ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 5 страница
Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения.
В нее включаются предписываемые действия, выраженные глаголом
в неопределенной форме (что делать? и что сделать?), указываются самостоятельные структурные подразделения, ответственные за их выполнение, и устанавливаются конкретные сроки исполнения.
Текст, содержащий несколько предписаний, разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты, подпункты располагаются в логической последовательности.
После цифровых перечислений с точкой типа «1.; 1.1.» текст, следует начинать с прописной буквы. Если в разделе, пункте или подпункте дается обобщение и ставится двоеточие, то пункты и подпункты при перечислении заканчиваются точкой с запятой.
Наименование самостоятельного структурного подразделения, на которое возлагается исполнение предписания, указывается в дательном падеже – кому? (в приказе) или в родительном падеже – кого? (в распоряжении).
В качестве исполнителей указываются самостоятельные структурные подразделения или конкретные лица. В предпоследнем пункте приказа (распоряжения) при необходимости перечисляются локальные нормативные акты, в которые следует внести изменения или которые следует признать утратившими силу.
Внесение изменений в основной приказ (распоряжение) осуществляется путем издания соответствующего приказа (распоряжения).
Наименование приказа (распоряжения), связанного с внесением изменений в основной приказ (распоряжение), должно быть четким и максимально информационно насыщенным, содержать в себе ссылку на изменяемый документ с указанием его вида, даты, номера и полного наименования.
|
|
|
Изменения всегда вносятся только в основной приказ (распоряжение).
Не допускается вносить изменения в приказ, признанный утратившим силу, а также вносить изменения в основной приказ (распоряжение) путем внесения изменений в изменяющий его приказ (распоряжение).
Вносимые в основной приказ (распоряжение) изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы (абзац, подпункт, пункт, раздел), в которую вносятся изменения.
В последнем пункте приказа (распоряжения) указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Примеры
| 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого вице-президента (инициалы, фамилия) |
1
| 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. |
2
При составлении распорядительной части приказа необходимо избегать употребления пунктов (подпунктов), содержащих неконкретное поручение, например, «усилить», «ускорить», «принять к исполнению», «считать важнейшей задачей» и т.д.
|
|
|
Поручение должно быть четко сформулировано.
Пример –
| 1. Департаменту инвестиционных проектов (инициалы, фамилия в именительном падеже): 1.1. Разработать …в срок до 20.05.2017; 1.2. Организовать работу по …; 2. АО «Гипротрубопровод» (инициалы, фамилия в именительном падеже) осуществить разработку ТЭО …в срок до 20.05.2017. |
Задание (поручение) должно содержать только одно поручение по одному конкретному объекту (вопросу) и срок исполнения.
В тех случаях, когда необходимо поручить одному ответственному исполнителю исполнение нескольких различных задач, подлежащих исполнению в один и тот же срок, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты.
Пример –
| 1. Департаменту управления делами (инициалы, фамилия) в срок до 01.07.2017: 1.1. Заключить договор …; 1.2. Оформить … . |
Если одному исполнителю поручается исполнение нескольких задач, подлежащих исполнению в разные сроки, то ответственный исполнитель указывается один раз в основном пункте, а поручения и сроки исполнения – в отдельных подпунктах.
|
|
|
Пример –
| 1. Директору департамента корпоративного управления (инициалы, фамилия в дательном падеже): 1.1. Разработать проект типового договора …в срок до 15.03.2017; 1.2. Подготовить изменения в Устав … в срок до 19.04.2017. |
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ОСТ/самостоятельных структурных подразделений Компании». Самостоятельные структурные подразделения, до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки (по Компании и по ОСТ), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Исполнитель определяет список самостоятельных структурных подразделений Компании и ОСТ, до которых необходимо довести приказ.
Срок согласования должен определяться исполнителем в зависимости от срочности и важности документа.
Проект приказа передается на подпись Президенту Компании через референта, который проверяет правильность его оформления в соответствии с настоящей Инструкцией, при наличии несоответствий имеет право возвратить проект приказа на доработку.
После подписания приказа референт Президента передает приказ с приложениями в ОКД для его регистрации, доведения до указанных в рассылке самостоятельных структурных подразделений и ОСТ и хранения.
|
|
|
Приказы, издаваемые совместно с другими ведомствами или организациями, составляются и подписываются в двух или более экземплярах, имеют наименования и номера всех ведомств или организаций, руководители которых подписывают данный документ.
Совместные приказы оформляются не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4.
Преамбула в совместных приказах завершается словом «приказываем:», которое пишется без кавычек строчными буквами с разреженным на 5 пт межзнаковым интервалом.
Проекты таких приказов подлежат обязательному согласованию в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Проект приказа представляется на подпись в количестве экземпляров, соответствующем количеству ведомств или организаций, издающих этот приказ, так как каждое ведомство или организация должны получить экземпляр приказа с подлинными подписями, заверенными печатями данных ведомств или организаций (при наличии).
Реквизит подписи авторов документа включает наименование организации, подпись руководителя и расшифровку подписи.
Пример –
| Президент ПАО «Транснефть» И.О. Фамилия | Президент ПАО «ЛУКОЙЛ» И.О. Фамилия |
| место печати | место печати |
Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований ведомств, издающих совместный приказ.
Номера приказов проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа. Датой совместного приказа является наиболее поздняя дата подписания документа.
Все виды приказов и другие документы по личному составу, издаваемые в Компании, формы приказов, формы журналов регистрации, обязательные этапы и последовательность их согласования, порядок регистрации и хранения, а также возможные подписанты устанавливаются распоряжением Компании, утвержденным вице-президентом по вопросам социальной и кадровой политики.
6.4.2 Протоколы
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на оперативных совещаниях у Руководства Компании, Общих собраниях акционеров Компании (за исключением случаев, когда всеми голосующими акциями Компании обладает одно лицо), заседаниях Совета директоров, Правления ПАО «Транснефть» и других коллегиальных совещательных органов.
Протоколы могут быть двух видов:
· полный;
· краткий.
Текст протокола печатается на общем бланке Компании в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты:
· наименование вида документа;
· дата заседания;
· номер протокола;
· место проведения;
· гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);
· название протоколируемого мероприятия или наименование коллегиального органа;
· текст протокола;
· подписи.
При оформлении протоколов, содержащих сведения К, КТ, необходимо проставлять гриф ограничения доступа к документу «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» в правом верхнем углу первого листа над названием вида документа указывается без кавычек.
Пример –
| Конфиденциально Экз. № ___ |
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих в именительном падеже). В полных протоколах (при необходимости) и в кратких протоколах указываются должности присутствующих лиц (с выделением при необходимости лиц, приглашенных на совещание). При количестве участников свыше 15 человек составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня в родительном падеже. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабским цифрами, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля,
Пример –
| 1. О ходе выполнения Комплексной программы… Докладчик – фамилия, инициалы, должность, наименование организации (в именительном падеже). |
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений фиксируется в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются должность, инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Пример –
| Присутствовали: Генеральные директора организаций системы «Транснефть» |
Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются с одинарным междустрочным интервалом.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются с одинарным междустрочным интервалом. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний общего собрания акционеров, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы заседаний Правления, протоколы Технического совета и совещаний главных инженеров и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и лицам в соответствии с указателем рассылки. Рассылку составляет и подписывает ответственный исполнитель самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью Компании.
Протоколы печатаются на общем бланке Компании формата А4 с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами с использованием шрифта Franklin Gothic Book размером 14 с применением полужирного начертания с разреженным на 5 пт межзнаковым интервалом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита двойным междустрочным интервалом, печатается полужирным шрифтом с одинарным междустрочным интервалом и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается на два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается с полуторным междустрочным интервалом.
Подпись отделяется от текста тройным междустрочным интервалом и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Правила оформления протоколов Правления ПАО «Транснефть» изложены в Регламенте работы Правления ПАО «Транснефть», утвержденном Правлением
ПАО «Транснефть» от 07.09.2016, протокол № 33.
Принятые решения коллегиальных органов управления Компании могут также доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписки из протокола оформляет секретарь заседания на общем бланке Компании.
Наименование вида документа, дата, номер, место проведения заседания (совещания) или иного мероприятия, приложение, гриф ограничения доступа к протоколу проставляются в выписке аналогично соответствующим реквизитам протоколов заседаний (совещаний) или иных мероприятий, при этом для определения грифа конфиденциальности выписок необходимо руководствоваться ОР-35.240.00-КТН-117-16, а не грифом конфиденциальности исходного документа.
Текст вопроса (вопросов) повестки дня печатается полностью (без изъятий) с указанием номера вопроса по протоколу. При наличии в выписке нескольких вопросов сохраняется последовательность их изложения в соответствии с протоколом.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
· наименование вида документа и номер (выписка из протокола № __ );
· дату (дата заседания);
· номер вопроса и его название;
· решение;
· подписи (без собственноручных подписей, только «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ» «СЕКРЕТАРЬ» и расшифровка фамилий;
· реквизиты заверения (Верно, должность, подпись и расшифровка подписи, дата)
· печать Компании.
В выписку помещаются только те элементы протокола, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.
Выписки составляются и заверяются секретарями протоколируемого мероприятия.
Подпись состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании) или в ином мероприятии, и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Выписка из протокола заверяется оттиском печати. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на заседании (совещании) или ином мероприятии.
Отдел обеспечения работы коллегиальных органов управления департамента корпоративного управления ведет учет и регистрацию протоколов коллегиальных органов управления Компании самостоятельно в пределах календарного года по каждому коллегиальному органу управления Компании отдельно:
• общих собраний акционеров;
• Совета директоров;
• Правления.
Регистрационные номера протоколов органов управления Компании и исполнительных органов, совещательных органов, состоят из порядковых номеров в пределах календарного года (при включении в протокол сведений К, КТ к номеру прибавляется через тире суффикс «-К», «-КТ» соответственно, а также на документе указывается гриф конфиденциальности). Регистрация протоколов осуществляется в СЭД по каждому протоколируемому мероприятию самостоятельно.
Регистрационные номера протоколов общих собраний акционеров, Совета директоров и Правления Компании состоят из порядковых номеров в пределах календарного года по каждому органу в отдельности.
Протоколы заседаний Технического совета и совещаний главных инженеров учитываются отделом инновационного развития управления инновационного развития и НИОКР.
Протоколы Тендерного комитета учитываются конкурсной комиссией
ПАО «Транснефть».
Самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) Компании ведут учет и регистрацию протоколов совещаний, подписанных руководством Компании и руководителями самостоятельных структурных подразделений в СЭД.
При подписании протоколов на бумажном носителе исполнитель обязан проставить на нем номер, присвоенный СЭД.
6.4.3 Нормативные документы
Учет НД осуществляется в СЭД в соответствии с ОР-01.120.00-КТН-101-08 и
ОР-01.120.00-КТН-007-15.
6.4.4 Исходящие письма
При подготовке исходящего документа исполнитель обеспечивает:
- оформление проекта документа согласно требованиям, изложенным в настоящей Инструкции;
- при подготовке документа К, КТ проставление сведений о грифе конфиденциальности, соответствующих сопроводительному письму, распечатку необходимого количества экземпляров со списком рассылки, проставление сведений об обладателе коммерческой тайны для документов КТ;
- при подготовке документа К, КТ, адресованного в ОСТ, как подключенные к СЭД, так и не подключенные, исполнитель составляет список рассылки с указанием номеров экземпляров для каждого ОСТ. При этом те ОСТ, которые получили документ по СЭД, при необходимости распечатывают его на бумажный носитель один раз, в обязательном порядке проставляют на нем номер экземпляра в соответствии со списком рассылки, а для ОСТ, не подключенных к СЭД, распечатывает и проставляет экземпляры в соответствии со списком рассылки исполнитель письма. В самостоятельных структурных подразделениях могут печататься копии указанного документа и учитываться в журнале учета (в соответствии с приложением Ц). При этом на документе в правом нижнем углу должен указываться номенклатурный номер журнала и порядковой номер учетной записи по журналу учета.
- создание регистрационной карточки документа в СЭД:
а) с заполнением обязательных полей;
б) с осуществлением связки в СЭД с документом - основанием для подготовки документа при наличии такого документа в СЭД или прикреплением его скан-образа при отсутствии такого документа в СЭД;
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 351; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!