Элементы системы ДОУ, процесс управления документами, документирование
Вопросы к зачету по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
Основы делопроизводства. Основные термины и понятия
Документационное обеспечение управления (ДОУ или делопроизводство ) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания , обработки, хранения и использования документов в текущий деятельности учреждений, а так же работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение.
Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране положено на рос архив (федеральное архивное агентство).
Понятие о документах и принципы ДОУ
ДОУ-это специфическое направление деятельности, которое заключается в составление, оформление документов, их обработка и хранение.
Основные положения рациональной организации движения документов:
1) Распределение документов по исполнителям;
2) Сокращение инстанции их прохождении;
3) Направление документов непосредственно исполнителю
4) Регламентации подписаний
Организация документооборота-это правило, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.
Основными правилами организации документооборота является:
|
|
|
1) Оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;
2) Максимальное сокращение инстанции прохождении документа;
3) Порядок прохождения и процесс обработки документа должен быть единообразным;
Входящий документ- это документ, поступившие в учреждения, способный прождать требующие реакцию от учреждений часто установленные сроки.
Исходящий документ-это официальный документ, отправляемые из учреждений.
Внутренний документ-это официальный документ, не входящие за приделы подготовившей его организации.
Регистрации документ — это запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующие факты его созданием.
Систематизированный перечень документов называется номенклатурой дел .
Индекс документа — это присвоение при регистрации документа регистрационного (порядкового) и необходимого условных обозначений, позволяющих определить структурные подразделения или должностное лицо, являющиеся автором документа и место его хранения.
Контроль исполнения документов — это совокупность действия, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Документирование — это совокупность методов, способов и процессов создания документов (запись информации на различных носителях по установленным правилам).
|
|
|
Понятия о документах, способах документирования, носителях информации и функции документа:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её инфицировать.
Документ — это :
1) Деловая бумага, подтверждающие какой-либо факт или право на что-либо;
2) Информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковый форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени;
3) Материальный объект с информацией, закреплённые, созданные человеком способом для её передачи во времени и пространстве;
Доу — это деятельность, целенаправленно обеспечивающие функции управления документами.
Принципы организации ДОУ.
| Оперативность. | Быстрая и четкая работа с документами. |
| Современное техническое оснащение. | Персональные компьютеры, факсы, сканеры и другие средства малой орг. техники. |
| Целесообразность всех делопроизводительних операций. | Работу с документами (стиплеры), каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия и оправдана конечной конкретной целью. |
| Умелое сочетание документа. | Составление документов только в том случаи, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормами и актами НПА. |
| Комплектность персонала. | На каждом рабочем месте должны работать профессионалы. |
Элементы системы ДОУ, процесс управления документами, документирование
|
|
|
Совокупность относительно-самостоятельных взаимосвязанных элементов, обеспечивающих документирование и организацию работы с документами организации в целом форму систему ДОУ.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 887; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!