами (без обозначения вида документа) (в соответствии с приложением Б);
· бланк исходящего письма (в соответствием с приложением В);
· бланк исходящего письма на английском языке (в соответствием с приложением Г);
· бланки организационно-распорядительных документов – приказа, распоряжения (в соответствии с приложениями Д и Ж).
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 773; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!