ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 4 страница
Общий бланк используется при подготовке протоколов, справок, доверенностей, докладных и служебных записок и других видов документов, для которых не предусмотрены отдельные бланки.
6.2.3 Номерные бланки с использованием фирменного стиля, внедренного в соответствии с решением Правления ПАО «Транснефть», изготавливаются полиграфическим предприятием по заказу отдела материально-технического обеспечения ДУД. Каждый бланк имеет порядковый номер. Нумерация бланков осуществляется типографским способом по порядку номеров в пределах каждого вида бланков. Номер бланка проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны листа бланка. В отдельных случаях к бланкам могут добавляться иные элементы (включение в символику Компании текстовых элементов, посвященных тематическому году, и т.п.).
6.2.4 Бланки писем имеют следующие реквизиты:
· товарный знак ПАО «Транснефть»;
· наименование ПАО «Транснефть», которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (на бланке указывается полное наименование);
· наименование филиала, представительства (располагаются ниже наименования ПАО «Транснефть»);
· справочные данные: почтовый адрес, номер телефона-коммутатора, номер факса-сервера, номер телекса, телетайпа и др.;
· код ПАО «Транснефть» по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
ПАО «Транснефть» (в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);
|
|
|
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).
6.2.5 Бланки с товарным знаком Компании подлежат централизованному учету в ОКД и выдаются по письменным запросам в самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) под подпись работника самостоятельного структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, в специальном журнале (в соответствии с приложением И). Для повторного получения бланков необходимо направить в ОКД запрос о выдаче бланков с указанием информации об использовании бланков, полученных ранее.
6.2.6 Бланки документов Компании должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения Руководства Компании не могут передаваться другим организациям и лицам.
6.2.7 Использование бланков (письма, приказа, распоряжения, общего бланка), не отвечающих требованиям пункта 6.2.3 настоящей Инструкции (например, изготовленных с помощью средств вычислительной техники), запрещается, за исключением случаев направления служебных писем по факсу, по электронной почте, по СЭД (включая письма, которые подписываются (согласовываются) на бумажном носителе руководителями, не работающими в СЭД), а также служебных и докладных записок, которые направляются исключительно по СЭД (включая те, которые распечатываются из СЭД для руководителей, не работающих в СЭД).
|
|
|
6.2.8 При оформлении многостраничных документов первая страница печатается на бланке, последующие страницы – на стандартных листах бумаги формата А4.
6.2.9 Оформление отдельных документов, в том числе совместных документов, издаваемых от имени Компании и сторонних организаций, а также таблиц, графиков, ведомостей, планов работы самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), заявлений, объяснительных записок работников, производится на стандартных листах бумаги формата А4 или А3 (для таблиц и графиков) без использования бланка.
6.2.10 При подготовке совместных документов от имени Компании и других организаций (компаний) наименования организаций располагаются на стандартном листе бумаги формата А4 в соответствии с рангом. Наименование подчиненной организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. При оформлении документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне.
|
|
|
6.3 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
6.3.1 В соответствии с порядком, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, для создаваемых в Компании документов определен следующий состав реквизитов:
- наименование организации (ее самостоятельного структурного подразделения);
- справочные данные об организации;
- гриф ограничения доступа к документу;
- обладатель информации, составляющей коммерческую тайну;
- гриф утверждения документа;
- визы согласования проекта документа;
- гриф согласования документа;
- наименование вида документа (кроме письма);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (при ответе на запрос);
- адрес или адресат;
- резолюция;
- заголовок к тексту документа;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии документа;
- отметка об исполнителе документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа;
- сведения о регистрационном учетном номере документа К, КТ, количестве отпечатанных экземпляров, расчете-рассылке, исполнителе и дате регистрации.
|
|
|
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Порядок оформления реквизитов в процессе подготовки документов изложен в приложении К.
Документы в Компании оформляются на соответствующем виду документа бланке. В каждом конкретном документе состав реквизитов может быть дополнен или сокращен.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов или в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Компанию (самостоятельное структурное подразделение), отметки «Копия», «Проект», «Контроль», «Срочно», которые пишутся без кавычек, и др.
В документах, оформляемых на двух или более страницах, реквизиты «Приложение», «Подпись», «Печать», гриф согласования, визы, отметка о заверении копии документа располагаются на последнем листе документа, а отметка об исполнителе документа располагается в колонтитуле на первом листе документа,
6.3.2 Согласование документов в Компании осуществляется двумя способами:
внутреннее согласование с самостоятельными структурными подразделениями Компании, а также с ОСТ;
внешнее согласование со сторонними организациями (лист согласования оформляется в соответствии с приложением Л).
Перечень согласующих организаций и, если необходимо, соответствующих лиц этих организаций определяется исполнителем документа исходя из его содержания или предусматривается законодательными и нормативными актами.
6.3.3 В случае наличия в тексте документа ссылки на сноску она оформляется звездочкой (если примечания относятся к отдельным цифрам или символам, и их немного) или арабской цифрой (если примечания относятся к текстовым документам). Текст сноски печатается шрифтом Franklin Gothic Book размером 10 с одинарным междустрочным интервалом в конце каждого листа, где есть ссылка на сноску, или после текста в целом под чертой. После знака сноски ее текст печатается с красной строки и с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
6.3.4 В случае наличия в тексте документа примечания оно печатается размером шрифта основного текста с красной строки с разреженным интервалом. После слова «Примечание» (без кавычек) ставится точка. После слова «Примечания» (если примечаний несколько) – двоеточие. В последнем случае каждое примечание начинается с арабской цифры с точкой и заканчивается точкой.
В случае наличия в тексте документа и сноски, и примечания сначала печатается примечание, а сноска печатается в конце листа.
6.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6.4.1 Приказы и распоряжения
Приказ – основной распорядительный документ Компании.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Компании.
Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый Компанией преимущественно по оперативным вопросам своей повседневной деятельности, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов. Данная разновидность распорядительных документов составляется аналогично приказам.
Приказы и распоряжения по основной деятельности подписывает Президент Компании или лицо, его замещающее, право подписи распоряжений делегированы также первому вице-президенту и вице-президентам по вопросам, отнесенным к направлениям их деятельности.
Преамбула в приказах завершается словом «приказываю:»,
а в распоряжениях «обязываю:», которое печатается строчными буквами без кавычек с разреженным на 5 пт межзнаковым интервалом.
Внесение изменений в локальный правовой акт Компании (приказ, распоряжение) осуществляется путем издания соответствующего правового акта.
Недопустимо вносить дополнения, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом путем издания распоряжений.
Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности готовят, и вносят в СЭД работники самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании по поручению Руководства Компании либо в инициативном порядке.
При подготовке проектов приказов и распоряжений по основной деятельности, в том числе содержащих сведения К, КТ, исполнитель обеспечивает:
– оформление проекта документа согласно требованиям, изложенным в настоящей Инструкции;
– создание карточки документа в СЭД:
а) с заполнением обязательных реквизитов;
б) с заполнением поля «Адресаты» (для направления в ОСТ) и поля «Внутренняя рассылка» (для направления на ознакомление внутри Компании) и прикреплением к РК приказа (распоряжения) заполненного списка рассылки по ОСТ, не подключенным к СЭД;
в) с проставлением этапов согласования проекта документа в СЭД;
– согласование проекта документа в СЭД;
– внесение в проект документа изменений в соответствии с замечаниями согласующих его лиц;
– создание подписной версии проекта документа в СЭД;
– распечатку подписной версии проекта документа на бумажном носителе с листом согласования, распечатанным из СЭД, с обязательным приложением листа учета разногласий (при наличии), в котором представлены замечания, не включенные в подписной экземпляр проекта документа (если основное рабочее место исполнителя располагается в административном здании Компании, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Полянка, д. 57), для согласования с Руководством Компании, не работающим в СЭД, или подписания.
Инструкции, положения и другие нормативные документы, в том числе отраслевые регламенты, руководящие документы и т.п., издаваемые Компанией, после их согласования в самостоятельных структурных подразделениях Компании в соответствии с пунктом 6.4.3 Инструкции вводятся в действие приказами по основной деятельности Компании. Учетными номерами данных документов являются соответствующие номера приказа Компании.
Запрещается направление на согласование в СЭД приказа об утверждении НД до согласования НД с самостоятельными структурными подразделениями Компании.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными самостоятельными структурными подразделениями возлагается на руководителей самостоятельных структурных подразделений исполнителей приказов.
Контроль за правильностью оформления текстов проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности в соответствии с требованиями настоящей Инструкции осуществляет ОКД.
Все виды приказов и распоряжений по основной деятельности, издаваемых в Компании, обязательные этапы и последовательность их согласования, порядок регистрации и хранения, а также возможные подписанты отражены в приложении М к настоящей Инструкции. Необходимость согласования приказа (распоряжения) с ОСТ определяет руководитель самостоятельного структурного подразделения исполнителя.
Начальник ОКД осуществляет согласование проекта приказа (распоряжения) по основной деятельности после руководителя самостоятельного структурного подразделения исполнителя, руководители самостоятельных структурных подразделений могут осуществлять «параллельное» согласование проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности в СЭД, за исключением директора ПД, осуществляющего итоговое согласование проектов указанных документов перед их направлением Руководству Компании для последовательного согласования. Согласующее лицо самостоятельного структурного подразделения согласовывает в СЭД проект документа или направляет его на доработку с обоснованием необходимости (целесообразности) внесения изменений.
При согласовании проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности в ОКД проверяются:
правильность оформления текстов проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;
наличие указателя рассылки (заполненных полей «Внутренняя рассылка» и «Адресат» в СЭД);
наличие очередей согласования с первым вице-президентом, директором ПД, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, которым в проекте приказа (распоряжения) предусматриваются поручения;
соблюдение порядка очередности согласования в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если согласующими лицами внесены уточнения редакционного характера, не меняющие содержания документа.
Проекты приказов по основной деятельности после получения всех необходимых виз передаются на подпись Президенту Компании, а в случае его отсутствия – первому вице-президенту Компании (вице-президенту), на которого приказом возлагается руководство Компанией на период отсутствия Президента. Доклад приказа на подпись осуществляется через референта Президента (референта первого вице-президента или референта/секретаря вице-президента), который проверяет соблюдение всех требований к подготовке проекта приказа, а также наличие виз лиц, вопросы которых затрагиваются в проектах документов, или участвующих в согласовании проектов организационно-распорядительных документов в обязательном порядке, при наличии неточностей имеет право возвратить проект приказа на доработку.
Руководителям самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), работникам Компании запрещается самостоятельно представлять проекты приказов на подпись Президенту (за исключением начальника СО, представляющего проекты приказов по специальным вопросам).
В подписанный приказ запрещается вносить изменения, дополнения или редакционные правки, кроме как путем подписания другого приказа.
Доступ работников Компании к базе приказов (распоряжений) по основной деятельности, не содержащих сведения К, КТ, ДСП, не ограничен.
Приказы и распоряжения Компании оформляются на стандартных бланках установленной формы.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности проходят согласование в СЭД, подписываются на бумажном носителе и вступают в силу со дня их регистрации в СЭД, в случае если в тексте документа не указан иной срок. Не допускается издание приказов (распоряжений), в которых дата регистрации является более поздней по отношению к сроку, указанному в поручениях по тексту приказа. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется работниками ОКД в СЭД путем нажатия кнопки «Зарегистрировать». Подлинники приказов (распоряжений) по основной деятельности с приложениями хранятся в ОКД.
При подготовке приказов (распоряжений), содержащих сведения К, КТ, необходимо проставлять гриф ограничения доступа к документу «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
Пример –
| Конфиденциально Экз. № ___ |
Приказы (распоряжения) по основной деятельности рассылаются адресатам автоматически с использованием СЭД в соответствии с данными поля « Внутренняя рассылка» и «Адресат», которые заполняются исполнителем при создании проекта приказа. Рассылка приказов (распоряжений) по основной деятельности в ОСТ, не подключенные к СЭД, осуществляется работниками АО «Связьтранснефть» на основании списка рассылки, составленного и прикрепленного к карточке проекта документа исполнителем.
Работник ОКД при регистрации приказа (распоряжения) заводит резолюции «На исполнение» работникам, указанным в пунктах приказов (распоряжений), содержащих конкретные поручения (со сроком или без срока в зависимости от текста документа), при этом, если в тексте поручения не содержится указание на конкретного исполнителя, то резолюция «На исполнение» направляется руководителю самостоятельного структурного подразделения исполнителя по приказу (распоряжению).
ОКД контролирует сроки исполнения тех поручений, указанных в тексте приказа (распоряжения), для исполнения которых необходимо издание другого документа. В тех пунктах приказа (распоряжения), по которым не определен ответственный исполнитель, ответственным исполнителем считается лицо – исполнитель приказа (распоряжения).
Приказы (распоряжения) должны иметь заголовок к тексту, который формулируется отглагольным существительным в предложном падеже и отвечает на вопрос: «О чем?». Заголовок печатается с прописной буквы с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 12 с одинарным междустрочным интервалом с применением полужирного начертания и выравнивается по центру бланка.
Пример –
| О согласовании проектной документации при внедрении централизованных корпоративных информационных систем |
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения), точка в конце заголовка не ставится.
В случае если в тексте заголовка упоминается другой документ, то необходимо указывать его вид, дату, номер и полное наименование.
Текст отделяется от заголовка двойным-тройным междустрочным интервалом и печатается шрифтом размером 14 через полуторный междустрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В приказе (распоряжении) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (от имени подписывающего документ).
Текст приказа может состоять из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной.
Во вводной части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), раскрывается механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. В случае если приказ (распоряжение) издается по факту нарушения, несчастного случая и т.п., то описание указанного события необходимо оформлять пояснительной запиской – приложением к приказу (распоряжению) с обязательной ссылкой на приложение по тексту приказа (распоряжения). Текст вводной части отделяется от распорядительной части приказа (распоряжения) и начинается устойчивыми формулировками: «В целях ...», «В соответствии с ...»,
«Во исполнение ...», «На основании ...», «Руководствуясь ...» и завершается словом «приказываю:» (в приказе) или «обязываю:» (в распоряжении), которое пишется без кавычек строчными буквами с разреженным на 5 пт межзнаковым интервалом. Если приказ издается на основании другого документа, то во вводной части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 338; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!