Хранение документов и формирование дел
Два вида хранения документов архивное и оперативное
На оперативном хранении находятся:
1) исполненные документы до помещения их в архив;
2) документы в процессе исполнения (они должны находиться на особом контроле).
3) Документы (рабочие копии), находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителей в соответствующих временных папках.
Правила оперативного хранения документов:
1) В течение рабочего дня папки могут находиться на рабочем столе исполнителя. По окончании рабочего дня папки должны быть убраны в шкафы или сейфы (в зависимости от содержания документов и уровня секретности организации).
2) Исполненные документы подшиваются сначала в папки, имеющие наименования и индексацию в соответствии с номенклатурой дел, и служащие впоследствии основой для формирования дел.
3) Папки, в которые подшиваются документы, должны содержать на корешках индекс в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел, а на обложках – название организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего документов.
4) Сформированные дела помещают на оперативное хранение в специальные запирающиеся шкафы или сейфы.
5) Для обеспечения оперативного поиска документов в шкафу дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.
6) На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел
|
|
|
7) В шкафах хранятся обычные дела, в сейфах – дела, имеющие гриф секретности.
8) Документы, находясь на оперативном хранении, могут выдаваться на срок до одного месяца работникам как вашей организации, так и сторонних организаций, но строго по письменному запросу или служебной записке, на которой будет присутствовать разрешительная виза руководителя вашей организации.
Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также запрещается группировать документы подлежащие возврату
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой делопроизводства организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (ответственными лицами), так и службой делопроизводства организации.
|
|
|
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см если дело больше, то его разделяют на два и более тома.
Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке, входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
|
|
|
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями
Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 442; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!